Quem está começando o próprio negócio sabe que fazer o orçamento empresarial não é uma tarefa fácil. É preciso calcular o futuro, fazer projeções de receitas, despesas e outros fatores sem ter um histórico no qual se basear – algo desafiador especialmente quando existem diferentes modelos de orçamento usados no mercado.
Segundo um estudo do Sebrae, problemas financeiros e contábeis estão entre as principais causas para fechamento de negócios no Brasil. Por isso, é importante conhecer os diferentes modelos de orçamento empresarial, e entender qual funciona melhor para seu negócio.
A seguir, saiba o que é um orçamento empresarial, o que considerar para fazer um e conheça alguns modelos de orçamento empresarial – um deles pode ser o ideal para a sua empresa. Quer entender mais sobre como organizar o financeiro da sua empresa? Assista ao vídeo para receber dicas de Monique Evelle.
O que é um orçamento empresarial?
Um orçamento empresarial é uma ferramenta que reúne e detalha todas as informações financeiras da sua empresa, de despesas a receitas. Assim como ocorre com o orçamento financeiro pessoal, o orçamento empresarial é essencial para o planejamento futuro do negócio porque não apenas prevê uma fotografia financeira atual, como detalha e projeta essas despesas e receitas no futuro.
Na prática, o orçamento empresarial tem como principal função organizar as receitas, custos, despesas e investimentos que o negócio terá no futuro. Esse período pode variar de 1 a 3 anos, de acordo com a empresa e do ramo de atuação.
Ou seja, o orçamento empresarial analisa toda a situação financeira da empresa e traça perspectivas de todas as despesas e receitas para um determinado período. Por isso, o orçamento empresarial está atrelado ao planejamento estratégico da companhia, sendo a tradução dele em números.
Qual a importância de um orçamento empresarial?
O orçamento empresarial permite que a empresa trace metas e planos financeiros com base em informações reais. Além disso, ajuda o empreendedor a tomar decisões mais embasadas e que façam sentido para os planos futuros do negócio.
Para quem está abrindo um negócio agora, o orçamento empresarial permite que o empreendedor conheça os reais custos iniciais dos primeiros meses da empresa e projete quanto ele precisa ter de receita para manter a operação rodando.
Com um orçamento empresarial, ele também consegue analisar as possibilidades para aumentar a receita, para diminuir custos e para investir de maneira a acelerar o crescimento.
Em outras palavras, não é possível ter uma empresa sem ter um orçamento empresarial.
Como fazer um orçamento empresarial?
Criar um orçamento empresarial é quase como criar um orçamento financeiro pessoal. Todo orçamento empresarial deve ter as seguintes informações:
- Estabeleça metas: defina os objetivos do seu negócio para um período de tempo – como um semestre, um ano ou três anos. O que você quer? Tem uma loja online e quer abrir uma loja física? Quer ampliar o portfólio de produtos e serviços? Pretende chegar a mais locais, ampliar a malha de entrega? Defina os planos da sua empresa.
- Detalhe as metas: depois de definidos os objetivos, detalhe quanto custa cada plano, quando você quer atingi-los e a priorização entre eles;
- Raio-x financeiro: relacione todas as despesas, receitas, dívidas e dinheiro em caixa da sua empresa;
- Projete: com base no seu raio-x atual e nos planos da sua companhia, projete custos, despesas, pagamento de dívidas, investimentos nos planos dentro de um período de tempo que faça sentido para essas metas;
- Defina indicadores de desempenho: como você sabe que a sua empresa está caminhando para a meta definida? Para isso, é preciso definir quais são as métricas que vão mostrar que seu negócio chegou lá. Por exemplo: se sua meta é aumentar o portfólio de produtos e serviços, o indicador que mostra que você está caminhando rumo ao objetivo é a quantidade de produtos que você tinha antes e quanto tem hoje.
Acompanhar todos esses parâmetros, mesmo com o orçamento empresarial feito, pode ser um desafio. É por isso que, para os pequenos empreendedores, ferramentas são fundamentais. E, no Nubank PJ, você encontra soluções que podem te ajudar a gerenciar o dia a dia do seu negócio e a alcançar os planos futuros.
Com o Assistente de Pagamentos PJ, por exemplo, você organiza seus pagamentos e não precisa perder tempo pensando nas datas de pagamento, porque o Assistente te avisa. Para os objetivos futuros do seu negócio, as Caixinhas PJ são a ferramenta ideal para você guardar dinheiro e vê-lo crescendo com o tempo.
Quais são os modelos de orçamento empresarial mais comuns?
