Uma empresa que não está formalizada é como se, na prática, não existisse. O processo de formalização é muito importante por diversos motivos, como ter um CNPJ, acessar benefícios do INSS, ter possibilidade de abrir uma conta PJ e conseguir investimentos, para dar alguns exemplos. A questão para algumas pessoas empreendedoras é que, uma vez formalizado, seja Microempreendedor Individual (MEI) ou microempresa, também precisa emitir nota fiscal na maior parte dos casos. A boa notícia é que o processo é simples e pode ser totalmente digital, por meio da nota fiscal eletrônica (NF-e).
A nota fiscal protege tanto a PJ quanto o cliente de eventuais problemas ou suspeitas em relação à venda, além de dar transparência fiscal ao negócio. Afinal, ela é um documento que comprova a realização da transação, o objeto dela, o valor do pagamento e a data.
A seguir, entenda mais sobre a nota fiscal eletrônica para MEIs e microempresas.
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal é um documento que comprova que um serviço ou venda foi realizado, como:
- Aquisição de mercadorias ou serviços;
- Transferência de bens;
- Doações;
- Outros tipos de transação.
Já a nota fiscal eletrônica é o mesmo documento, só que emitido de forma digital. Nem sempre existiu o processo eletrônico, como nos dias de hoje, e, em alguns casos, ainda há a possibilidade de emitir nota fiscal manual ou analógica, ou seja, usando papel.
Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem algumas variações de nota fiscal disponíveis para quem empreende, mas cada uma delas atende às necessidades de um tipo específico de empreendimento.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa física (NFA) ou eletrônica (NFA-e) pode ser emitida por todo empreendedor que não é obrigado a emitir documentos fiscais. O MEI ou o trabalhador autônomo podem emitir uma nota fiscal avulsa desde que haja autorização para isso no seu município de atuação.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento emitido de forma digital pelo contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda (municipal ou estadual, dependendo da categoria), cuja validação é feita pela assinatura digital do emissor. Também pode ser emitida pelo MEI, desde que o estado ou município de atuação permitam.
A NF-e se divide em dois tipos:
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e ou NFC)
A NFC é um documento emitido diretamente para o consumidor final, ou seja, para empresas que vendem produtos. Esse tipo de nota pode ser eletrônica (NFC-e) ou preenchida de forma manual.
Por se tratar de um documento fiscal de mercadorias, esse tipo de nota só pode ser emitido com aval da Secretaria da Fazenda dos estados, já que é cobrado o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é uma tributação estadual.
Nota Fiscal de Serviço (NFS ou NFS-e)
Assim como a NFC, a NFS é emitida diretamente para o consumidor final. Porém, em vez de um produto transacionado, trata-se de um serviço. Ela pode ser uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) ou analógica (NFS) e deve ser emitida independentemente do tamanho do negócio.
Ou seja, para serviços, a nota fiscal é emitida pela prefeitura da cidade onde você mora, já que o Imposto Sobre Serviços (ISS) é um imposto municipal. Já para atividades do comércio ou indústria, a emissão do documento fica a cargo da Secretaria da Fazenda Estadual, em virtude da cobrança do ICMS – imposto estadual.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal utilizado para registrar o transporte de cargas rodoviárias. Ele é autenticado por meio da assinatura digital da empresa prestadora do serviço e autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Esse documento substitui diversos modelos fiscais antigos, como os formulários 7, 8, 9, 10, 11 e 27, que eram exigidos para essas operações. Além disso, ele reduz a duplicidade de faturas e minimiza o risco de inconsistências entre as informações registradas nas notas fiscais e as mercadorias transportadas.
Como funciona a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para MEIs?
Desde setembro de 2023, MEIs também são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica, assim como já acontecia com outras categorias de empresas. A obrigatoriedade vale sempre que o MEI vender ou prestar serviços para outras empresas. Quando a prestação de serviço ou a venda for realizada para pessoa física, a emissão é opcional.
