Se você tem o sonho de expandir o seu negócio e fazê-lo ser um sucesso, é necessário transformar as ideias em ações. Mas como fazer para que os planos se tornem realidade? Como pensar de forma estratégica, organizada e assertiva? O plano de ação 5w2h tem uma metodologia simples que pode te ajudar nesse processo.
O que é o método 5w2h?
O método 5w2h foi criado no Japão e a sua popularização se deu por volta dos anos 1950. Com o objetivo de elevar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos e evitar desperdícios, o plano de ação 5w2h funciona como um checklist administrativo, que ajuda a ordenar e direcionar o foco e as ações da empresa.
A metodologia 5w2h funciona como um mapa que esclarece aos envolvidos em um projeto informações importantes como:
- O que precisa ser feito;
- Por que aquela ação deve ser tomada;
- Por quem;
- Quando ou qual o período de tempo em que ela acontece;,
- Onde;
- Como será realizado e
- Quanto irá custar.
Cada uma dessas sete perguntas-chave busca responder as principais dúvidas antes e durante a execução do trabalho. Isso garante que cada participante vai entender os direcionamentos e decisões necessárias para alcançar o objetivo proposto.
Qual o conceito de 5w2h?
A sigla 5w2h vem do inglês e refere-se às letras iniciais de sete perguntas que devem ser feitas (e respondidas) ao traçar o plano de ação para a sua empresa. Confira cada uma delas a seguir.
1. What? (Qual o objetivo a ser alcançado?)
Primeiro de tudo é preciso ter informações mais detalhadas sobre o projeto em questão. Assim, qualquer profissional envolvido na estratégia saberá do que se trata. Aqui, é fundamental detalhar bem a proposta para que fique clara a grande razão para aquele projeto existir.
2. Why? (Por que isso é importante?)
Nessa etapa, é importante entender qual é o propósito do projeto. Ou seja, os motivos que levam a sua empresa a dispor de tempo e recursos no desenvolvimento dessa ideia, apresentando as justificativas para isso.
3. Where? (Onde a ação será executada?)
A terceira pergunta que você deve responder é: onde esse projeto vai ser executado? Detalhe a região, a cidade ou a plataforma digital (como uma rede social específica, por exemplo) em que a estratégia vai ser colocada em prática.
4. When? (Quando a tarefa será realizada?)
Definir prazos e limites é essencial para que todas as etapas do processo funcionem bem. Dessa forma, a execução do seu projeto tem mais chances de ser um sucesso.
5. Who? (Quem será responsável pelo trabalho?)
Quem vai fazer o que? Este é o momento de definir quais são os profissionais responsáveis por cada uma das tarefas listadas no projeto, garantindo que todos os envolvidos saibam exatamente quais são as suas funções e quais entregas precisam ser feitas.
6. How? (Como o trabalho será feito?)
Para alcançar o objetivo, é importante que as equipes trabalhem em conjunto. Por isso, os métodos, caminhos a seguir e processos executados devem ser esmiuçados, para que não haja dúvidas.
7. How much? (Quanto irá custar para executar tal ação?)
Quanto vai custar tirar seu plano do papel? Tenha em mente o custo e os investimentos (de tempo e dinheiro) necessários para a execução do projeto. Inclua os valores e a demanda de horas que o desenvolvimento vai exigir dos profissionais de uma equipe.
Como fazer um plano de ação 5w2h?
O ideal é implementar o plano de ação 5w2h no estágio inicial de qualquer projeto ou trabalho. Isso porque essa abordagem irá ajudar a empresa a alinhar suas estratégias, e colocar todos os colaboradores na mesma página.
Quem não sabe o que precisa ser feito, como e por que fazer, tende a não concentrar os esforços naquilo que realmente importa e é, de fato, necessário.
O 5w2h pode ser elaborado em uma planilha no Excel, no Google Planilhas, em uma tabela em um editor de texto (como o Word), na ferramenta Miro ou até mesmo em uma folha de papel. Divida em sete colunas e anote, na primeira linha, as perguntas que serão respondidas. Em seguida, registre as respostas que irão gerar um direcionamento para atingir o objetivo proposto.
Quais os benefícios do método 5w2h para a sua empresa?
Usar o plano de ação 5w2h pode trazer várias vantagens para o seu negócio. Abaixo, conheça algumas delas:
1. Aumento da produtividade
A partir do detalhamento das ações e responsabilidades, o desperdício de tempo com ações que não colaboram com o plano e o esforço tendem a diminuir e, assim, os times passam a ser mais produtivos. Isso porque a ideia é que o plano de ação 5w2h seja explicativo e detalhado, permitindo que as pessoas tenham mais clareza de suas metas.
2. Direcionamento de responsabilidades
Quando o 5w2h é colocado em prática, todos os envolvidos têm suas atribuições, prazos e sabem o que precisam fazer para gerar resultados. Isso evita retrabalho, atraso nas entregas e conflitos internos, por exemplo.
3. Controle sobre os processos
Um plano de ação 5w2h bem desenhado registra cada atividade executada. Isso possibilita o acompanhamento detalhado dos processos por gestores, líderes e outros membros da equipe que também estão envolvidos.
4. Economia de tempo e recursos
Um dos desafios das empresas é definir como empregar tempo e recursos nas atividades de forma assertiva. Com o 5w2h, ao enxergar de forma separada os esforços necessários para realizar uma tarefa, fica mais fácil decidir o caminho a ser seguido.
5. Colaboração entre equipes de trabalho
Um dos fatores fundamentais para uma boa experiência do cliente, segundo o Relatório Zendesk de Tendências, é a capacidade de integração de informações, o que faz com que o consumidor não tenha que repetir seu problema a cada novo atendimento.
Com a organização que a metodologia 5w2h propõe, os participantes no projeto devem encontrar maneiras de executar colaborativamente suas ações para que o resultado seja o esperado – inclusive pelo consumidor final.
6. Decisões mais confiáveis
A abordagem 5w2h ajuda na construção de um planejamento mais detalhado, que serve como fonte de informação para avaliar pontos de melhoria e facilitar a tomada de decisões na empresa.
Conta PJ do Nubank: funções que facilitam a organização da pessoa empreendedora
A conta PJ do Nubank foi criada para pessoas empreendedoras que sejam sócias únicas do seu negócio (tipo societário MEI, EI, EIRELI ou LTDA Unipessoal) e também para quem tem múltiplos sócios. Ela foi desenvolvida para aqueles que precisam de uma conta prática, transparente e confiável para focar no que realmente importa: seu negócio.
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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ, queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais.
