Como emitir nota fiscal de serviço: guia para não errar

Emitir nota fiscal é obrigatório para todas as empresas que atuam com prestação de serviços e estão formalizadas, inclusive aquelas cadastradas no regime do Simples Nacional. Mas o processo pode gerar dúvidas, especialmente para quem está começando. Confira, a seguir, como emitir nota fiscal de serviço sem errar.

O que você precisa antes de emitir sua nota fiscal de serviço?

Antes de emitir nota fiscal de serviço, é importante cumprir algumas etapas. Elas vão garantir que a sua empresa estará regularizada e que todas as informações serão preenchidas corretamente.

Saiba abaixo o que é necessário para emitir nota fiscal de serviço.

1. Estar com o CNPJ ativo e regularizado

Ter um CNPJ é a única maneira de formalizar um negócio (ou outro tipo de organização) e comprovar que a empresa é real perante o governo, clientes e fornecedores. Ao abrir um CNPJ, você recebe um número de registro que possibilita:

Emitir nota fiscal;
Contratar fornecedores;
Realizar empréstimos ou financiamentos para a sua empresa;
Participar de licitações do governo;
Contratar funcionários no regime CLT;
Fazer compras técnicas e de grande escala com desconto;
Abrir uma conta jurídica, como por exemplo a conta Nu Empresas.

Clique aqui e saiba como abrir um CNPJ

2. Ter inscrição municipal

Para começar a emitir nota fiscal de serviço, é necessário conferir na prefeitura do município onde a sua empresa atua quais são os procedimentos necessários no caso do seu negócio. Vale destacar que o processo de credenciamento varia de cidade para cidade.

Ao fazer esse registro, a sua empresa ganha um número de inscrição, que por sua vez será usado para emitir a nota fiscal.

3. Ter um certificado digital válido

O certificado digital é obrigatório para empresas de todos os tamanhos. Ele garante a autenticidade da nota fiscal e sua validade jurídica. De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal, esse certificado funciona como uma identidade digital da empresa e é essencial para assinar as notas eletrônicas.

Para obter um certificado digital, você precisa escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), empresa autorizada a emitir certificados digitais.

Cheque os custos, formas de pagamento e compatibilidade com seu sistema de emissão de nota fiscal e solicite o seu certificado digital. Os tipos mais comuns, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, são o A1 (com validade de um ano, armazenado no computador) e o A3 (com validade de até cinco anos, armazenado em cartão ou token criptográfico).

Agende um dia e horário para fazer a validação presencial dos dados. Esse processo é feito na Autoridade de Registro indicada pela AC escolhida. Depois da verificação dos documentos, o certificado digital estará pronto para uso.

4. Escolher um sistema emissor de nota fiscal

Para emitir a nota fiscal também é necessário um sistema emissor. Em outras palavras, uma ferramenta digital que permite gerar, preencher, assinar e enviar notas fiscais. Ele pode ser próprio ou contratado.

Clientes da conta Nu Empresas que são Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP), enquadradas no Simples Nacional, podem emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) diretamente pelo computador por apenas R$ 0,10 (dez centavos) cada nota.

O Nu Empresas oferece esse serviço em parceria com a Webmania, uma empresa especializada em soluções fiscais integradas, para assegurar a emissão de documentos de forma prática para os clientes PJ.

Saiba mais sobre a conta Nu Empresas

Como configurar corretamente o seu emissor de nota fiscal?

Configurar o sistema corretamente é fundamental para evitar erros na hora de emitir nota fiscal de serviço. Esse processo envolve preencher algumas informações importantes, como os dados da sua empresa e a inscrição municipal. Por isso, faça tudo com bastante atenção para evitar erros e, se precisar, peça ajuda ao seu contador.

Dados que você vai precisar preencher para configurar o sistema emissor

CNPJ;
Razão social;
Endereço completo;
Regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real etc);
CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas);
Inscrição municipal para prestadores de serviço.

Atenção à inscrição municipal

Na hora de configurar o sistema emissor de nota fiscal, muitos empreendedores confundem o número da inscrição municipal com o CNPJ, mas esse erro acaba invalidando o processo de configuração.

O CNPJ é o número de registro que a Receita Federal utiliza para identificar empresas e organizações no Brasil. Ele funciona como o "CPF da empresa" e tem abrangência nacional.