No caso dos MEIs, a emissão das NFS-e deve ser feita no sistema desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae, e não mais nos sistemas das prefeituras.
O novo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica pode ser acessado tanto pelo computador quanto pelo celular, a partir do app NFSe Mobile. Você pode baixar o app da Receita Federal a partir da loja de aplicativos oficial do seu celular. Ao fazer isso, preste atenção ao nome do desenvolvedor do app: deve ser "Serviços e Informações do Brasil".
Mas a ferramenta não é exclusiva para MEIs: ela também permite que outros tipos de prestadores de serviço emitam suas notas fiscais, desde que o município do estabelecimento tenha um convênio ativo na plataforma. Para saber se o seu município tem vínculo com a plataforma, consulte a lista de conveniados no site da Receita Federal.
Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?
Existem alguns benefícios no uso da nota fiscal eletrônica. Um deles é a redução de custos com impressão e papel e também com o armazenamento físico de documentos. A NF-e ainda exige a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), mas isso pode ser feito de uma maneira mais simples, em papel comum e em apenas uma via.
Outra vantagem é a facilidade para organizar e recuperar dados. Nesse caso, o empreendedor pode usar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para fazer esse controle.
A nota fiscal eletrônica também agiliza o trânsito de mercadorias, reduzindo o tempo de parada em postos fiscais e acelerando o processo de fiscalização. Além disso, ela ajuda a eliminar erros de digitação e reduz o retrabalho ao receber mercadorias, devido ao recebimento antecipado de dados digitais da NF-e.
Quem é obrigado a emitir nota fiscal?
Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal. Isso vale tanto para MEIs quanto microempresas ou Empresas de Pequeno Porte (EPPs). A única exceção acontece quando o MEI vende um serviço para uma pessoa física. Quando o consumidor final é pessoa jurídica, a obrigatoriedade se mantém.
É necessário guardar as notas emitidas?
Sim. De acordo com o Portal do Empreendedor, o MEI deve guardar as notas fiscais de suas compras e vendas pelo prazo de 5 anos – contados a partir da data de emissão. Com elas, é possível comprovar que todos os impostos foram pagos caso a Receita Federal faça algum questionamento.
Ter um controle das notas também ajuda a fazer a Declaração Anual Simplificada para o MEI (DASN-SIMEI).
Para os clientes da conta PJ do Nubank, guardar as notas fiscais não é a única maneira de se proteger. Eles contam com uma ferramenta que ajuda a manter os compromissos burocráticos da empresa em dia, evitando assim qualquer problema com a Receita. É a Central de impostos MEI. Com ela, você pode:
- Emitir e pagar o imposto DAS MEI diretamente pelo app, sem a necessidade de entrar em outros sistemas da Receita Federal ou demais apps que prestam esse serviço;
- Pagar a guia DAS usando o saldo da conta ou o limite do cartão de crédito PJ (sujeito a aprovação);
- Cadastrar a guia DAS MEI em débito automático e ficar livre de juros e multas por atraso;
- Ser alertado caso não tenha saldo disponível na conta para o débito automático;
- Receber a confirmação de pagamento em tempo real;
- Consultar pagamentos de impostos atrasados e futuros sem sair do app do Nubank.
Ou seja, é mais controle e transparência para você, de um jeito fácil de automatizado.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Tanto MEIs quanto microempresas ou Empresas de Pequeno Porte (EPPs) têm processos parecidos para emissão de nota fiscal eletrônica. O método varia de acordo com o tipo de nota fiscal e estado em que o negócio está localizado.
Por isso, o primeiro passo é conferir na prefeitura (para prestadores de serviço) ou na Secretaria da Fazenda Estadual (para comércio e indústria) quais são os procedimentos necessários no caso do seu negócio.
Além disso, como o processo tem detalhes que mudam de município para município e de estado para estado, em alguns casos o fluxo pode ser um pouco confuso e burocrático. Então, é fundamental que você preste atenção na hora de gerar o documento.
