Organizar as contas é uma parte importante da rotina de quem trabalha com comércio ou serviços. Às vezes, o extrato da conta bancária pode mostrar entradas e saídas diferentes das registradas no controle interno da empresa. Por conta disso, é necessário fazer a conciliação bancária com frequência.
Afinal, o dinheiro chega ao caixa de diversas formas (transferência, Pix, depósito, cartão ou boleto) e em diferentes prazos. Se essas movimentações não forem acompanhadas com atenção, garantir a saúde financeira do negócio pode se tornar um desafio ainda maior.
A seguir, você irá entender a importância da conciliação bancária e descobrirá como colocar esse processo em prática na sua empresa.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é um processo simples, mas fundamental para a saúde financeira de um negócio. Ele consiste em verificar se as entradas e saídas do caixa da empresa estão condizentes com as movimentações registradas nos extratos de suas contas bancárias.
Se o processo fosse feito por uma pessoa física, poderia ser uma comparação entre o extrato do banco e uma planilha de gastos pessoais.
A partir dessa comparação, quem tem um negócio pode verificar despesas, pagamentos recebidos e saldo disponível. Assim, é possível entender se as movimentações previstas foram de fato feitas ou se os resultados têm divergências com o que estava planejado.
Essa é uma prática importante para a gestão financeira de qualquer empresa, mas vale lembrar que cada negócio pode ter suas características próprias.
Quem aceita pagamentos com cartão de crédito, por exemplo, pode demorar vários dias para receber. Além disso, os valores caem na conta bancária da pessoa jurídica, e não no caixa, de maneira que é preciso se organizar.
Com a conciliação bancária, é possível confirmar se o crédito esperado de fato aconteceu – e algo semelhante deve ser feito com as contas que precisavam ser pagas pela empresa.
No que consiste uma conciliação bancária?
Suponha que você possua uma pequena doceria e que precise registrar as transações ao longo de uma semana. Na segunda-feira, pode ter vendido R$ 500 em dinheiro. No dia seguinte, as vendas foram de R$ 400. Já na quarta-feira, R$ 600 foram faturados com produtos.
Esses valores podem ter sido anotados em um controle interno, que pode ser uma simples caderneta de papel, uma planilha no Excel ou até mesmo um software que faz o controle do caixa.
Ao final da semana, antes de fechar as portas para descansar, é importante confirmar se os valores pagos pelos consumidores realmente entraram na conta. Para isso, é preciso comparar o extrato da conta com as anotações.
O mesmo vale para diferentes formas de pagamento, bem como para valores desembolsados pelo seu negócio para fornecedores, contas, empréstimos e o que mais couber aqui.
Afinal, se você olhar no dicionário, verá que conciliação significa “harmonizar os divergentes”. Isto é, encontrar o meio do caminho entre as diferenças que podem existir – no caso, entre suas contas e o extrato bancário.
Qual é a importância da conciliação bancária?
A conciliação bancária é uma atividade muito importante para qualquer empresa por diversas razões. Confira, a seguir, algumas delas:
- Monitorar o dinheiro de vendas via cartão e boleto;
- Descobrir se houve fraudes internas ou pagamentos não descontados;
- Perceber pequenas inconsistências que podem atrapalhar o negócio;
- Reduzir o nível de erro humano dentro do processo de pagamento;
- Favorecer a comunicação com a contabilidade;
- Reduzir a chance de ter prejuízos inesperados;
- Garantir um saldo bancário confiável;
- Melhorar a previsão de fluxo de caixa;
- Auxiliar no planejamento estratégico da companhia.
Como fazer a conciliação bancária? Veja o passo a passo
Para fazer a conciliação bancária, antes de tudo, é preciso criar algumas rotinas para se assegurar de que o processo será executado com assertividade.
O primeiro passo é estabelecer a periodicidade da análise, que pode ser semanal, mensal, trimestral ou qualquer outro prazo, dependendo da quantidade de movimentações que a sua empresa realiza.
Definido o período, é importante passar a registrar todas as movimentações financeiras da empresa, bem como recibos, extratos bancários, comprovantes de pagamentos, depósitos e transferências, além de notas fiscais. Assim, se algum valor não cair na conta, será fácil identificar sua origem e, eventualmente, quem está te devendo.
Também é importante acompanhar constantemente o saldo bancário e as entradas ou retiradas de dinheiro, fazendo o controle do caixa da empresa. O esperado é que os números batam ao final do processo, bem como as datas das transações.
Já deu para perceber que, se tudo estiver registrado, basta apenas uma simples conferência para completar a sua conciliação bancária. Se algum dado estiver diferente, será fácil investigar as divergências e buscar correções. Desse modo, a gestão financeira será cada vez mais eficiente, evitando perdas e prejuízos.
Qual profissional faz a conciliação bancária?
Para fazer a conciliação bancária, o ideal é ter a ajuda de um profissional qualificado, como um contador. No entanto, se o seu negócio for pequeno e não possuir verba para contratar esse serviço, nada impede que você mesmo execute o processo.
