Final de ano costuma ser aquele momento de nostalgia. De olhar para trás e pensar em tudo o que a gente fez – ou deixou de fazer. De aproveitar o começo de mais um ciclo para fazer uma retrospectiva do que está acabando. De lembrar de tudo o que passou… E, geralmente, parar a reflexão por aí.
Mas como dar um passo além? Como usar esse marco para realmente analisar tudo o que aconteceu, reconhecer o que foi bom – e o que precisa melhorar – e criar um plano para o ano seguinte ser ainda melhor?
A metodologia Ágil pode te ajudar a responder essas perguntas.
Metodologia Ágil e retrospectivas?
Aqui no Nu, nos inspiramos nas metodologias ágeis para organizar nossos times e nossa forma de trabalhar.
Basicamente, metodologias (ou métodos) ágeis são uma forma alternativa à gestão de projetos tradicional. Elas nasceram pensadas para o desenvolvimento de software, mas podem ser adaptadas de diversas formas para outros tipos de projeto.
Entenda como o Nubank usa metodologia ágil para ser mais eficiente
Um dos rituais dos nossos times são as retrospectivas (ou retros): "um momento de parar, olhar para trás, aprender e se adaptar", segundo Lina Horiguchi, Gerente de Produtos no Nubank e facilitadora de retros.
"As retrospectivas têm dois objetivos", diz Lina. "Reconhecer aquilo que está dando certo, porque é importante identificar os pontos fortes e falar sobre o que está funcionando, e identificar os pontos que não estão funcionando muito bem e criar um plano de ação para eles", explica.
Abaixo, veja como utilizar as técnicas de uma retrospectiva ágil para fazer uma análise realmente efetiva do seu ano.
1- Prepare-se
Esteja presente
Lina gosta de começar as retrospectivas com uma dinâmica: todos os participantes devem escrever, em post its, como estão se sentindo, qual seu humor e outros sentimentos que expressem como eles estão no momento.
"Essa é uma forma de garantir que todo mundo esteja presente na discussão", conta. "Inconscientemente, as pessoas são preparadas para participar e serem ativas na conversa", complementa.
Essa dinâmica também é importante para quem vai fazer uma retro pessoal. Afinal, é preciso estar realmente presente para tirar o máximo proveito desse momento.
Comece reconhecendo que você fez o melhor que podia
Existem duas regras básicas para qualquer retrospectiva, explica Lina, Gerente de Produtos no Nubank e facilitadora de retros:
- Reconhecer que todo mundo fez o melhor que podia, com as informações que tinha;
- Focar no que está no campo de ação do time.
Parecem regras simples, mas elas são essenciais para uma retro efetiva.
A primeira diz respeito a não julgar e não culpar o outro – ou, no caso de uma retrospectiva pessoal, a si mesmo. Afinal, é comum as pessoas serem mais duras consigo mesmas – o que acaba gerando um sentimento de culpa desnecessário.
Neste momento de retrospectiva, é importante cultivar um senso de abertura e compaixão. É isso que dará espaço para que assuntos difíceis sejam abordados.
"É comum as pessoas serem mais empáticas e compassivas com o outro e cobrarem mais de si mesmas", diz Lina. "Uma forma de lidar com isso é olhar para o eu do passado como se fosse outra pessoa, criando um certo distanciamento", sugere.
Já a segunda regra se refere a colocar atenção apenas nas questões sobre as quais se podia fazer algo a respeito – e não em fatores externos independentes.
Isso significa que, ao fazer uma retrospectiva pessoal, é importante focar no que estava dentro de sua esfera de atuação. Você poderia fazer algo para mudar certa situação? Se sim, inclua ela na sua retro. Se não, respire fundo e deixe para lá.
Seja responsável
Numa retrospectiva, os participantes podem se encontrar em um de seis estados de responsabilidade:
- Responsabilidade: responde pelas próprias ações;
- Obrigação: delega a responsabilidade para o outro;
- Sentir culpa: acredita que prejudicou alguém;
- Justificar: defende as próprias ações;
- Culpar: acredita que foi prejudicado por alguém;
- Negação: nega que exista um problema.
De acordo com Lina, o melhor estado é o de responsabilidade: "Quando uma pessoa se coloca nesse lugar, ela pode tomar uma ação", explica. "Em todos os outros estados, ela se põe como vítima da situação e não tem muito para onde ir."
Numa retrospectiva pessoal, assumir responsabilidade é essencial para conseguir olhar para os fatos, entender o que poderia ter sido feito diferente e encontrar uma forma de agir sobre esse assunto.
2- Liste o que foi bom e que deve continuar e o que precisa melhorar
Com as regras estabelecidas, o próximo passo é analisar o ano que passou a partir de três perguntas:
- O que foi bom e devo continuar fazendo?
- O que eu devo começar a fazer?
- O que devo parar de fazer?
Comece pela primeira pergunta e se dê um tempo para pensar e responder. Uma boa sugestão é colocar 10 minutos para cada uma.
Lina sugere escrever uma afirmação por post it. Por exemplo: "recebi uma promoção no trabalho" em um, "comecei um projeto pessoal" em outro.
Depois de escrever tudo relacionado a determinada pergunta, agrupe os post its por assuntos: trabalho, projeto pessoal, saúde, finanças, família ou o que mais aparecer.
Essa é uma forma de visualizar as respostas com mais facilidade e entender que assunto apareceu mais – um sinal de que, talvez, seja importante dar mais atenção a essa área.
Neste momento, é essencial celebrar tudo o que foi feito de bom – e olhar para o que deve melhorar como uma oportunidade de evolução.
3- Monte um plano de ação objetivo
Depois de listar tudo o que aconteceu, fica mais fácil montar um plano de ação para cada área escolhida como prioridade.
"Um bom plano de ação deve ser objetivo e dizer o que será feito, quando e quem é responsável por cada ato", ensina Lina. "Além disso, é essencial que a pessoa tenha autonomia para agir, responsabilidade para tomar ações e clareza sobre o que será feito e até quando", completa.
"Mas não é preciso esperar o ano acabar para fazer uma nova retro", sugere Lina. "Em times ágeis, esse ritual é feito regularmente ao longo do ano para garantir uma revisão constante do trabalho."
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