Na maior cidade do país – São Paulo - SP – por exemplo, MEIs, MEs e prestadores de serviço devem, primeiro, criar uma senha web para emitir a nota fiscal eletrônica no portal da prefeitura. Além de gerar a senha, é necessário ir até a Secretaria Municipal de Finanças para desbloquear a senha e, só depois, o sistema é liberado para o empreendedor.
Confira, na tabela abaixo, o processo detalhado de como emitir uma NF-e em todas as capitais (empresas que prestam serviços) e estados do país (indústrias e empresas que comercializam mercadorias), para MEIs e MEs.
Como emitir nota fiscal eletrônica para MEIs?
O sistema desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae permite que MEIs emitam nota fiscal eletrônica de forma unificada. Em outras palavras, independentemente da cidade ou estado onde a empresa está localizada, microempreendedores individuais de todo o país podem emitir NFS-e da mesma maneira.
Primeiro, é preciso fazer um cadastro no site NFS-e clicando em “Fazer Primeiro Acesso”, seguindo o passo a passo indicado pelo sistema. Você também pode usar a sua conta gov.br para fazer o login no portal, desde que ela possua o selo Prata ou Ouro.
Entenda aqui como criar uma conta gov.br
Assim que a sua empresa estiver cadastrada e com as senhas de acesso, você pode acessar normalmente o sistema e emitir notas fiscais. Para emitir uma nota fiscal, é só seguir as instruções abaixo:
- Clique em "Emitir NFS-e";
- Insira o CPF ou CNPJ do cliente;
- Preencha o tipo de serviço prestado;
- Preencha cuidadosamente o valor da transação (erros podem gerar problemas com a Receita);
- Pronto! Sua nota fiscal está disponível.
O que acontece se a empresa não emitir a NF-e?
A empresa que descumpre a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal pode ser multada e, em casos mais graves, a pessoa responsável pelo negócio pode até ser presa por crime de sonegação fiscal.
Como cancelar a nota fiscal eletrônica?
Caso você tenha cometido algum erro, ou o serviço/transação tenha sido cancelado, é possível cancelar a NF-e. Porém, existem diferenças entre o cancelamento de NF-e sobre produtos e para serviços.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de produto?
No caso das notas fiscais eletrônicas de produtos, há três pontos de atenção:
Houve circulação de mercadoria?
Caso a nota tenha sido emitida sobre um produto que já saiu fisicamente da sua empresa, não é possível cancelar a nota fiscal eletrônica.
Já passaram 24h da emissão?
Caso já tenha passado 24h da emissão da nota fiscal, o cancelamento só é permitido com o pagamento de multa. A aplicação de multa geralmente gira em torno de 1,5% do valor da transação cancelada, mas a taxa varia de acordo com o estado.
Para cancelar, procure pelo número da nota fiscal desejada e verifique o fluxo correto no site oficial do seu estado, citado na tabela acima.
A mercadoria não chegou a circular?
Nestes casos é possível fazer cancelamento sem problemas. O processo é feito no mesmo sistema de emissão da NF-e. Basta procurar especificamente pela nota fiscal que deseja cancelar.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço?
Cancelar NF-s é um pouco mais fácil, afinal, qualquer tipo de nota já emitida pode ser cancelada.
O processo tem pequenas diferenças de prefeitura para prefeitura, mas basicamente você precisa:
- Localizar o número da nota fiscal que você deseja cancelar no sistema, buscando diretamente por ele ou procurando pelo mês de emissão;
- Clicar na opção semelhante a: "Cancelar NFS-e" e seguir o fluxo determinado no sistema.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço MEI?
No caso das notas fiscais de serviço emitidas por MEIs no sistema unificado, o cancelamento será feito na mesma plataforma. Basta acessar a lista de notas já emitidas, selecionar a que você deseja cancelar e buscar no menu a opção “Cancelar NFS-e”. É preciso preencher uma justificativa para o cancelamento.
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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ, queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais.