Já a inscrição municipal é um número de registro obrigatório para empresas que prestam serviços, e é vinculado à prefeitura do município em que o negócio atua. Somente com a inscrição municipal é que os prestadores de serviço podem recolher o Imposto Sobre Serviços (ISS).

O CNPJ tem 14 dígitos, que seguem o modelo XX.XXX.XXX/0001-XX. Já a inscrição municipal pode ter de cinco a 11 dígitos.

Como consultar sua inscrição municipal?

É possível consultar a inscrição municipal da sua empresa de algumas maneiras:

No site da prefeitura, usando a função de consulta por CNPJ ou razão social;
Diretamente na prefeitura do seu município, caso prefira atendimento presencial;
No seu alvará de funcionamento;
No carnê do IPTU;
Com o apoio do seu contador, que pode acessar ou recuperar esse dado para você.

Como preencher o próximo número do RPS?

Cada nota fiscal emitida tem um número, que precisa seguir uma ordem cronológica. No caso das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), o número sequencial é chamado de Recibo Provisório de Serviços (RPS).

Na configuração de um novo sistema emissor, o campo “Número do próximo RPS” é obrigatório. Se você já emitiu notas fiscais por outro sistema, com seu contador ou pela prefeitura, é necessário preenchê-lo.

Para preencher esse campo corretamente, verifique qual foi o último número do RPS emitido na plataforma anterior. Cheque também se o novo sistema permite reiniciar a sequência ou deve seguir a anterior. E se você não tem esse histórico, peça ajuda para o seu contador.

Na imagem abaixo, por exemplo, o número do RPS é 54321. Nesse caso, na nova plataforma de emissão de notas, você precisaria preencher o campo com o próximo número da sequência, ou seja, 54322.

Se você configurar o sistema com um número errado, por exemplo repetir um número anterior ou pular um número já usado, o sistema emissor pode rejeitar a nota, e a prefeitura pode entender que houve tentativa de fraude ou erro fiscal, o que pode gerar notificações ou multas.

Como emitir nota fiscal de serviço na prática?

O processo para emitir uma nota fiscal na prática depende do sistema emissor que você usar. Mas, no geral, algumas informações sempre precisam ser preenchidas. Saiba a seguir quais são elas.

O que precisa ter na nota fiscal de serviço?

Dados da sua empresa:

Nome da empresa (razão social);
CNPJ;
Inscrição municipal;
Endereço completo.

Dados do cliente:

Nome ou razão social;
CPF ou CNPJ;
Endereço (algumas prefeituras pedem).

Sobre a nota:

Número e série da nota;
Data de emissão;
Código do serviço (varia de acordo com a prefeitura e com a atividade);
Descrição do serviço que você prestou;
Valor total do serviço;
Alíquota e valor do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Outras informações (dependem do município):

Forma de pagamento;
Tipo de operação;
Regime tributário da empresa.

Importante: nem toda prefeitura libera a emissão de nota fiscal automaticamente. Em muitos casos, é preciso fazer um cadastro prévio no sistema da cidade. Algumas prefeituras facilitam esse processo e permitem que tudo seja feito online. Já outras, como Maceió (AL), ainda pedem que o cadastro seja feito presencialmente, levando seus documentos até o atendimento da prefeitura para conseguir acesso ao sistema de emissão.

Como emitir nota fiscal de serviços com o Nu Empresas?

Se você usa o Nu Empresas para emitir as suas notas fiscais de serviço, o processo é simples e intuitivo. Saiba quais são as etapas.

Acesse a página do Nu Empresas na web;
Insira o seu CPF e verifique a notificação enviada na tela inicial do app do Nubank;
Depois de abrir a notificação, é só ler o QR Code na tela do seu navegador;
Confirme com a senha de 4 dígitos usada para confirmar compras e transações;
Clique em "Notas Fiscais";
Na primeira emissão será necessário configurar as informações de sua empresa, como endereço, inscrição municipal, tipo de empresa, credenciais, etc. Vale lembrar que essa configuração só precisa ser feita uma vez e você pode pedir ajuda ao seu contador para realizar esse processo;
Em seguida, clique em "Emitir a primeira nota fiscal";
Identifique o cliente para quem irá emitir a NF (se é uma pessoa física ou jurídica);
Preencha as informações do cliente;
Preencha o serviço prestado (a descrição é opcional);
O campo "Quero incluir dados para pagamento" não é obrigatório. Para digitar as informações, basta selecionar a opção e escrever as informações;
Informe o valor a ser cobrado pelo serviço e a alíquota de ISS (incluir a data é opcional);
Revise os dados fornecidos;
Clique em "Confirmar e emitir".

