Como emitir nota fiscal de serviço: guia para não errar

Emitir nota fiscal é obrigatório para todas as empresas que atuam com prestação de serviços e estão formalizadas, inclusive aquelas cadastradas no regime do Simples Nacional. Mas o processo pode gerar dúvidas, especialmente para quem está começando. Confira, a seguir, como emitir nota fiscal de serviço sem errar.

O que você precisa antes de emitir sua nota fiscal de serviço?

Antes de emitir nota fiscal de serviço, é importante cumprir algumas etapas. Elas vão garantir que a sua empresa estará regularizada e que todas as informações serão preenchidas corretamente.

Saiba abaixo o que é necessário para emitir nota fiscal de serviço.

1. Estar com o CNPJ ativo e regularizado

Ter um CNPJ é a única maneira de formalizar um negócio (ou outro tipo de organização) e comprovar que a empresa é real perante o governo, clientes e fornecedores. Ao abrir um CNPJ, você recebe um número de registro que possibilita:

Emitir nota fiscal;
Contratar fornecedores;
Realizar empréstimos ou financiamentos para a sua empresa;
Participar de licitações do governo;
Contratar funcionários no regime CLT;
Fazer compras técnicas e de grande escala com desconto;
Abrir uma conta jurídica, como por exemplo a conta Nu Empresas.

Clique aqui e saiba como abrir um CNPJ

2. Ter inscrição municipal

Para começar a emitir nota fiscal de serviço, é necessário conferir na prefeitura do município onde a sua empresa atua quais são os procedimentos necessários no caso do seu negócio. Vale destacar que o processo de credenciamento varia de cidade para cidade.

Ao fazer esse registro, a sua empresa ganha um número de inscrição, que por sua vez será usado para emitir a nota fiscal.

3. Ter um certificado digital válido

O certificado digital é obrigatório para empresas de todos os tamanhos. Ele garante a autenticidade da nota fiscal e sua validade jurídica. De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal, esse certificado funciona como uma identidade digital da empresa e é essencial para assinar as notas eletrônicas.

Para obter um certificado digital, você precisa escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), empresa autorizada a emitir certificados digitais.

Cheque os custos, formas de pagamento e compatibilidade com seu sistema de emissão de nota fiscal e solicite o seu certificado digital. Os tipos mais comuns, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, são o A1 (com validade de um ano, armazenado no computador) e o A3 (com validade de até cinco anos, armazenado em cartão ou token criptográfico).

Agende um dia e horário para fazer a validação presencial dos dados. Esse processo é feito na Autoridade de Registro indicada pela AC escolhida. Depois da verificação dos documentos, o certificado digital estará pronto para uso.

4. Escolher um sistema emissor de nota fiscal

Para emitir a nota fiscal também é necessário um sistema emissor. Em outras palavras, uma ferramenta digital que permite gerar, preencher, assinar e enviar notas fiscais. Ele pode ser próprio ou contratado.

Como configurar corretamente o seu emissor de nota fiscal?

Configurar o sistema corretamente é fundamental para evitar erros na hora de emitir nota fiscal de serviço. Esse processo envolve preencher algumas informações importantes, como os dados da sua empresa e a inscrição municipal. Por isso, faça tudo com bastante atenção para evitar erros e, se precisar, peça ajuda ao seu contador.

Dados que você vai precisar preencher para configurar o sistema emissor

CNPJ;
Razão social;
Endereço completo;
Regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real etc);
CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas);
Inscrição municipal para prestadores de serviço.

Atenção à inscrição municipal

Na hora de configurar o sistema emissor de nota fiscal, muitos empreendedores confundem o número da inscrição municipal com o CNPJ, mas esse erro acaba invalidando o processo de configuração.

O CNPJ é o número de registro que a Receita Federal utiliza para identificar empresas e organizações no Brasil. Ele funciona como o "CPF da empresa" e tem abrangência nacional.

Já a inscrição municipal é um número de registro obrigatório para empresas que prestam serviços, e é vinculado à prefeitura do município em que o negócio atua. Somente com a inscrição municipal é que os prestadores de serviço podem recolher o Imposto Sobre Serviços (ISS).

O CNPJ tem 14 dígitos, que seguem o modelo XX.XXX.XXX/0001-XX. Já a inscrição municipal pode ter de cinco a 11 dígitos.

Como consultar sua inscrição municipal?

É possível consultar a inscrição municipal da sua empresa de algumas maneiras:

No site da prefeitura, usando a função de consulta por CNPJ ou razão social;
Diretamente na prefeitura do seu município, caso prefira atendimento presencial;
No seu alvará de funcionamento;
No carnê do IPTU;
Com o apoio do seu contador, que pode acessar ou recuperar esse dado para você.

Como preencher o próximo número do RPS?

Cada nota fiscal emitida tem um número, que precisa seguir uma ordem cronológica. No caso das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), o número sequencial é chamado de Recibo Provisório de Serviços (RPS).

Na configuração de um novo sistema emissor, o campo “Número do próximo RPS” é obrigatório. Se você já emitiu notas fiscais por outro sistema, com seu contador ou pela prefeitura, é necessário preenchê-lo.

Para preencher esse campo corretamente, verifique qual foi o último número do RPS emitido na plataforma anterior. Cheque também se o novo sistema permite reiniciar a sequência ou deve seguir a anterior. E se você não tem esse histórico, peça ajuda para o seu contador.

