Quem tem uma microempresa precisa cumprir com algumas obrigações burocráticas e, uma delas, é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis), um documento que informa à Receita os dados sociais e fiscais de negócios vinculados ao Simples Nacional. A seguir, entenda o que é a Defis, por que esse documento é necessário e como fazer essa declaração.

Importante: o texto abaixo é uma forma de ajudar na sua busca por informações. Se você tem uma empresa, em caso de dúvidas procure um contador ou profissional qualificado para auxiliar na sua declaração.

O que é Defis?

Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma declaração anual usada para informar à Receita Federal os dados sociais, econômicos e fiscais da sua empresa, bem como a situação de tributos e impostos recolhidos no ano de apuração.

A Defis substituiu a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). Na prática, ao preencher essa declaração, a pessoa empreendedora está prestando contas do negócio à Receita Federal dos ganhos aos tributos pagos.

A Defis é obrigatória e precisa ser preenchida todos os anos, com os dados do ano anterior. De maneira geral, a data de entrega vai até o dia 31 de março de 2026.

Quem precisa preencher e entregar a Defis?

Precisam preencher e declarar a Defis todas as empresas que estiveram no Simples Nacional em qualquer período de 2025, e que não se enquadrem na categoria de Microempreendedores Individuais (MEIs). Entre elas estão:

Microempresas (ME);
Empresa de Pequeno Porte (EPP);
Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELLI) enquadrada no Simples como ME ou EPP;
Empresas do Simples Nacional inativas. Ou seja, que não tiveram faturamento no ano de exercício.

A obrigação existe mesmo que a empresa não tenha tido faturamento ou tenha permanecido inativa durante o ano. Se o CNPJ esteve enquadrado no Simples Nacional em algum momento de 2025, a entrega da declaração é obrigatória.

Vale destacar que a Defis é apenas uma das obrigações das pessoas que têm negócios de micro e pequeno porte. Sendo assim, ter ferramentas que ajudem na organização das finanças da empresa é essencial para que quem empreende coloque e energia naquilo que faz as vendas crescerem.

A conta Nu Empresas, por exemplo, têm ferramentas que ajudam os empreendedores na gestão das contas, pagamentos e recebimentos.

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Para que serve a Defis?

A Defis serve para informar à Receita Federal como a sua empresa está em relação a:

Ganhos de capital;
Quantidade de colaboradores no início e no fim do período coberto pela declaração;
Lucro contábil;
Identificação e rendimento dos sócios;
Saldo em caixa na conta da empresa no período definido para a declaração;
Total de despesas no período;
Mudança de endereço do estabelecimento;
Tributos recolhidos.

Qual a diferença entre a Defis e IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica)?

A Defis e a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) são declarações diferentes. A declaração da pessoa jurídica precisa ser preenchida e enviada por toda a empresa que segue o regime tributário do Lucro Presumido ou Lucro Real.

O objetivo da declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica é informar à Receita Federal sobre a evolução do negócio para que o órgão avalie se a sua empresa recolheu os tributos proporcionais a essa evolução. Ou seja, dependendo do caso, a empresa precisará pagar o Imposto de Renda devido depois do envio da declaração, e esse recolhimento é feito via Darf.

Já a Defis é direcionada aos negócios que pertencem ao Simples Nacional e é uma espécie de versão simplificada do IRPJ. Contudo, diferentemente da declaração do Imposto de Renda, não há possibilidade de pagamento de tributos depois do envio da Defis.

Isso acontece porque as empresas optantes pelo Simples Nacional pagam os impostos devidos todos os meses, via DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Como preencher e enviar a Defis?

Para preencher e enviar a Defis, a pessoa empreendedora ou a pessoa contadora da empresa precisa preencher todas as informações no Programa Gerador de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D).

Saiba, a seguir, como acessar o programa e preencher a Defis:

Acesse o site do Simples Nacional e clique em “Simples Nacional”;
Em seguida, faça o seu login;
Depois de entrar no sistema, selecione PGDAS-D e Defis;
Escolha a opção "Regime de Apuração", e depois selecione "Optar";
Informe o ano base e preencha todos os dados pedidos e envie o documento.

O próprio empreendedor pode preencher a Defis?

Sendo assim, levando em consideração que todos os tipos de empresas, com exceção do MEI, precisam de assessoria contábil, o ideal é que o seu contador seja o responsável por essa tarefa.

Para facilitar esse processo, clientes da conta Nu Empresas podem gerar extrato OFX e PDF direto no app ou pelo computador. Você não tem tempo a perder e a gente sabe disso, por isso essa funcionalidade facilita o envio das informações ao contador e a importação em sistemas de contabilidade, melhorando a experiência com a gestão de negócios.

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Até quando é necessário preencher a Defis?

O prazo para entregar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) é o último dia do mês de março de cada ano e os dados precisam ser referentes ao ano-calendário anterior. Ou seja, a prestação de contas de 2025 precisaria ser feita até o dia 31 de março de 2026.

Nos casos de incorporação, transformação, cisão ou extinção da empresa, ocorrida nos primeiros três meses do ano-calendário, o empresário deve entregar a Defis até o último dia do mês de junho. Se a empresa realizar incorporação, transformação, cisão ou extinção em outros períodos do ano, ela deve entregar a Defis até o último dia do mês seguinte à ocorrência desses fatos.

O que acontece se a empresa não entregar a Defis?

Se a empresa não entregar a Defis no prazo, a Receita pode bloquear a liberação do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) para a apuração mensal. Na prática, isso impede que a pessoa empreendedora cumpra corretamente suas obrigações fiscais.

Além disso, a legislação prevê multa para atraso, omissão ou incorreção na entrega da declaração. A microempresa ou empresa de pequeno porte (que deixar de apresentar a Defis, entregá-la fora do prazo ou com informações incorretas ou omitidas está sujeita a:

Multa de 2% ao mês-calendário ou fração, calculada sobre o montante dos tributos informados na Defis, ainda que já tenham sido totalmente pagos, no caso de atraso ou falta de entrega;
Multa de R$ 100 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

A multa mínima por atraso é de R$ 200, conforme previsto na Lei Complementar 123/2006.

Sem a regularização da declaração e do DAS, a empresa pode enfrentar outras consequências, como dificuldades para emitir nota fiscal, inscrição em dívida ativa da Receita e, em situações mais graves, até a perda do CNPJ.

Atenção: o texto acima é uma forma de ajudar na sua busca por informações. Em caso de dúvidas, procure um contador ou profissional qualificado para auxiliar na sua declaração.