Ter um negócio significa enfrentar, diariamente, desafios complexos. Além de garantir a lucratividade da empresa, o pagamento de funcionários e fornecedores, a gestão de vendas, é preciso dar muita atenção às obrigações tributárias e fiscais.
Falando na questão tributária, uma das possibilidades que micro e pequenas empresas que recolhem o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) têm é fazer a substituição tributária. Como o próprio nome já diz, esse regime muda a responsabilidade do pagamento do tributo de um contribuinte para o outro.
O processo é muito importante para empreendedores – afinal, o erro no cálculo ou o enquadramento não adequado podem resultar em multas e complicações judiciais, ou até mesmo em prejuízo para o negócio.
Se você quer entender o que é esse regime tributário, a quem ele se aplica e como fazer, continue a leitura.
O que é substituição tributária?
A substituição tributária é a forma como o ICMS é recolhido pelo governo. Com o processo de substituição tributária não muda o valor do imposto, mas quem é o responsável pelo pagamento dele, passando a ser chamado de ICMS substituição tributária ou ICMS-ST.
Quando ocorre a substituição tributária, a cobrança do imposto é feita antes, e não durante a venda do produto, como é de praxe. Ou seja, todo o imposto que seria cobrado individualmente em cada uma das fases de venda e comercialização é recolhido de uma só vez.
Exemplo: imagine que João tenha uma pequena fábrica que produz e comercializa mercadorias. Se ele aderir à substituição tributária, a cobrança do imposto vai acontecer quando a mercadoria sair pronta da indústria, e não quando ela for comercializada. Assim, a cobrança nas indústrias, nos centros de distribuição ou nas importadoras. Isso quer dizer que quem revende não precisa pagar tributo, mas sim quem produz, ou seja, a fábrica de João.
Entenda melhor o regime de substituição tributária e como calcular o ICMS aqui
Quem é quem na substituição tributária?
Quando se fala do regime de substituição tributária, existem dois tipos de participantes no processo: o substituto tributário e o substituído tributário.
Substituto tributário
É a parte responsável pela retenção e pagamento do imposto, quem deve emitir o documento fiscal e registrar no livro de registro da empresa.
Substituído tributário
É a próxima empresa da cadeia, a responsável pela mercadoria que será comercializada terá a condição de substituída. Ou seja, os substituídos tributários são todos os demais, as outras empresas envolvidas na cadeia de circulação da mercadoria e que não são responsáveis pelo pagamento do tributo.
Modelos de substituição tributária
Existem três formatos de substituição tributária: a substituição propriamente dita, substituição para frente e substituição para trás. Entenda cada uma delas a seguir:
- Substituição propriamente dita: é quando há a substituição de um contribuinte por outro da mesma cadeia de negócio. Por exemplo: uma fábrica de tecidos que paga o tributo do fornecedor que faz a logística.
- Substituição para frente: quando a cobrança de tributos acontece de forma antecipada, com cálculos realizados previamente. Vale observar que para fazer esses cálculos é preciso seguir os dados do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ);
- Substituição para trás: é o oposto da substituição para frente. Isso quer dizer que a cobrança do ICMS devido é adiada. Essa prática, também chamada de "diferimento", joga o pagamento do imposto para o final da cadeia de circulação da mercadoria. Ou seja, o participante final da cadeia paga imposto por todas as operações praticadas.
Qual é a vantagem da substituição tributária?
Existem alguns produtos que são plurifásicos. Isso quer dizer que os tributos são cobrados diversas vezes durante a cadeia de circulação da mercadoria ou serviço. Isso faz com que casos de sonegação fiscal sejam frequentes e prejudiquem o recolhimento de impostos correto pelo Fisco.
Ao aderir à substituição tributária, empresas ganham agilidade e transparência no processo de cobrança de impostos, que passa a acontecer em uma única fase. Ao reduzir a burocracia, isso diminui a complexibilidade do controle e a informalidade nos processos fiscais.
Do lado do governo também é vantajoso, já que com o ganho de transparência e simplificação de etapas, a Receita consegue diminuir os casos de sonegação fiscal.
Quando se aplica a substituição tributária?
As regras da substituição tributária são constantemente atualizadas. Por isso, é preciso estar atento às mudanças e exigências publicadas pelo CONFAZ.
O regime de substituição tributária não pode ser aplicado a todos os casos. Assim como nem todos os itens industrializados comercializados no Brasil podem ter o recolhimento do ICMS feito de maneira antecipada.
No geral, a substituição tributária se aplica às operações internas e interestaduais. As atualizações foram feitas até o ano de 2020.
De acordo com a lista do CONFAZ, as seguintes mercadorias são passíveis ou não aplicação do ICMS-ST.
Casos em que se aplica a substituição tributária
O regime pode ser aplicado aos seguintes casos:
- Autopeças
- Bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope
- Refrigerantes, águas e outras bebidas
- Cigarros e outros produtos derivados do fumo
- Cimentos
- Combustíveis e lubrificantes
- Energia elétrica
- Ferramentas
- Lâmpadas, reatores e starter
- Materiais de construção e congêneres
- Materiais elétricos
- Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário
- Papéis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros
- Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha
- Produtos alimentícios
- Produtos de papelaria
- Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos
- Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos
- Rações para animais domésticos
- Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas
- Tintas e vernizes
- Veículos automotores
- Veículos de duas e três rodas motorizados
- Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta.
Casos em que não se aplica a substituição tributária
O regime não pode ser aplicado aos seguintes casos:
- Para comercialização de mercadorias para substituição de um mesmo produto;
- Transferências para outro estabelecimento do mesmo contribuinte substituído – exceto para varejistas;
- Operações em que a mercadoria seja destinada para uso em processos industriais.
Veja aqui tudo sobre como calcular o ICMS na substituição tributária e como pagar
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