Na imagem abaixo, por exemplo, o número do RPS é 54321. Nesse caso, na nova plataforma de emissão de notas, você precisaria preencher o campo com o próximo número da sequência, ou seja, 54322.

Se você configurar o sistema com um número errado, por exemplo repetir um número anterior ou pular um número já usado, o sistema emissor pode rejeitar a nota, e a prefeitura pode entender que houve tentativa de fraude ou erro fiscal, o que pode gerar notificações ou multas.

Como emitir nota fiscal de serviço na prática?

O processo para emitir uma nota fiscal na prática depende do sistema emissor que você usar. Mas, no geral, algumas informações sempre precisam ser preenchidas. Saiba a seguir quais são elas.

O que precisa ter na nota fiscal de serviço?

Dados da sua empresa:

Nome da empresa (razão social);
CNPJ;
Inscrição municipal;
Endereço completo.

Dados do cliente:

Nome ou razão social;
CPF ou CNPJ;
Endereço (algumas prefeituras pedem).

Sobre a nota:

Número e série da nota;
Data de emissão;
Código do serviço (varia de acordo com a prefeitura e com a atividade);
Descrição do serviço que você prestou;
Valor total do serviço;
Alíquota e valor do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Outras informações (dependem do município):

Forma de pagamento;
Tipo de operação;
Regime tributário da empresa.

Importante: nem toda prefeitura libera a emissão de nota fiscal automaticamente. Em muitos casos, é preciso fazer um cadastro prévio no sistema da cidade. Algumas prefeituras facilitam esse processo e permitem que tudo seja feito online. Já outras, como Maceió (AL), ainda pedem que o cadastro seja feito presencialmente, levando seus documentos até o atendimento da prefeitura para conseguir acesso ao sistema de emissão.

Cuidados após emitir a nota fiscal

As notas fiscais precisam ser guardadas pelo prazo mínimo de 5 anos – contados a partir da data de emissão. Isso é importante porque, com elas, é possível comprovar receitas, deduções e movimentações fiscais, além de confirmar que todos os impostos foram pagos caso a Receita Federal faça algum questionamento.

Para a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), é necessário guardar o PDF e o link ou código de autenticação.

Quer entender melhor o que é nota fiscal e os tipos que existem? Clique aqui

Errei na emissão: como cancelar?

Caso você tenha cometido algum erro, ou o serviço/transação tenha sido cancelado, é possível cancelar a nota fiscal.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço?

Nessa categoria, qualquer tipo de nota já emitida pode ser cancelada. O processo tem pequenas diferenças de prefeitura para prefeitura, mas basicamente você precisa:

Localizar o número da nota fiscal que você deseja cancelar no sistema, buscando diretamente por ele ou procurando pelo mês de emissão;
Clicar na opção semelhante a: "Cancelar NFS-e" e seguir o fluxo determinado no sistema.

Algumas prefeituras, como a de Maceió (AL), ainda pedem que o processo de cancelamento seja feito presencialmente.

Dúvidas comuns na emissão de nota fiscal

Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?

Não. De acordo com o portal Empresas e Negócios, do governo federal, todas as empresas precisam de certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Apenas os Microempreendedores Individuais (MEIs) que ainda não fizeram o credenciamento para usar a NF-e podem emitir notas avulsas direto no site da Sefaz, usando apenas login e senha.

Qual a diferença entre NFS e NFC?

A NFS é emitida diretamente para o consumidor final. Porém, em vez de um produto transacionado, trata-se de um serviço. Ela pode ser uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) ou analógica (NFS) e deve ser emitida independentemente do tamanho do negócio.

Já a NFC também é emitida diretamente para o consumidor final, por empresas que vendem produtos (mercadorias). Esse tipo de nota pode ser eletrônica (NFC-e) ou preenchida de forma manual.

Saiba mais sobre as vantagens da NF-e aqui

MEI precisa emitir nota fiscal?

MEIs também são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica, assim como já acontecia com outras categorias de empresas. A obrigatoriedade vale sempre que o MEI vender ou prestar serviços para outras empresas. Quando a prestação de serviço ou a venda for realizada para pessoa física, a emissão é opcional.

Como emitir nota fiscal MEI?

No caso dos MEIs, a emissão das NFS-e deve ser feita no sistema desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae, e não mais nos sistemas das prefeituras.

Com ele, independentemente da cidade ou estado onde a empresa está localizada, microempreendedores individuais de todo o país podem emitir NFS-e da mesma maneira.

Primeiro, é preciso fazer um cadastro no site NFS-e clicando em “Fazer Primeiro Acesso”, seguindo o passo a passo indicado pelo sistema. Você também pode usar a sua conta gov.br para fazer o login no portal, desde que ela possua o selo Prata ou Ouro.

Entenda aqui como criar uma conta gov.br

Assim que a sua empresa estiver cadastrada e com as senhas de acesso, você pode acessar normalmente o sistema e emitir notas fiscais. Para emitir uma nota fiscal, é só seguir as instruções abaixo:

Clique em "Emitir NFS-e";
Insira o CPF ou CNPJ do cliente;
Preencha o tipo de serviço prestado;
Preencha cuidadosamente o valor da transação (erros podem gerar problemas com a Receita);
Pronto! Sua nota fiscal está disponível.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço MEI?

No caso das notas fiscais de serviço emitidas por MEIs no sistema unificado, o cancelamento será feito na mesma plataforma. Basta acessar a lista de notas já emitidas, selecionar a que você deseja cancelar e buscar no menu a opção “Cancelar NFS-e”. É preciso preencher uma justificativa para o cancelamento.