Quem tem uma microempresa precisa cumprir com algumas obrigações burocráticas e, uma delas, é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis), um documento que informa à Receita os dados sociais e fiscais de negócios vinculados ao Simples Nacional.

A seguir, entenda o que é a Defis, por que esse documento é necessário e como fazer essa declaração.

Importante: o texto abaixo é uma forma de te ajudar na sua busca por informações. Se você tem uma empresa, mesmo que no modelo de MEI, em caso de dúvidas procure um contador ou profissional qualificado para auxiliar na sua declaração.

O que é a Defis?

A Defis é a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). O objetivo dela é informar para a Receita Federal os dados sociais, econômicos e fiscais da sua empresa, bem como a situação de tributos e impostos recolhidos no ano de apuração.

Na prática, ao preencher a Defis, a pessoa empreendedora está prestando contas do negócio à Receita Federal dos ganhos aos tributos pagos.

A Defis é uma declaração obrigatória e precisa ser preenchida todos os anos, com os dados do ano anterior. De maneira geral, a data de entrega da Defis vai até o final de março.

Quem precisa preencher e entregar a Defis?

Precisam preencher e declarar a Defis todas as empresas optantes pelo Simples Nacional que não se enquadrem na categoria MEI, como:

Microempresas (ME);
Empresa de Pequeno Porte (EPP);
Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELLI) enquadrada no Simples como ME ou EPP;
Empresas do Simples Nacional inativas. Ou seja, que não tiveram faturamento no ano de exercício.

A Defis é apenas uma das obrigações das pessoas que têm negócios de micro e pequeno porte. Sendo assim, ter ferramentas que ajudem na organização das finanças da empresa é essencial para que quem empreende coloque e energia naquilo que faz as vendas crescerem. Foi por isso que o Nubank criou a Conta PJ. Com ela, micro e pequenos empreendedores têm ferramentas que ajudam na gestão das contas, pagamentos e recebimentos.

Conheça a Conta PJ do Nubank

Para que serve a Defis?

A Defis serve para informar à Receita Federal como a sua empresa está em relação a:

Ganhos de capital;
Quantidade de colaboradores no início e no fim do período coberto pela declaração;
Lucro contábil;
Identificação e rendimento dos sócios;
Saldo em caixa na conta da empresa no período definido para a declaração;
Total de despesas no período;
Mudança de endereço do estabelecimento;
Tributos recolhidos.

Qual a diferença entre a Defis e a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)?

A Defis e a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) são declarações diferentes. A declaração da pessoa jurídica precisa ser preenchida e enviada por toda a empresa que segue o regime tributário do Lucro Presumido ou Lucro Real.

O objetivo da declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica é informar à Receita Federal sobre a evolução do negócio para que o órgão avalie se a sua empresa recolheu os tributos proporcionais a essa evolução. Ou seja, dependendo do caso, a empresa precisará pagar o Imposto de Renda devido depois do envio da declaração e esse recolhimento é feito via Darf.

Já a Defis é direcionada aos negócios que pertencem ao Simples Nacional e é uma espécie de versão simplificada do IRPJ. Contudo, diferentemente da declaração do Imposto de Renda, não há possibilidade de pagamento de tributos depois do envio da Defis. Isso acontece porque as empresas optantes pelo Simples Nacional pagam os impostos devidos todos os meses, via DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Como preencher e enviar a Defis?

Para preencher e enviar a Defis, a pessoa empreendedora ou a pessoa contadora da empresa precisa preencher todas as informações no Programa Gerador de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D).

Saiba, a seguir, como acessar o programa e preencher a Defis:

Acesse o site do Simples Nacional e clique em “Simples Nacional”;
Em seguida, faça o seu login;
Depois de entrar no sistema, selecione PGDAS-D e Defis;
Escolha a opção "Regime de Apuração", e depois selecione "Optar";
Informe o ano base e preencha todos os dados pedidos e envie o documento.

O próprio empreendedor pode preencher a Defis?

Sim, mas não é o indicado. O preenchimento da Defis é relativamente simples, mas é essencial que todos os dados estejam corretos para evitar possíveis multas ou problemas com a Receita.

Sendo assim, levando em consideração que todos os tipos de empresas, com exceção do MEI, precisam de assessoria contábil, o ideal é que o seu contador seja o responsável por essa tarefa.

Até quando é necessário preencher a Defis?

O prazo para entregar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) é o último dia do mês de março de cada ano e os dados precisam ser referentes ao ano-calendário anterior. Ou seja, a prestação de contas de 2024 precisa ser feita até o dia 31 de março de 2025.

Nos casos de incorporação, transformação, cisão ou extinção da empresa, ocorrida nos primeiros 3 (três meses) do ano-calendário, o empresário deve entregar a Defis até o último dia do mês de junho. Caso a incorporação, transformação, cisão ou extinção do negócio tenha ocorrido em outros períodos do ano, a entrega da Defis deve ser feita até o último dia do mês seguinte a esses fatos.

O que acontece se a empresa não entregar a Defis?

Caso a empresa não entregue a Defis no prazo, é possível que o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) não seja liberado para a apuração mensal. Na prática, a pessoa empreendedora deixará de cumprir com suas obrigações fiscais.

Não existe uma multa pelo atraso na entrega da Defis ou pela não entrega. Contudo, a pessoa empreendedora que regularizar a Defis tardiamente terá de arcar com multa e juros pelo atraso do pagamento do DAS mensal, assim que ele for liberado.

Sem a regularização do DAS, a empresa pode ficar impedida de, por exemplo, emitir nota fiscal – o que pode gerar prejuízos e até parar o empreendimento. Além disso, o negócio pode ser inscrito na dívida ativa da Receita e, com o tempo, perder o CNPJ.

Quer conhecer mais conteúdos sobre empreender? Acesse o blog do Nubank e fique por dentro de tudo o que acontece nesse universo.

Atenção: o texto acima é uma forma de ajudar na sua busca por informações. Em caso de dúvidas, procure um contador ou profissional qualificado para auxiliar na sua declaração.