Uma empresa que não está formalizada é como se, na prática, não existisse. O processo de formalização é muito importante por diversos motivos, como ter um CNPJ, acessar benefícios do INSS, ter possibilidade de abrir uma conta PJ e conseguir investimentos, para dar alguns exemplos. E, depois de formalizar sua empresa, é importante emitir nota fiscal sempre que vender um produto ou prestar um serviço. Isso ajuda na contabilidade e evita problemas com a Receita Federal. A boa notícia é que o processo é simples e pode ser totalmente digital, por meio da nota fiscal eletrônica (NF-e).
A seguir, entenda mais sobre a nota fiscal eletrônica.
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal é um documento que comprova que um serviço ou venda foi realizado, como:
- Aquisição de mercadorias;
- Prestação de serviços;
- Transferência de bens;
- Doações;
- Outros tipos de transação.
Já a nota fiscal eletrônica é o mesmo documento, só que emitido de forma digital. Nem sempre existiu o processo eletrônico, como nos dias de hoje, e, em alguns casos, ainda há a possibilidade de emitir nota fiscal manual ou analógica, ou seja, usando papel.
A nota fiscal protege tanto a pessoa jurídica (PJ) quanto o cliente de eventuais problemas ou suspeitas em relação à venda, além de dar transparência fiscal ao negócio. Afinal, ela é um documento que comprova a realização da transação, o objeto dela, o valor do pagamento e a data.
Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem algumas variações de nota fiscal disponíveis, mas cada uma delas atende às necessidades de um tipo específico de empreendimento.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento emitido de forma digital pela empresa credenciada pela Secretaria da Fazenda (municipal ou estadual, dependendo da categoria), cuja validação é feita pela assinatura digital do emissor.
A NF-e se divide em dois tipos:
1. Nota Fiscal de Serviço (NFS ou NFS-e)
A NFS é emitida diretamente para o consumidor final. Porém, em vez de um produto transacionado, trata-se de um serviço. Ela pode ser uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) ou analógica (NFS) e deve ser emitida independentemente do tamanho do negócio.
Para serviços, não é obrigatório incluir os dados do cliente na nota fiscal, mas as informações da empresa devem estar sempre presentes.
Além disso, a nota fiscal de serviço é emitida pela prefeitura da cidade onde sua empresa tem sede, já que o Imposto Sobre Serviços (ISS) é municipal. Em algumas localidades, é preciso se cadastrar para emitir a NFS-e. O processo pode ser feito pela plataforma digital da prefeitura ou, em alguns casos, presencialmente.
2. Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e ou NFC)
A NFC também é emitida diretamente para o consumidor final, mas deve ser usada por empresas que vendem produtos. Esse tipo de nota pode ser eletrônica (NFC-e) ou preenchida de forma manual.
Por se tratar de um documento fiscal de mercadorias, esse tipo de nota só pode ser emitido com aval da Secretaria da Fazenda dos estados, já que é cobrado o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é uma tributação estadual.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa física (NFA) ou eletrônica (NFA-e) pode ser emitida por todo empreendedor que não é obrigado a emitir documentos fiscais. O Microempreendedor Individual (MEI) ou o trabalhador autônomo podem emitir uma nota fiscal avulsa desde que haja autorização para isso no seu município de atuação.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal utilizado para registrar o transporte de cargas rodoviárias. Ele é autenticado por meio da assinatura digital da empresa prestadora do serviço e autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Esse documento substitui diversos modelos fiscais antigos, como os formulários 7, 8, 9, 10, 11 e 27, que eram exigidos para essas operações. Além disso, ele reduz a duplicidade de faturas e minimiza o risco de inconsistências entre as informações registradas nas notas fiscais e as mercadorias transportadas.
Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?
Existem alguns benefícios no uso da nota fiscal eletrônica.
- Facilidade para organizar e recuperar dados. Nesse caso, o empreendedor pode usar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para fazer esse controle;
- Mais agilidade no trânsito de mercadorias, reduzindo o tempo de parada em postos fiscais e acelerando o processo de fiscalização;
- Menos erros de digitação e menor retrabalho ao receber mercadorias, devido ao recebimento antecipado de dados digitais da NF-e;
- Maior confiança dos clientes, pois o documento garante os direitos, a troca ou reembolso de serviços que apresentarem problemas;
- Redução de custos com impressão e papel e também com o armazenamento físico de documentos. A NF-e ainda exige a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), mas isso pode ser feito de uma maneira mais simples, em papel comum e em apenas uma via.
Quem é obrigado a emitir nota fiscal?
Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal, seja de pequeno, médio ou grande porte.
É necessário guardar as notas fiscais emitidas?