Não existe um jeito único de fazer um orçamento empresarial. Como os negócios são muito diferentes, existem modelos de orçamento empresarial para necessidades distintas. Conheça alguns deles.
Orçamento empresarial estático
O orçamento empresarial estático é aquele que permanece inalterado independentemente dos resultados da empresa.
Em outras palavras, todas as peças orçamentárias (como receitas, despesas, custos e investimentos) são elaboradas com base em volumes (de produção, vendas…) pré-determinados, ditando o ritmo do negócio a partir do orçamento.
Por exemplo, se o planejamento estipula um gasto de R$5.000 com marketing, esse valor não pode ser alterado mesmo que a empresa venda mais do que o previsto e tenha caixa para investir em divulgação.
O orçamento empresarial estático é bastante utilizado por grandes empresas, pois facilita a gestão dos orçamentos de todas as áreas em um único.
Vantagens do orçamento empresarial estático
- Facilidade para acompanhar o planejamento;
- Menor tempo de elaboração, uma vez que não haverá revisões depois de fechado;
- Incentiva o monitoramento de tendências e desvios pelos gestores, o que se reflete em orçamentos mais precisos no futuro.
Desvantagens do orçamento empresarial estático
Promove um certo "engessamento" na empresa, considerando que o orçamento não pode ser ajustado de acordo com o resultado. É possível que, como consequência disso, a empresa perca algumas boas oportunidades no caminho.
Orçamento empresarial flexível
Diferentemente do estático, o orçamento empresarial flexível oferece uma margem de manobra nos orçamentos de custos, despesas e investimentos a partir dos volumes de produção ou vendas.
Em um cenário de aumento de vendas, por exemplo, é possível gastar proporcionalmente mais com comissões, impostos, matérias-primas… Afinal, faz sentido investir mais nessas áreas se o objetivo é melhorar os resultados da empresa.
Além disso, o orçamento empresarial flexível também admite variações nos gastos com funcionários e com despesas operacionais – ainda que em menor grau, por se enquadrarem como despesas fixas.
Essa é uma forma de garantir a flexibilidade necessária para mexer nas estruturas dependendo do objetivo almejado.
Vantagens do orçamento empresarial flexível
Como o orçamento empresarial glexível acompanha as variações de vendas e produção, sua principal vantagem está relacionada com a relevância que o orçamento ganha em geral. Afinal, todos os itens dele precisam ser acompanhados de perto e constantemente.
Desvantagens do orçamento empresarial flexível
Por conta da maior flexibilidade deste tipo de orçamento empresarial, uma desvantagem é a necessidade de acompanhar os indicadores do negócio mais de perto e constantemente. Afinal, será preciso rever o orçamento de acordo com o desempenho do negócio.
Orçamento empresarial contínuo (ou Rolling Forecast)
O orçamento empresarial contínuo é uma forma mais dinâmica de trabalhar o orçamento de uma empresa.
Se, no estático, o orçamento é revisado em períodos pré-determinados (geralmente a cada três ou seis meses), no orçamento empresarial contínuo ele é revisto mensalmente, sempre projetando 12 meses à frente.
Funciona assim: no fim do mês, a empresa revisa o orçamento empresarial e adiciona mais um mês no período que está sendo orçado. Dessa forma, cria-se o hábito contínuo de revisar o orçamento e ter sempre 12 meses estruturados pela frente.
O objetivo principal é ter um orçamento sempre atualizado, o que também leva a um maior comprometimento das pessoas com esse tema.
Vantagens do orçamento empresarial contínuo
Como existe uma cultura de rever o orçamento empresarial mensalmente, não é preciso parar a empresa toda a cada 12 meses para fazer o Orçamento Anual. Basta olhar para tudo o que já foi feito, revisar os dados estimados e fechar os números.
Por conta do dinamismo, o orçamento empresarial contínuo é recomendado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida curtos ou mercados muito voláteis, como tecnologia ou moda.
Desvantagens do orçamento empresarial contínuo
Uma desvantagem deste tipo de orçamento é o tempo que pode ser consumido para fazer as revisões orçamentárias mensalmente, além da necessidade de maior engajamento dos times.
Também por causa do dinamismo, o orçamento empresarial contínuo não é indicado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida longos, como commodities ou concessões. Afinal, as variações acontecem em períodos maiores de tempo.
Orçamento empresarial ajustado ou revisado (Forecast)
Assim como o contínuo, o orçamento empresarial ajustado (também conhecido como Forecast, orçamento revisado ou orçamento impactado) é uma forma das empresas reagirem às mudanças – que são muitas!
