Substituição tributária: o que é e como saber se ela se aplica ao seu negócio

Ter um negócio significa enfrentar desafios complexos. Além de garantir a lucratividade da empresa, o pagamento de funcionários e fornecedores e a gestão de vendas, é preciso dar atenção à parte burocrática. Micro e pequenas empresas que recolhem o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) precisam fazer a substituição tributária. Esse regime muda a responsabilidade do pagamento do tributo de um contribuinte para o outro.

O processo é muito importante para empreendedores, afinal, o erro no cálculo ou o enquadramento não adequado podem resultar em multas, complicações judiciais e até mesmo em prejuízo para o negócio.

Abaixo, entenda o que é substituição tributária, a quem ela se aplica e saiba como fazer.

O que é substituição tributária?

A substituição tributária é a forma como o ICMS é recolhido pelo governo. Com o processo de substituição tributária o valor do imposto não é alterado, o que muda é quem fica responsável pelo pagamento dele, passando a ser chamado de "ICMS substituição tributária" ou pela sigla ICMS-ST.

Quando ocorre a substituição tributária, a cobrança do imposto é feita antes, e não durante a venda do produto, como é de costume. Ou seja, todo o imposto que seria cobrado individualmente em cada uma das fases de venda e comercialização é recolhido de uma só vez.

Por exemplo: imagine que João tenha uma pequena fábrica que produz e comercializa mercadorias. Se ele aderir à substituição tributária, a cobrança do imposto vai acontecer quando a mercadoria sair pronta da indústria, e não quando ela for comercializada. Isso quer dizer que quem revende não precisa pagar tributo, mas sim quem produz, ou seja, a fábrica de João.

Entenda melhor o regime de substituição tributária e como calcular o ICMS aqui

Quem é quem na substituição tributária? Entenda o que é substituto tributário e substituído tributário

Quando se fala do regime de substituição tributária, existem dois tipos de participantes no processo: o substituto tributário e o substituído tributário.

Substituto tributário

É a parte responsável pela retenção e pagamento do imposto, é quem deve emitir o documento fiscal e registrar no livro de registro da empresa.

No momento em que a mercadoria for comercializada, a empresa seguinte da cadeia produtiva (ou comercial) terá a condição de substituída.

Substituído tributário

É a próxima empresa da cadeia, responsável pela mercadoria que será comercializada e que terá a condição de substituída. Ou seja, os substituídos tributários são todos os demais, as outras empresas envolvidas na cadeia de circulação da mercadoria e que não são responsáveis pelo pagamento do tributo.

O contribuinte substituído deve:

Emitir a nota fiscal sem que haja o destaque do valor do imposto;
Indicar no espaço de “Informações Complementares” qual foi o imposto recolhido por meio de substituição tributária, conforme o Regulamento do ICMS (RICMS).

Modelos de substituição tributária

Existem três formatos de substituição tributária: a substituição propriamente dita, substituição para frente e substituição para trás. Entenda cada uma delas a seguir:

Substituição propriamente dita

É quando há a substituição de um contribuinte por outro da mesma cadeia de negócio. Por exemplo: uma fábrica de tecidos que paga o tributo do fornecedor que faz a logística.

Substituição para frente

Aqui a cobrança de tributos acontece de forma antecipada, com cálculos realizados previamente. Vale observar que para fazer esses cálculos é preciso seguir os dados do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ);

Substituição para trás

É o oposto da substituição para frente. Isso quer dizer que a cobrança do ICMS devido é adiada. Essa prática, também chamada de "diferimento", joga o pagamento do imposto para o final da cadeia de circulação da mercadoria. Ou seja, o participante final da cadeia paga imposto por todas as operações praticadas.

Qual é a vantagem da substituição tributária?

Existem alguns produtos que são plurifásicos. Isso quer dizer que os tributos são cobrados diversas vezes durante a cadeia de circulação da mercadoria ou serviço, fazendo com que casos de sonegação fiscal sejam frequentes e prejudiquem o recolhimento correto de impostos pelo Fisco.

Ao aderir à substituição tributária, empresas ganham agilidade e transparência no processo de cobrança de impostos, que passa a acontecer em uma única fase. Ao reduzir a burocracia, elimina-se um pouco da complexibilidade do controle e da informalidade nos processos fiscais.

Para o governo também é vantajoso, já que, com o ganho de transparência e simplificação de etapas, a Receita consegue diminuir os casos de sonegação fiscal.

Em quais situações a substituição tributária é aplicada?

As regras da substituição tributária são constantemente atualizadas. Por isso, é preciso estar atento às mudanças e exigências publicadas pelo CONFAZ.

O regime de substituição tributária não pode ser aplicado a todos os casos. Assim como nem todos os itens industrializados comercializados no Brasil podem ter o recolhimento do ICMS feito de maneira antecipada.

No geral, a substituição tributária se aplica às operações internas e interestaduais. De acordo com a lista do CONFAZ, as seguintes mercadorias são passíveis de aplicação do ICMS-ST:

Autopeças;
Bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope;
Refrigerantes, águas e outras bebidas;
Cigarros e outros produtos derivados do fumo;
Cimentos;
Combustíveis e lubrificantes;
Energia elétrica;
Ferramentas;
Lâmpadas, reatores e starter;
Materiais de construção e semelhantes;
Materiais elétricos;
Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário;
Papeis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros;
Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha;
Produtos alimentícios;
Produtos de papelaria;
Produtos de perfumaria, de higiene pessoal e cosméticos;
Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos;
Rações para animais domésticos;
Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas;
Tintas e vernizes;
Veículos automotores;
Veículos de duas e três rodas motorizados;
Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta.