Qual é a relação do fluxo de caixa com a conciliação bancária?
O fluxo de caixa é um registro de tudo que a empresa paga e recebe, funcionando como um controle interno das movimentações financeiras do negócio. Por isso, ele costuma ser um instrumento bastante utilizado para identificar divergências no processo de conciliação bancária.
As divergências, inclusive, podem ser mais frequentes do que se pensa. Imagine, por exemplo, que você vendeu um produto de R$ 100 via boleto bancário e anotou a movimentação no fluxo de caixa.
Se o boleto não for pago, pode ser que você só descubra essa diferença quando comparar o fluxo de caixa com o extrato bancário. É por isso que a conciliação bancária é importante.
Com que frequência a conciliação bancária deve ser feita?
A resposta mais direta para essa pergunta é: depende. A natureza do seu negócio e a quantidade de movimentações financeiras realizadas ao longo do tempo são os principais indicativos da frequência com que a conciliação bancária deve ser feita.
Um comércio de rua, por exemplo, pode ter de fazer a conciliação todos os dias, uma vez que faz muitas movimentações em pequena quantidade. Já quem presta poucos serviços, mas de grande valor financeiro, pode escolher prazos maiores para realizar o processo, como uma vez por mês ou por trimestre.
Busque por modelos de conciliação bancária em planilhas e no Excel
Para quem vai fazer uma conciliação bancária pela primeira vez ou teve pouco contato com esse processo tão importante para as empresas, utilizar uma planilha pode ser uma boa forma de entender os seus princípios básicos.
Outra opção é seguir modelos pré-definidos que podem ser preenchidos com as informações da conta bancária e do fluxo de caixa para facilitar a conferência.
No entanto, conforme o negócio cresce e a operação se torna mais complexa, pode ser interessante adotar um software de gestão de caixa – ferramenta que deixa a tarefa mais automatizada e também ajuda a evitar erros humanos.
Quais são os principais erros da conciliação bancária? Como evitá-los?
Lidar com números e com grandes bancos de dados pode ser um desafio para muita gente. Além disso, há sempre o risco de informações estarem desencontradas, o que leva a erros durante a conciliação bancária.
Abaixo, você irá conferir alguns dos principais problemas que podem surgir durante o processo e descobrir como eles podem ser evitados.
Transferências não processadas
Nem todo pagamento feito pelo consumidor costuma ser recebido imediatamente pela empresa. Transferências via DOC, boletos, cheques e pagamentos via cartão podem demorar alguns dias ou até mesmo semanas para serem compensadas pelo banco e entrar no caixa.
Nesse cenário, é necessário ter paciência: o fluxo de caixa precisa considerar esses pagamentos não processados para evitar problemas. Além disso, vale ficar atento a cada transação para entender se os pagamentos estão dentro do prazo de compensação ou se há algum problema.
Informações duplicadas
Para empresas que fazem muitas transações de baixo valor, pode ser bastante comum ter informações duplicadas, como uma compra que foi processada duas vezes, por exemplo.
Por isso, é importante conciliar os dados de pagamento com o controle de vendas para entender de onde vem essa divergência.
Impostos, taxas e débitos indevidos
Taxas bancárias e taxas de transações, como o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF), podem surpreender empreendedores e causar divergências entre o fluxo de caixa e o extrato bancário.
É necessário prestar atenção para evitar taxas que estejam acima do que você havia planejado, revisando sempre quais impostos sua empresa deveria pagar de verdade.
Divergências entre controle financeiro interno e extrato bancário
Hoje, a maioria dos pagamentos são feitos de maneira eletrônica, como boletos, transferências, PIX e cartão de crédito.
No entanto, para quem lida com dinheiro e papel, pode haver uma diferença maior entre o controle financeiro e o extrato bancário, porque a ele devem ser somados os valores que estão no seu caixa.
Preste atenção quando for conferir os valores, caso seu negócio tenha esse tipo de funcionamento.
Cancelamentos e chargebacks
Por outro lado, quem costuma receber muitos pagamentos via cartão, seja de débito ou crédito, pode ter que lidar com cancelamentos e chargebacks (quando uma compra é contestada) – que resultam em estornos, impactando sua conciliação bancária.
É importante ficar atento aos valores, datas e custos exatos de cada operação para não gerar problema nos estornos e divergência nas contas.
Depósitos não identificados
Uma das premissas básicas da conciliação bancária é conhecer a origem de todos os valores que foram pagos ou recebidos pela empresa. Um valor desconhecido não pode ser conciliado. Portanto, é importante manter um controle rigoroso das finanças.
Depósitos não identificados podem surgir de diversas maneiras: de vendas que não foram registradas a erros de transferências, passando por antecipações e outras questões.
Se você prestar atenção, provavelmente não terá problemas para lidar com a conciliação bancária e ter as contas da sua empresa em dia.
Este conteúdo faz parte da missão do Nubank de devolver às pessoas o controle sobre a sua vida financeira. Ainda não conhece o Nubank? Saiba mais sobre nossos produtos e a nossa história.