Neste tipo, o orçamento é estipulado para cada mês e revisado periodicamente (mensalmente, bimestralmente…) considerando o planejado, o realizado e o revisado (forecast).
Por exemplo, uma empresa tem R$12.000 para gastar no ano todo com marketing – ou seja, R$1.000 por mês (o planejado). Ao revisar o orçamento no fim de abril, entretanto, constatam que já foram gastos R$6.000 em apenas quatro meses (o realizado), restando a outra metade para o resto do ano, ou R$750 por mês (o revisado).
Essa é uma forma de garantir que, mesmo com mudanças não planejadas, a meta anual será alcançada.
Vantagens do orçamento empresarial ajustado ou revisado
A principal vantagem do orçamento empresarial ajustado é criar espaço para que o planejamento seja constantemente revisado e ajustado dependendo da realidade.
Desvantagens do orçamento empresarial ajustado ou revisado
Da mesma forma que o contínuo, o ajustado também exige mais tempo da equipe para ser elaborado e revisado periodicamente, além de precisar de uma cultura adepta às mudanças.
Orçamento empresarial baseado em atividades
O orçamento empresarial baseado em atividades reflete os custos associados às atividades e os processos de negócio.
Atividades, aqui, são os recursos (funcionários, máquinas, tecnologia, materiais) utilizados para a produção de um bem ou serviço.
O orçamento empresarial baseado em atividades começa com a previsão do volume de vendas para o período. Então, é necessário estimar todas as atividades necessárias para produzir ou entregar o volume estimado. Em seguida, o cálculo de custos é feito a partir dos recursos exigidos para suportar essas atividades.
É importante entender, entretanto, que este orçamento não elimina o orçamento tradicional da empresa. Ele ajuda a medir a quantidade de equipamentos e de funcionários necessários para atender a demanda prevista.
Vantagens do orçamento empresarial baseado em atividades
- Pelos custos estarem associados às atividades de uma forma mais clara, é possível ser mais preciso no planejamento orçamentário e fazer correções mais efetivas;
- Apresenta uma visão mais precisa das atividades realizadas pela empresa, ajudando a cortar tudo o que não é necessário e, portanto, reduzir custos e despesas;
- Serve como uma ferramenta de análise para decisões estratégicas, uma vez que dá visibilidade sobre os processos de cada área.
Desvantagens do orçamento empresarial baseado em atividades
- Pode ser mais caro e trabalhoso manter um orçamento empresarial baseado em atividades, por isso ele não é muito recomendado para empresas pequenas ou com poucos produtos;
- É necessário entender bem as atividades envolvidas em todas as áreas, caso contrário a previsão orçamentária pode não ser exata;
- Por focar em questões mais de curto prazo, pode prejudicar o planejamento de longo prazo da empresa.
Orçamento empresarial base zero (OBZ)
Diferentemente de outros tipos de orçamento, o orçamento empresarial base zero (OBZ) é utilizado na elaboração de um planejamento orçamentário a partir de uma base zerada. Ou seja, sem olhar para o histórico de custos, despesas e receitas, por exemplo.
Parece estranho, mas faz sentido: este tipo de orçamento parte do racional de que, ao fazer o planejamento com base no que já foi, muitas empresas acabam tendo um viés sobre o futuro que pode não refletir a realidade.
Por exemplo, imagine que uma companhia gastou R$10.000 com programas de computador num ano. Se ela for basear o orçamento do próximo período nos gastos passados, provavelmente colocará a mesma quantia (ou até mais) para esses programas.
Como consequência, o orçamento pode ficar grande demais e desalinhado com a estratégia da companhia, já que os números não são analisados com atenção.
Ao fazer o orçamento empresarial com uma base zerada, entretanto, os gestores precisão revisar todos os programas utilizados para entender o que realmente é necessário ou não, o que pode resultar em cortes de custos.
Ou seja, orçamento empresarial base zero, todas as premissas de receitas, despesas, custos e investimentos são analisadas a partir dos planos e estratégia da empresa, sem considerar dados passados.
Vantagens do orçamento empresarial base zero
- Como a empresa precisa realizar o orçamento do zero, é necessário analisar cada custo e despesa com atenção, eliminando tudo o que não é realmente essencial e liberando verba para outros fatores mais importantes;
- Aproxima os gestores da visão estratégica da companhia, uma vez que eles precisam disso para planejar o orçamento das áreas;
- Incentiva a alocação de recursos de forma mais eficiente;
- Ajuda a identificar orçamentos inflados, custos e gastos desnecessários.
