Quando você para pra pensar em como alguma coisa é feita, dá uma curiosidade danada, não é? Se você se interessa pelo trabalho que acontece nos bastidores, já entendeu o que é o backoffice.
Fazendo uma analogia com séries e filmes: quem cria o cenário? Quem escreve o roteiro e edita os vídeos? E a maquiagem? Esses são alguns profissionais que atuam no backoffice, essenciais para que tudo saia como planejado e ensaiado.
Nas empresas e comércios acontece da mesma maneira. Além da pessoa que te atendeu, tirou as suas dúvidas e vendeu um produto, por exemplo, existe uma rede inteira de profissionais por trás para realizar o pagamento de impostos, a manutenção do estoque, a contratação de funcionários...
Abaixo, entenda o que é backoffice, quem faz parte dele, e a importância dessa área para o seu negócio.
O que significa backoffice?
Em tradução livre do inglês, backoffice é a "parte de trás do escritório", também traduzido como "retaguarda" ou "retaguarda administrativa e financeira". Basicamente, o backoffice reúne todas as pessoas da empresa que garantem o funcionamento de áreas essenciais como operações, financeiro, marketing, recursos humanos, entre outras.
Então o backoffice é formado por todas as áreas que não fazem parte do front office? Exatamente. O front office, ou "linha de frente", são as pessoas que lidam diretamente com os clientes, como as áreas de relacionamento e vendas, por exemplo.
Ou seja, todos os que não estiverem na "linha de frente", conversando diretamente com o cliente, são chamadas de backoffice. Elas fazem parte dos bastidores da empresa, e são igualmente responsáveis pelo bom funcionamento do negócio.
O que significa a sigla BKO?
BKO é a sigla mais utilizada para se abreviar a palavra backoffice, cujo termo se refere às áreas da empresa que fazem parte da "retaguarda administrativa", como financeiro, marketing e operações.
Backoffice comercial e sua importância
As áreas comerciais das empresas geralmente são formadas por profissionais com o talento de construir relacionamentos. Seja qual for a etapa comercial (pré-venda, venda ou pós-venda), essa área possui grande importância porque é responsável por traduzir ao cliente os benefícios do serviço ou produto – e garantir as vendas no final do dia.
Para isso acontecer, ela é suportada por outro setor, o backoffice comercial. Imagine que um vendedor foi até você, fez todo o discurso de venda, e conseguiu uma redução no valor para a compra à vista. Na hora de confirmar a compra, o sistema dá erro. O vendedor entra em contato com o comercial, e é informado de que, na verdade, o produto está em falta no estoque, e que não será possível fechar a venda.
Este é um exemplo de uma situação desconfortável – tanto para o cliente quanto para o vendedor. Essa situação poderia ser evitada pela equipe de backoffice comercial, que forneceria ao vendedor informações atualizadas e sistemas em funcionamento.
O backoffice comercial também é muito importante para as empresas conseguirem oferecer a melhor experiência para os clientes durante a tomada de decisão de compra. Em uma pesquisa realizada pela consultoria PwC, 73% dos participantes apontam a experiência do cliente como um fator importante em suas decisões de compra.
Ou seja, um bom time de backoffice comercial faz com que as empresas não percam oportunidades de vendas, e impede pequenos erros comerciais, como a compra de um produto que já está esgotado, ou até mesmo que o vendedor não siga a política de descontos da empresa.
Backoffice administrativo: o que é e como funciona?
O time de backoffice administrativo é responsável pelo bom funcionamento da estrutura da empresa, e por contribuir com os processos gerenciais, seja por meio de relatórios, dados e outras informações essenciais para a tomada de decisão dos investidores e dirigentes.
O backoffice administrativo é uma área ampla, que pode ser responsável por diferentes processos dentro da empresa, desde a estrutura física do escritório, como a compra de equipamentos adequados, controle de férias e performance dos funcionários, até o acompanhamento de importantes indicadores da empresa, como a satisfação dos clientes (NPS), o acompanhamento de resultados (OKR) e o retorno de investimentos (ROI).
Assim como a área comercial precisa do backoffice comercial para ter um bom desempenho de vendas, o mesmo vale para a área administrativa. Para que a alta gestão da empresa e sua direção C-level consiga tomar decisões estratégicas, é necessário contar com um backoffice administrativo estruturado e qualificado, que assegure o bom funcionamento do negócio no dia a dia.
Quais são as responsabilidades do backoffice financeiro?
A área financeira é essencial desde a idealização da empresa, pois contribui com a saúde financeira do negócio ao seguir as normas e leis. Por exemplo: qual seria o regime tributário da sua empresa? Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido? Essas e muitas outras questões são de responsabilidade do backoffice financeiro da companhia.
Seja por meio de planilhas, apps ou software, o time de backoffice financeiro precisa integrar as informações financeiras da empresa de forma organizada e estratégica. Só assim é possível se preparar para enfrentar possíveis crises e prejuízos.
A conciliação bancária, o cadastro de fornecedores, o pagamento de colaboradores e a emissão de Nota Fiscal (NF) são algumas das atividades de responsabilidade do pessoal do backoffice financeiro.
Financeiro, administrativo ou comercial: o backoffice é essencial para a sobrevivência e manutenção da empresa, atingindo resultados e oferecendo uma experiência positiva ao cliente – desde o primeiro contato até a fidelização.
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