Uma empresa que não está formalizada é como se, na prática, não existisse. O processo de formalização é muito importante por diversos motivos, como ter um CNPJ; acessar benefícios do INSS; segurança fiscal; possibilidade de ter uma conta PJ; conseguir investimento, para dar alguns exemplos. A questão para alguns empreendedores é que, uma vez formalizado, seja MEI ou microempresa, também precisa emitir nota fiscal na maior parte dos casos.
Apesar dessa ser mais uma burocracia na vida do empreendedor, a boa notícia é que esse processo é totalmente digital. A nota fiscal também protege tanto o PJ quanto o cliente de eventuais problemas ou suspeitas em relação à venda, além de dar transparência fiscal ao negócio. Afinal, a nota fiscal é um documento que comprova a realização da transação, o objeto dela, o valor do pagamento e a data.
Veja, a seguir, tudo sobre a nota fiscal eletrônica para MEIs e microempresas.
O que é nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal é um documento que comprova que um serviço ou venda foi realizado, como:
- Aquisição de mercadorias ou serviços;
- Transferência de bens;
- Doações;
- Outros tipos de transação.
Já a nota fiscal eletrônica é o mesmo documento, só que emitido de forma eletrônica. Nem sempre existiu o processo digital, como nos dias de hoje e, em alguns casos, ainda há a possibilidade de emitir nota fiscal manual ou analógica.
NF-e; NFS-e e NFC-e: qual é a diferença entre as notas fiscais?
Existem três variações de nota fiscal disponíveis para os empreendedores, mas cada uma delas atende às necessidades de um tipo específico de empreendimento. Portanto, é importante entender quais são os tipos de notas fiscais e as diferenças entre elas.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa física (NFA) ou eletrônica (NFA-e) pode ser emitida por todo empreendedor que não é obrigado a emitir documentos fiscais. O MEI ou o trabalhador autônomo podem emitir uma nota fiscal avulsa desde que haja autorização para isso no seu município de atuação.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento emitido de forma digital pelo contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda (municipal ou estadual, dependendo da categoria), cuja validação é feita pela assinatura digital do emissor. Também pode ser emitida pelo MEI, desde que o estado ou município de atuação permitam.
A NF-e se divide em dois tipos:
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e ou NFC)
A NFC é um documento emitido diretamente para o consumidor final, ou seja, para empresas que vendem produtos. Esse tipo de nota pode ser eletrônica (NFC-e) ou preenchida de forma manual.
Por se tratar de um documento fiscal de mercadorias, esse tipo de nota só pode ser emitida com aval da Secretaria da Fazenda dos estados, já que é cobrado o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é um imposto estadual.
Nota Fiscal de Serviço (NFS ou NFS-e)
Assim como a NFC, a NFS é emitida diretamente para o consumidor final. Porém, em vez de um produto transacionado, trata-se de um serviço. Ela pode ser uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) ou analógica (NFS) e deve ser emitida independentemente do tamanho do negócio.
Ou seja, para serviços, a nota fiscal é emitida pela prefeitura da cidade onde você mora, já que o Imposto Sobre Serviços (ISS) é um imposto municipal. Já para atividades do comércio ou indústria, a emissão do documento fica a cargo da Secretaria da Fazenda Estadual, em virtude da cobrança do ICMS – imposto estadual.
Nota fiscal eletrônica para MEI: quando o documento é obrigatório?
A partir de 1º setembro de 2023, a emissão de nota fiscal eletrônica para MEI torna-se obrigatória. Os empreendedores podem emitir a NFS-e a partir de um portal unificado, válido para todo o Brasil, e desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae.
A mudança é obrigatória somente para microempreendedores individuais. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender ou prestar serviços para outras empresas. Quando a prestação de serviço ou a venda for realizada para pessoa física, a emissão é opcional.
É importante estar alerta e se informar, afinal, negócios que deveriam, mas não emitem notas fiscais, podem ser multados. Em casos mais graves, a pessoa responsável pelo negócio pode até ser presa por crime de sonegação fiscal.
É necessário ter um controle das notas emitidas?