Sim. Todas as empresas que emitem e recebem notas fiscais precisam guardar esses documentos pelo prazo mínimo de 5 anos – contados a partir da data de emissão. Com eles, é possível comprovar receitas, deduções e movimentações fiscais, além de confirmar que todos os impostos foram pagos caso a Receita Federal faça algum questionamento.
Nota fiscal eletrônica de produto (NF-e) precisa ser armazenada no formato de arquivo XML. Já para a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) é necessário guardar o PDF e o link ou código de autenticação.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Para emitir nota fiscal, primeiro você precisa conferir na prefeitura (para prestadores de serviço) ou na Secretaria da Fazenda Estadual (para comércio e indústria) quais são os procedimentos necessários no caso do seu negócio. O processo de credenciamento varia de cidade para cidade, por isso é importante consultar o site oficial da prefeitura do município onde a sua empresa atua.
Na maior cidade do país (São Paulo), por exemplo, empresas de pequeno porte e prestadores de serviço devem, primeiro, criar uma senha web para emitir a nota fiscal eletrônica no portal da prefeitura. Além de gerar a senha, é necessário ir até a Secretaria Municipal de Finanças para desbloquear essa senha e, só depois, o sistema é liberado para o empreendedor.
Obtenha um certificado digital
Outro item importante é o certificado digital, obrigatório para empresas de todos os tamanhos. Ele garante a autenticidade da nota e sua validade jurídica. De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal, esse certificado funciona como uma identidade digital da empresa e é essencial para assinar as notas eletrônicas.
Para obter um certificado digital, você precisa escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), empresa autorizada a emitir certificados digitais.
Cheque os custos, formas de pagamento e compatibilidade com seu sistema de emissão de nota fiscal e solicite a emissão do seu certificado digital. Os tipos mais comuns, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, são o A1 (com validade de um ano, armazenado no computador) e o A3 (com validade de até cinco anos, armazenado em cartão ou token criptográfico).
Agende um dia e horário para fazer a validação presencial dos dados. Esse processo é feito na Autoridade de Registro indicada pela AC escolhida. Depois da verificação dos documentos, o certificado digital estará pronto para uso.
Escolha um sistema emissor
Para emitir a nota fiscal também é necessário um sistema emissor, uma ferramenta digital que permite gerar, preencher, assinar e enviar notas fiscais. Ele pode ser próprio ou contratado.
Clientes da conta Nu Empresas que são Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP), enquadradas no Simples Nacional, podem emitir Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) diretamente pelo computador e por apenas R$ 0,10 (dez centavos) cada nota.
O Nu Empresas oferece esse serviço em parceria com a Webmania, uma empresa especializada em soluções fiscais integradas, para assegurar a emissão de documentos de forma prática para os clientes PJ.
Usando o serviço de notas fiscais do Nu Empresas, suas notas ficam armazenadas por cinco anos, mesmo após cancelamento do plano.
Cuidados ao configurar o emissor de nota fiscal
Depois de cumprir as etapas obrigatórias, é hora de emitir a sua primeira nota fiscal. Mas, antes disso, será necessário configurar o seu sistema emissor. Esse processo inicial envolve preencher algumas informações importantes, como os dados da sua empresa e as incrições municipal ou estadual. Por isso, faça a configuração com bastante atenção para evitar erros.
Durante a configuração do emissor, o sistema vai pedir dados básicos como:
- CNPJ;
- Razão social;
- Endereço completo;
- Regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.);
- CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas);
- Inscrição estadual (se houver);
- Inscrição municipal.
Atenção à inscrição municipal
Muitos empreendedores confundem o número da inscrição municipal com o CNPJ, mas esse erro acaba invalidando o processo de configuração.
A inscrição municipal é um número de registro obrigatório para empresas que prestam serviços. Somente com a Inscrição Municipal que os prestadores de serviço podem recolher o Imposto Sobre Serviços (ISS).
É possível consultar a inscrição municipal da sua empresa de algumas maneiras:
- No site da prefeitura, usando a função de consulta por CNPJ ou razão social;
- Diretamente na prefeitura do seu município, caso prefira atendimento presencial;
- No seu alvará de funcionamento;
- No carnê do IPTU;
- Com o apoio do seu contador, que pode acessar ou recuperar esse dado para você.
Como preencher o próximo número do RPS?
Ao configurar o emissor de nota fiscal, informe o número do próximo Recibo Provisório de Serviços (RPS) se você já emitiu notas fiscais por outro sistema, com seu contador ou pela prefeitura.
