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Substituição tributária: o que é e como pagar?

Saber o que é substituição tributária é muito importante para empresas que recolhem o ICMS. Entenda.

O que é substituição tributária: uma colagem em tons de roxo e branco com o desenho de um cartão de crédito e presentes ao lado.

Se você já ouviu falar sobre substituição tributária e ficou se perguntando o que exatamente é isso – calma. O tema soa confuso, mas não é tão difícil de entender quanto parece.

O termo está relacionado ao recolhimento do ICMS e é muito importante para empreendedores – afinal, o erro no cálculo ou o enquadramento não adequado podem resultar em multas e complicações judiciais, ou até mesmo em prejuízo para o negócio. 

O que é substituição tributária?

Como o próprio nome sugere, a substituição tributária é um regime no qual apenas um contribuinte de toda uma cadeia é responsável pela arrecadação do ICMS (o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação), livrando outras empresas dessa pendência. 

Ou seja, todo o imposto que seria cobrado individualmente em cada uma das fases de venda e comercialização é recolhido de uma só vez.

Uma fabricante de roupas, por exemplo, pode ser a substituta tributária de lojas e distribuidoras das peças, que passam posteriormente por outros processos de venda.

O mesmo vale para fabricantes de bebidas, alimentos, eletrônicos, importados, entre outros. Ao ser responsável pelo recolhimento integral do ICMS, a fábrica desobriga a rede de distribuição de fazer um novo pagamento ao vender os produtos ou serviços para o consumidor final.

Qual o objetivo da substituição tributária?

Nessa modalidade de substituição tributária, o governo consegue facilitar e diminuir os pontos a serem fiscalizados. 

Além disso, em um dos tipos de substituição, é comum que o pagamento do imposto seja feito antes mesmo da venda ao consumidor final – ou seja, no início de toda a operação.

Concentrar o recolhimento em um grupo menor de empresas também ajuda a simplificar a burocracia ao longo da cadeia, diminuindo as possibilidades de sonegação de impostos.

Como benefício para quem é dono do negócio, a substituição tributária visa eliminar concorrências que não estejam em dia com suas obrigações, em informalidade ou praticando uma competição desleal.

Veja quais são os tipos de substituição tributária, quem é quem nesse modelo e quem pode ou não pode fazer parte do regime aqui.

Como calcular a substituição tributária?

Na modalidade mais comum de substituição para frente, muitas dúvidas podem surgir sobre como calcular o valor do ICMS a ser recolhido de forma antecipada, sem conhecimento do valor final das demais etapas. 

Para padronizar esses valores, a base do cálculo é definida por lei.

Esse valor presumido é conhecido como preço-varejo e várias metodologias podem ser aplicadas para chegar a um resultado final. Essas metodologias podem variar de acordo com a legislação vigente e o estado em questão.

No estado de São Paulo, por exemplo, algumas bases são usadas:

  • Valor tabelado: nessa modalidade, um preço fixo é definido por autoridade para uma mercadoria ou serviço específico, que servirá como base do ICMS-ST;
  • Valor sugerido: no valor sugerido, o preço para fins de cálculo de ICMS-ST vem como sugestão no produto, geralmente na embalagem. Por exemplo, em embalagens de cigarro ou produtos alimentícios industrializados;
  • Preço médio ponderado: o valor médio ponderado é definido pela Secretaria Estadual da Fazenda através de análise de levantamento de preços;
  • Margem de Valor Agregado (MVA) ou Índice de Valor Agregado (IVA): nessa modalidade, o preço do contribuinte substituto é acrescido de valores como frete, seguros, impostos e demais valores direcionados ao comprador. Feito isso, um valor percentual de MVA ou IVA é aplicado, conforme definido em lei estadual e com base nos preços de mercado atualizados.

Perguntas frequentes

1. Onde encontrar a lista de MVA ou IVA para cálculo do ICMS-ST?

Todas as atualizações e bases para cálculos são divulgadas em portaria pela Secretaria da Fazenda. Para consultar informações específicas para sua empresa, basta entrar no site e clicar na aba "Empresa".

Em seguida, clique em Legislação Tributária > ICMS > Base de Cálculo de Substituição Tributária. Feito isso, basta procurar por seu segmento e pelas últimas normas publicadas e vigentes.

2. Minha empresa faz parte do Simples Nacional. Devo pagar o ICMS substituição tributária?

Empresas optantes do Simples Nacional devem pagar o DAS, que já inclui os valores referentes ao ICMS – tributo dispensado às empresas enquadradas nesse regime de substituição tributária. Contudo, a substituição tributária acaba sendo uma exceção, pois abrange os tributos devidos por outros contribuintes ao longo da cadeia produtiva.

Ou seja, isso quer dizer que se a empresa é optante do Simples Nacional e atua como substituta em relação a um produto em que se aplique a substituição tributária, ela deve recolher esse tributo normalmente.

Isso acontece nos casos de empresas que são indústrias ou importadoras, por exemplo. Nestes casos, elas tornam-se responsáveis pelo ICMS das operações seguintes, como transporte e revenda.

Atenção: Para empresas optantes do Simples Nacional e da substituição tributária, o ICMS-ST não será especificada ou paga através do documento único de arrecadação (DAS). Isso quer dizer que o DAS deve ser pago normalmente e o ICMS das operações de substituição tributária devem ser pagos por uma guia específica a parte.

2. O valor da alíquota de ICMS-ST é o mesmo para qualquer estado?

Assim como as regras variam de estado para estado, o valor a ser recolhido também pode sofrer alterações. Por isso, ao realizar vendas interestaduais, é essencial verificar a legislação para saber se há a incidência do ICMA-ST e qual a base de cálculo a ser adotada.

3. Quais os dados necessários para fazer um cálculo correto de ICMS-ST?

  • Estado de origem da comercialização;
  • Estado de destino da comercialização;
  • Nomenclatura comum do produto;
  • Tipo de estabelecimento;
  • Regime tributário;
  • Destino da mercadoria;
  • Valores de produto, frete, seguro, etc;
  • MVA ou IVA.

4. Como preencher o documento do ICMS-ST?

A ficha de recolhimento do ICMS-ST deve ser feita de forma separada dos demais tributos. O documento dessa operação é chamado de GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).

Os requisitos e fichas específicas por estado também devem ser conferidos na Secretaria da Fazenda de cada região. Além disso, é possível fazer o preenchimento do documento via internet em alguns casos – confira no portal Sefaz de seu estado!

5. Qual o prazo limite para o recolhimento do ICMS-ST?

Os prazos também dependerão do seu estado e das normas publicadas e vigentes. Em São Paulo, o tributo deve ser pago no dia 20 do mês subsequente, no Rio de Janeiro a data limite se estende para até dois meses após a venda para empresas que operam no Simples Nacional.

Para se certificar de um bom planejamento tributário sem erros ou atrasos, não deixe de conferir a legislação específica para seu segmento e região. 

Não se esqueça de incluir os valores de ICMS-ST no preço final de seus produtos para garantir bons retornos e um lucro satisfatório para o crescimento de sua empresa!

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Este artigo faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais e peça sua conta PJ do Nubank.

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