Sim! De acordo com o Portal do Empreendedor, o MEI deve guardar as notas fiscais de suas compras e vendas pelo prazo de 5 anos – contados a partir da data de emissão.
Ter um controle das notas também ajuda a fazer a Declaração Anual Simplificada para o MEI (DASN-SIMEI).
Como emitir uma nota fiscal eletrônica? Veja o passo a passo
Tanto MEIs, quanto MEs ou EPPs, têm processos parecidos para emissão de nota fiscal eletrônica. O método varia de acordo com o tipo de nota fiscal e estado em que o negócio está localizado.
Por isso, o primeiro passo é conferir na prefeitura (para prestadores de serviço) ou na Secretaria da Fazenda Estadual (para comércio e indústria) quais são os procedimentos necessários no caso do seu negócio.
Além disso, como o processo tem detalhes que mudam de município para município e de estado para estado, em alguns casos o fluxo pode ser um pouco confuso e burocrático. Então, é fundamental que você preste atenção na hora de gerar o documento.
Na maior cidade do país – São Paulo - SP – por exemplo, MEIs, MEs e prestadores de serviço devem, primeiro, criar uma senha web para emitir a nota fiscal eletrônica no portal da prefeitura. Além de gerar a senha, é necessário ir até a Secretaria Municipal de Finanças para desbloquear a senha e, só depois, o sistema é liberado para o empreendedor.
Confira, na tabela abaixo, o processo detalhado de como emitir uma NF-e em todas as capitais (empresas que prestam serviços) e estados do país (indústrias e empresas que comercializam mercadorias), para MEIs e MEs.
Como emitir nota fiscal MEI?
O processo de emissão de nota fiscal eletrônica para MEIs é um pouco mais simplificado e deve ser realizado em um portal desenvolvido pela Receita Federal junto com o Sebrae.
Neste formato, que passa a ser obrigatório para MEIs de todo o país em 1º setembro de 2023, basta que o empreendedor entre no portal e faça um cadastro para emitir as notas fiscais.
O login na página também pode ser feito com uma conta gov.br nível Prata ou Ouro. A utilização do novo sistema para emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória para MEIs e facultativa para outros tipos de empresas.
Depois do cadastro, é só seguir as instruções abaixo:
- Clique em “Emitir NFs”;
- Insira o CPF ou CNPJ do cliente;
- Preencha o tipo de serviço prestado;
- Preencha cuidadosamente o valor da transação (erros podem gerar problemas com a Receita);
- Pronto! Sua nota fiscal está disponível.
Como cancelar a nota fiscal eletrônica?
Caso você tenha cometido algum erro, ou o serviço/transação tenha sido cancelado, é possível cancelar a NF-e. Porém, existem diferenças entre o cancelamento de NF-e sobre produtos e para serviços.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de produto?
No caso das notas fiscais eletrônicas de produtos, há três pontos de atenção:
- Houve circulação de mercadoria?
Caso a nota tenha sido emitida sobre um produto que já saiu fisicamente da sua empresa, não é possível cancelar a nota fiscal eletrônica.
- Já passaram 24h da emissão?
Caso já tenha passado 24h da emissão da nota fiscal, o cancelamento só é permitido com o pagamento de multa. A aplicação de multa geralmente gira em torno de 1,5% do valor da transação cancelada, mas a taxa varia de acordo com o estado.
Para cancelar, procure pelo número da nota fiscal desejada e verifique o fluxo correto no site oficial do seu estado, citado na tabela acima.
- A mercadoria não chegou a circular?
Nestes casos é possível fazer cancelamento sem problemas. O processo é feito no mesmo sistema de emissão da NF-e. Basta procurar especificamente pela nota fiscal que deseja cancelar.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica de serviço?
Cancelar NF-s é um pouco mais fácil, afinal, qualquer tipo de nota já emitida pode ser cancelada.
O processo tem pequenas diferenças de prefeitura para prefeitura, mas basicamente você precisa:
- Localizar o número da nota fiscal que você deseja cancelar no sistema, buscando diretamente por ele ou procurando pelo mês de emissão;
- Clicar na opção semelhante a: "Cancelar NFS-e" e seguir o fluxo determinado no sistema.
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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais e peça sua conta PJ do Nubank.
