O que é backoffice e como ele ajuda a sua empresa?

Quando você compra um produto ou utiliza o serviço de uma empresa, além da pessoa que te atendeu, tirou as suas dúvidas e concluiu a venda, por exemplo, existe uma rede inteira de profissionais por trás para realizar o pagamento de impostos, a manutenção do estoque, a contratação de funcionários, entre muitas outras tarefas. Abaixo, entenda o que é backoffice, quem faz parte dele e a importância dessa área para o seu negócio.

O que é backoffice?

Em tradução livre do inglês, backoffice é a "parte de trás do escritório", também traduzido como "retaguarda" ou "retaguarda administrativa e financeira". Basicamente, o backoffice reúne todas as pessoas da empresa que garantem o funcionamento de áreas essenciais como operações, financeiro, marketing, recursos humanos, entre outras.

Como funciona o backoffice?

O backoffice administrativo é uma área ampla, que pode ser responsável por diferentes processos dentro da empresa, desde a estrutura física do escritório, como a compra de equipamentos adequados, controle de férias e performance dos funcionários, até o acompanhamento de importantes indicadores da empresa, como a satisfação dos clientes (NPS), o acompanhamento de resultados (OKR) e o retorno de investimentos (ROI).

Assim como a área comercial precisa do backoffice comercial para ter um bom desempenho de vendas, o mesmo vale para a área administrativa. Para que a alta gestão da empresa e sua direção C-level consiga tomar decisões estratégicas, é necessário contar com um backoffice estruturado e qualificado, que assegure o bom funcionamento do negócio no dia a dia.

Ferramentas podem ajudar quem não tem área estruturada

Para empresas menores ou mesmo empreendedores individuais que não contam com a estrutura de um backoffice, vale a pena investir em ferramentas que facilitem os processos mais burocráticos. A Conta PJ do Nubank, por exemplo, tem uma área de cobranças dentro do aplicativo. Ela é basicamente um espaço dentro do app que facilita a organizar e acompanhar os pagamentos de clientes – uma tarefa difícil para boa parte dos pequenos empreendedores.

A área de cobranças ajuda a organizar seus pagamentos, porque ela:

Gera cobranças de qualquer valor a partir de R$ 6 e você escolhe a data de vencimento (no caso dos boletos) e forma de pagamento (Pix ou boleto);
Concentra todas as suas cobranças que enviou pelo app em um lugar só;
Atualiza a situação de todas as cobranças de forma automática (pendentes, pagas e vencidas);
Permite pagamentos presenciais por Pix QR code;
Ajuda a visualizar e cobrar clientes em atraso e permite reenviar cobranças em aberto;
Permite que você cancele cobranças enviadas.

Ou seja, essa é uma pode facilitar o dia a dia do seu negócio de forma prática – especialmente em relação a gestão de pagamentos.

Abrir Conta PJ do Nubank

Qual a diferença entre backoffice e front office?

O front office, termo que pode ser traduzido como "linha de frente", inclui as pessoas da empresa que lidam diretamente com os clientes, como as áreas de relacionamento e vendas, por exemplo. Ou seja, todos os que não estiverem na "linha de frente", conversando diretamente com o consumidor, são chamadas de backoffice. Elas fazem parte dos bastidores da companhia, e são igualmente responsáveis pelo bom funcionamento do negócio.

O que significa a sigla BKO?

BKO é a sigla mais utilizada para se abreviar a palavra backoffice, cujo termo se refere às áreas da empresa que fazem parte da "retaguarda administrativa", como financeiro, marketing e operações.

Qual a importância do backoffice para uma empresa?

O time de backoffice é responsável pelo bom funcionamento da estrutura da empresa, e por contribuir com os processos gerenciais, seja por meio de relatórios, dados e outras informações essenciais para a tomada de decisão dos investidores e dirigentes. Esse setor também ajuda a reduzir custos e a aumentar a produtividade.

Uma área de vendas, por exemplo, precisa ser apoiada pelo backoffice comercial. Imagine que um vendedor foi até você, fez todo o discurso de venda, e conseguiu uma redução no valor para a compra à vista. Na hora de confirmar a compra, o sistema dá erro. O vendedor entra em contato com o comercial, e é informado de que, na verdade, o produto está em falta no estoque, e que não será possível fechar a venda.

Este é um exemplo de uma situação desconfortável – tanto para o cliente quanto para o vendedor. A equipe de backoffice comercial poderia evitar essa situação ao fornecer ao vendedor informações atualizadas e garantir o funcionamento dos sistemas.

O backoffice comercial também é muito importante para as empresas conseguirem oferecer a melhor experiência para os clientes durante a tomada de decisão de compra. Em uma pesquisa realizada pela consultoria PwC, 73% dos participantes apontam a experiência do cliente como um fator importante em suas decisões de compra.

Ou seja, neste exemplo, um bom time de backoffice comercial faz com que as empresas não percam oportunidades de vendas, e impede pequenos erros comerciais, como a compra de um produto que já está esgotado, ou até mesmo que o vendedor não siga a política de descontos da empresa.

Quais são as responsabilidades de uma área de backoffice?

A área de backoffice trabalha para que os processos internos funcionem de maneira eficiente. Suas principais responsabilidades incluem:

Processos administrativos: Gestão de documentos, contratos, cadastros e fluxos internos essenciais para a operação;
Financeiro e contábil: Controle de contas a pagar e receber, conciliação bancária, cadastro de fornecedores, pagamento de colaboradores e emissão de Nota Fiscal (NF);
Recursos Humanos: Folha de pagamento, benefícios, recrutamento e gestão de pessoal;
Suporte operacional: Auxílio às áreas de front office, garantindo que processos internos estejam organizados e otimizados, compra de equipamentos, gestão da estrutura física da empresa e reposição de estoque;
Compliance e Regulatório: Monitoramento do cumprimento de normas e regulamentações internas e externas;
Tecnologia e infraestrutura: Suporte a sistemas, segurança da informação e ferramentas internas usadas pelos colaboradores.