Desvantagens do orçamento empresarial base zero
- Por ser muito estratégico, o orçamento empresarial base zero demanda maior envolvimento dos gestores no planejamento, o que se traduz em mais tempo e dedicação da equipe;
- É preciso treinar as equipes para trabalhar nesse modelo.
Orçamento empresarial base histórico (OBH)
Como oposto do Base Zero, o orçamento empresarial base histórico (OBH) utiliza os números do exercício anterior no Planejamento Orçamentário.
Para isso, geralmente é aplicado um percentual de crescimento sobre os resultados passados, levando em consideração quanto se quer crescer as receitas e, por consequência, quanto os custos e despesas também deverão subir.
Vantagens do orçamento empresarial base histórico
- Envolve menos pessoas no Planejamento Orçamentário e é um processo mais rápido;
- Traz aprendizados e experiências dos períodos anteriores, o que pode evitar grandes desvios no orçamento.
Desvantagens do orçamento empresarial base histórico
- Por não exigir um olhar atento às projeções de vendas, custos, despesas e investimentos, pode resultar em um planejamento inchado e descolado da realidade;
- Pode diminuir o engajamento dos gestores, uma vez que eles não são envolvidos ativamente no planejamento orçamentário.
Orçamento empresarial matricial
Como o próprio nome diz, orçamento empresarial matricial (ou Gerenciamento Matricial de Despesas, GMD) é aquele que cruza, numa matriz, eixos de receitas, despesas, custos e investimentos com as subdivisões da companhia (departamentos, centros de custos, unidades de negócios etc.).
Por exemplo:
| Treinamentos | Logística | Salários e Encargos | Comunicação | |
| Unidade de Negócio A | ||||
| Unidade de Negócio B | ||||
| Centro de Custo A | ||||
| Centro de Custo B |
Aqui, o importante é analisar o orçamento com base nos cruzamentos, e não nas subdivisões da empresa. Por isso, cada "coluna" tem uma pessoa responsável por acompanhar os números de perto e garantir que, independentemente das subdivisões, o orçamento daquele eixo está controlado.
Imagine um eixo de Treinamentos, por exemplo. O responsável por esse pacote de despesas é da área de Pessoas e seu papel é garantir que, independentemente do quanto está alocado para cada subdivisão da empresa, o orçamento total esteja controlado. Afinal, é de sua área que sai a verba para os treinamentos.
Caso um departamento gaste mais do que estava planejado, é papel dessa pessoa equilibrar o orçamento retirando verba de outro que não utilizou todo o dinheiro.
Vantagens do orçamento empresarial matricial
- O orçamento empresarial matricial faz com que gestores pensem com atenção sobre o orçamento de cada pacote para suas áreas, avaliando a real necessidade de recursos;
- O trabalho de planejamento orçamentário é descentralizado, gerando mais participação e engajamento dos times.
Desvantagens do orçamento empresarial matricial
- Pode gerar conflito na gestão orçamentária, uma vez que as subdivisões da empresa precisam estabelecer prioridades e defender seus escopos.
Orçamento empresarial colaborativo (Descentralizado)
O orçamento empresarial colaborativo, também conhecido como Orçamento Descentralizado ou Participativo, tem como objetivo descentralizar o planejamento orçamentário e envolver mais pessoas no processo de decisão.
Ou seja, em vez do orçamento ser definido pela diretoria e alta gerência, os gestores das áreas também colaboram ativamente no planejamento e acompanhamento dos custos, despesas, receitas….
Para que isso funcione bem, é importante ter uma cultura organizacional que incentive a colaboração e autonomia das pessoas.
Vantagens do orçamento empresarial colaborativo
As áreas têm mais autonomia para planejar suas metas orçamentárias e formas de atingi-las, gerando um sentimento maior de responsabilidade.
Desvantagens do orçamento empresarial colaborativo
- A empresa precisa ter um bom nível de maturidade e responsabilidade para que o processo funcione;
- Pode ser desafiador trabalhar de forma mais colaborativa sem as ferramentas necessárias.
Como escolher um orçamento empresarial ideal?
Não é fácil escolher um orçamento empresarial, dentre os diversos modelos de orçamento, o melhor para sua empresa. É preciso levar em consideração o tamanho do negócio, o segmento, a maturidade do negócio e, principalmente, seus objetivos.
Por isso, a melhor forma de fazer isso é contar com a ajuda de especialistas – um contador, por exemplo. Afinal, uma boa gestão orçamentária é essencial para a saúde da empresa.
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