Esse número garante que a sequência de notas siga uma ordem cronológica, como a lei exige. Para preencher esse campo corretamente, verifique qual foi o último número de RPS emitido na plataforma anterior. Cheque também se o novo sistema permite reiniciar a sequência ou deve seguir a anterior.
E se você não tem esse histórico, entre em contato com seu contador ou acesse a plataforma anterior para consultar.
O que acontece se a empresa não emitir a NF-e?
A empresa que descumpre a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal pode ser multada e, em casos mais graves, a pessoa responsável pelo negócio pode até ser presa por crime de sonegação fiscal.
Como cancelar a nota fiscal eletrônica?
Caso você tenha cometido algum erro, ou o serviço/transação tenha sido cancelado, é possível cancelar a NF-e. Porém, existem diferenças entre o cancelamento de NF-e sobre produtos e para serviços.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço?
Qualquer tipo de nota já emitida nessa categoria pode ser cancelada. O processo tem pequenas diferenças de prefeitura para prefeitura, mas basicamente você precisa:
- Localizar o número da nota fiscal que você deseja cancelar no sistema, buscando diretamente por ele ou procurando pelo mês de emissão;
- Clicar na opção semelhante a: "Cancelar NFS-e" e seguir o fluxo determinado no sistema.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de produto?
No caso das notas fiscais eletrônicas de produtos, há três pontos de atenção:
Houve circulação de mercadoria?
Caso a nota tenha sido emitida sobre um produto que já saiu fisicamente da sua empresa, não é possível cancelar a nota fiscal eletrônica.
Já passaram 24h da emissão?
Caso já tenha passado 24h da emissão da nota fiscal, o cancelamento só é permitido com o pagamento de multa. A aplicação de multa geralmente gira em torno de 1,5% do valor da transação cancelada, mas a taxa varia de acordo com o estado.
Para cancelar, procure pelo número da nota fiscal desejada e verifique o fluxo correto no site oficial do seu estado, citado na tabela acima.
A mercadoria não chegou a circular?
Nestes casos é possível fazer cancelamento sem problemas. O processo é feito no mesmo sistema de emissão da NF-e. Basta procurar especificamente pela nota fiscal que deseja cancelar.
Nota fiscal eletrônica MEI: saiba como funciona
Desde setembro de 2023, MEIs também são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica, assim como já acontecia com outras categorias de empresas. A obrigatoriedade vale sempre que o MEI vender ou prestar serviços para outras empresas. Quando a prestação de serviço ou a venda for realizada para pessoa física, a emissão é opcional.
No caso dos MEIs, a emissão das NFS-e deve ser feita no sistema desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae, e não mais nos sistemas das prefeituras.
O novo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica pode ser acessado tanto pelo computador quanto pelo celular, a partir do app NFSe Mobile. Você pode baixar o app da Receita Federal a partir da loja de aplicativos oficial do seu celular. Ao fazer isso, preste atenção ao nome do desenvolvedor do app: deve ser "Serviços e Informações do Brasil".
Mas a ferramenta não é exclusiva para MEIs: ela também permite que outros tipos de prestadores de serviço emitam suas notas fiscais, desde que o município do estabelecimento tenha um convênio ativo na plataforma. Para saber se o seu município tem vínculo com a plataforma, consulte a lista de conveniados no site da Receita Federal.
Como emitir nota fiscal eletrônica para MEIs?
O sistema desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae permite que MEIs emitam nota fiscal eletrônica de forma unificada. Em outras palavras, independentemente da cidade ou estado onde a empresa está localizada, microempreendedores individuais de todo o país podem emitir NFS-e da mesma maneira.
Primeiro, é preciso fazer um cadastro no site NFS-e clicando em “Fazer Primeiro Acesso”, seguindo o passo a passo indicado pelo sistema. Você também pode usar a sua conta gov.br para fazer o login no portal, desde que ela possua o selo Prata ou Ouro.
Entenda aqui como criar uma conta gov.br
Assim que a sua empresa estiver cadastrada e com as senhas de acesso, você pode acessar normalmente o sistema e emitir notas fiscais. Para emitir uma nota fiscal, é só seguir as instruções abaixo:
- Clique em "Emitir NFS-e";
- Insira o CPF ou CNPJ do cliente;
- Preencha o tipo de serviço prestado;
- Preencha cuidadosamente o valor da transação (erros podem gerar problemas com a Receita);
- Pronto! Sua nota fiscal está disponível.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço MEI?
No caso das notas fiscais de serviço emitidas por MEIs no sistema unificado, o cancelamento será feito na mesma plataforma. Basta acessar a lista de notas já emitidas, selecionar a que você deseja cancelar e buscar no menu a opção “Cancelar NFS-e”. É preciso preencher uma justificativa para o cancelamento.
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