Usando o serviço de notas fiscais do Nu Empresas, suas notas ficam armazenadas por cinco anos, mesmo após cancelamento do plano.

Em caso de dúvida quanto à alíquota de Imposto Sobre Serviços (ISS) ou código do serviço prestado, consulte seu contador.

Cuidados após emitir a nota fiscal

As notas fiscais precisam ser guardadas pelo prazo mínimo de 5 anos – contados a partir da data de emissão. Isso é importante porque, com elas, é possível comprovar receitas, deduções e movimentações fiscais, além de confirmar que todos os impostos foram pagos caso a Receita Federal faça algum questionamento.

Para a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), é necessário guardar o PDF e o link ou código de autenticação.

Quer entender melhor o que é nota fiscal e os tipos que existem? Clique aqui

Errei na emissão: como cancelar?

Caso você tenha cometido algum erro, ou o serviço/transação tenha sido cancelado, é possível cancelar a nota fiscal.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço?

Nessa categoria, qualquer tipo de nota já emitida pode ser cancelada. O processo tem pequenas diferenças de prefeitura para prefeitura, mas basicamente você precisa:

Localizar o número da nota fiscal que você deseja cancelar no sistema, buscando diretamente por ele ou procurando pelo mês de emissão;
Clicar na opção semelhante a: "Cancelar NFS-e" e seguir o fluxo determinado no sistema.

Algumas prefeituras, como a de Maceió (AL), ainda pedem que o processo de cancelamento seja feito presencialmente.

Dúvidas comuns na emissão de nota fiscal

Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?

Não. De acordo com o portal Empresas e Negócios, do governo federal, todas as empresas precisam de certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Apenas os Microempreendedores Individuais (MEIs) que ainda não fizeram o credenciamento para usar a NF-e podem emitir notas avulsas direto no site da Sefaz, usando apenas login e senha.

Qual a diferença entre NFS e NFC?

A NFS é emitida diretamente para o consumidor final. Porém, em vez de um produto transacionado, trata-se de um serviço. Ela pode ser uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) ou analógica (NFS) e deve ser emitida independentemente do tamanho do negócio.

Já a NFC também é emitida diretamente para o consumidor final, por empresas que vendem produtos (mercadorias). Esse tipo de nota pode ser eletrônica (NFC-e) ou preenchida de forma manual.

Saiba mais sobre as vantagens da NF-e aqui

MEI precisa emitir nota fiscal?

MEIs também são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica, assim como já acontecia com outras categorias de empresas. A obrigatoriedade vale sempre que o MEI vender ou prestar serviços para outras empresas. Quando a prestação de serviço ou a venda for realizada para pessoa física, a emissão é opcional.

Como emitir nota fiscal MEI?

No caso dos MEIs, a emissão das NFS-e deve ser feita no sistema desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae, e não mais nos sistemas das prefeituras.

Com ele, independentemente da cidade ou estado onde a empresa está localizada, microempreendedores individuais de todo o país podem emitir NFS-e da mesma maneira.

Primeiro, é preciso fazer um cadastro no site NFS-e clicando em “Fazer Primeiro Acesso”, seguindo o passo a passo indicado pelo sistema. Você também pode usar a sua conta gov.br para fazer o login no portal, desde que ela possua o selo Prata ou Ouro.

Entenda aqui como criar uma conta gov.br

Assim que a sua empresa estiver cadastrada e com as senhas de acesso, você pode acessar normalmente o sistema e emitir notas fiscais. Para emitir uma nota fiscal, é só seguir as instruções abaixo:

Clique em "Emitir NFS-e";
Insira o CPF ou CNPJ do cliente;
Preencha o tipo de serviço prestado;
Preencha cuidadosamente o valor da transação (erros podem gerar problemas com a Receita);
Pronto! Sua nota fiscal está disponível.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço MEI?

No caso das notas fiscais de serviço emitidas por MEIs no sistema unificado, o cancelamento será feito na mesma plataforma. Basta acessar a lista de notas já emitidas, selecionar a que você deseja cancelar e buscar no menu a opção “Cancelar NFS-e”. É preciso preencher uma justificativa para o cancelamento.