Como calcular a substituição tributária?

Na modalidade mais comum de substituição para frente, muitas dúvidas podem surgir sobre como calcular o valor do ICMS a ser recolhido de forma antecipada, sem conhecimento do valor final das demais etapas.

Para padronizar esses valores, a base do cálculo é definida por lei. Esse valor presumido é conhecido como "preço-varejo", e várias metodologias podem ser aplicadas para chegar a um resultado final. Essas diretrizes podem variar de acordo com a legislação vigente e o estado em questão.

No estado de São Paulo, por exemplo, as bases usadas são:

Valor tabelado: nessa modalidade, um preço fixo é definido por autoridade para uma mercadoria ou serviço específico, que servirá como base do ICMS-ST;
Valor sugerido: no valor sugerido, o preço para fins de cálculo de ICMS-ST vem como sugestão no produto, geralmente na embalagem. Por exemplo, em embalagens de cigarro ou produtos alimentícios industrializados;
Preço médio ponderado: o valor médio ponderado é definido pela Secretaria Estadual da Fazenda através de análise de levantamento de preços;
Margem de Valor Agregado (MVA) ou Índice de Valor Agregado (IVA): nessa modalidade, o preço do contribuinte substituto é acrescido de valores como frete, seguros, impostos e demais valores direcionados ao comprador. Feito isso, um valor percentual de MVA ou IVA é aplicado, conforme definido em lei estadual e com base nos preços de mercado atualizados.

Onde encontrar a lista de MVA ou IVA para cálculo do ICMS-ST?

Todas as atualizações e bases para cálculos são divulgadas em portaria pela Secretaria da Fazenda de cada estado. Para consultar informações específicas para sua empresa, basta seguir as orientações:

Acesse o site e clique na aba "Empresa";
Em seguida, clique em Legislação Tributária;
Depois em "ICMS";
Por último em "Base de Cálculo de Substituição Tributária". Feito isso, basta procurar por seu segmento e pelas últimas normas publicadas e vigentes.

Empresas que fazem parte do Simples Nacional devem pagar o ICMS substituição tributária?

Empresas optantes do Simples Nacional devem pagar o DAS, que já inclui os valores referentes ao ICMS – tributo dispensado às empresas enquadradas nesse regime de substituição tributária. Contudo, a substituição tributária acaba sendo uma exceção, pois abrange os tributos devidos por outros contribuintes ao longo da cadeia produtiva.

Ou seja, isso quer dizer que se a empresa é optante do Simples Nacional e atua como substituta em relação a um produto em que se aplica a substituição tributária, ela deve recolher esse tributo normalmente.

Isso acontece nos casos de empresas que são indústrias ou importadoras, por exemplo. Sendo assim, elas tornam-se responsáveis pelo ICMS das operações seguintes, como transporte e revenda.

Para empresas optantes do Simples Nacional e da substituição tributária, o ICMS não será especificado ou pago através do documento único de arrecadação (DAS). Isso quer dizer que o DAS deve ser pago normalmente e o ICMS das operações de substituição tributária devem ser pagos por uma guia específica à parte.

Vale ressaltar que para quem é microempreendedor individual (MEI), o pagamento de impostos é feito pelo Simei – uma versão ainda mais simplificada do Simples Nacional.

E, para facilitar a organização das contas, se você for cliente Nubank PJ é possível gerenciar e centralizar as obrigações fiscais da sua empresa em um único lugar: na Central de impostos MEI. Com ela, você emite e paga o imposto MEI de forma simples e rápida diretamente pelo aplicativo do Nubank – sem precisar acessar outros sites (como o do Governo) ou apps.

Também dá para emitir e pagar o imposto DAS MEI, pagar a guia DAS usando o saldo da conta ou o limite do cartão de crédito PJ (sujeito a aprovação), cadastrar a guia DAS MEI em débito automático e ficar livre de juros e multas por atraso, e mais.

O valor da alíquota de ICMS é o mesmo para qualquer estado?

Assim como as regras variam de estado para estado, o valor a ser recolhido também pode sofrer alterações. Por isso, ao realizar vendas interestaduais, é essencial verificar a legislação para saber se há a incidência do ICMS-ST e qual a base de cálculo a ser adotada.

Quais os dados necessários para fazer um cálculo correto de ICMS?

Estado de origem da comercialização;
Estado de destino da comercialização;
Nomenclatura comum do produto;
Tipo de estabelecimento;
Regime tributário;
Destino da mercadoria;
Valores de produto, frete, seguro, etc;
MVA ou IVA.

Como preencher o documento do ICMS?

A ficha de recolhimento do ICMS-ST deve ser preenchida de forma separada dos demais tributos. O documento dessa operação é chamado de GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).

Os requisitos e fichas específicas por estado também devem ser conferidos na Secretaria da Fazenda de cada região. Além disso, é possível fazer o preenchimento do documento via internet em alguns casos – confira no portal Sefaz de seu estado.

Qual o prazo limite para o recolhimento do ICMS?

Os prazos também dependerão do seu estado e das normas publicadas e vigentes. Em São Paulo, por exemplo, o tributo deve ser pago até o dia 20 do mês subsequente. Já no Rio de Janeiro, a data limite se estende para até dois meses após a venda para empresas que operam no Simples Nacional.

Para certificar-se de um bom planejamento tributário sem erros ou atrasos, não deixe de conferir a legislação específica para seu segmento e região.

Lembre-se de incluir os valores de ICMS no preço final de seus produtos para garantir bons retornos e um lucro satisfatório para o crescimento de sua empresa.