Algumas ferramentas podem ser muito úteis para organizar e preparar o futuro de um negócio. Uma delas é o provisionamento, que permite programar o uso de recursos para certos fins, como pagar funcionários, taxas ou até mesmo poupar para um novo investimento.
Afinal, são muitos os desafios de quem empreende: gastos imprevistos, não saber a hora certa de comprar equipamentos ou contratar novos funcionários, organizar o fluxo de caixa, entre outros.
Abaixo, você entenderá melhor o que é provisionamento, como ele funciona, como deve ser contabilizado e qual é a diferença entre provisão e reserva, uma dúvida que costuma confundir algumas pessoas. Além disso, você descobrirá se vale a pena provisionar recursos no seu negócio.
O que significa a palavra provisionar ou aprovisionar?
Segundo o dicionário, provisionar — ou aprovisionar — significa “prover-se, munir-se de provisões ou abastecer”.
Um bom exemplo é o que acontece quando as pessoas decidem fazer uma compra mensal no supermercado. Em outras palavras, elas aprovisionam comida na despensa de casa para não precisar, por exemplo, ir às compras diariamente antes de preparar uma refeição.
Em uma empresa, é muito comum que empreendedores aprovisionem recursos para lidar com situações difíceis ou se preparar para grandes pagamentos, por exemplo.
O que é provisionamento?
O provisionamento nada mais é que a estratégia de criar uma reserva financeira para que a empresa esteja preparada para arcar com certas despesas no futuro. Isso inclui o 13º salário dos colaboradores, o FGTS, as férias da equipe, impostos esperados para o ano seguinte e gastos imprevistos.
É possível dizer que o provisionamento é uma maneira de lidar com uma variação patrimonial (contas a pagar) que pode acontecer no futuro, gerando custos para a companhia.
Em alguns casos, o valor exato do pagamento não é conhecido, mas muitas empresas fazem o provisionamento tentando estimar quanto vão gastar. É uma forma de resguardar a saúde financeira do seu negócio para não precisar lidar com grandes despesas de uma só vez.
Na vida pessoal, também funciona assim. Janeiro, por exemplo, costuma ser um mês em que muitos impostos são cobrados, como IPTU e IPVA, e por isso algumas pessoas já separam um dinheiro no final do ano para pagar essas taxas.
O que significa provisão financeira?
Provisão financeira é outro nome do provisionamento, também podendo ser definida como a estratégia de cobrir gastos que vão ou têm grandes chances de ocorrer no futuro. A provisão financeira evita imprevistos na hora de pagar dívidas como impostos, 13º salário ou férias dos colaboradores, por exemplo.
O que significa provisão de receita?
Em alguns casos, o provisionamento é feito a partir de uma receita específica que entra. Por isso, se dá o nome de provisão de receita àquele dinheiro que entra no caixa da empresa e já vai ser reservado para o pagamento de contas futuras.
Usando ainda o exemplo da vida pessoal com os impostos de janeiro, uma provisão de receita que muita gente faz é guardar um pedaço do 13º salário, normalmente pago no final do ano, para quitar essas contas.
O que é provisionamento jurídico?
Existe ainda outro significado bastante comum para este termo: o provisionamento jurídico. Esse tipo de estratégia costuma ser mais utilizada por grandes empresas ou por companhias com casos abertos na Justiça, mas o raciocínio é o mesmo.
A diferença é que, em vez do dinheiro ser reservado para o pagamento de dívidas, taxas ou contas que estão em aberto, ele será guardado para o pagamento de valores que serão perdidos em causas judiciais — como disputas com clientes, fornecedores ou em processos trabalhistas.
Além dos valores em disputa nas ações judiciais, o provisionamento jurídico também considera uma série de outras questões para ter uma estimativa confiável, como o histórico da empresa em disputas numa determinada vara ou em casos semelhantes ao que está sendo discutido.
Normalmente, o provisionamento jurídico considera três níveis de risco para as ações (do maior para o menor):
- Provável: quando a perda da causa já é quase dada como certa e os valores devem ser separados;
- Possível: no caso de haver tanto a possibilidade de vencer quanto de perder;
- Remoto: quando a maior probabilidade é que a empresa ganhe a disputa judicial.
Essa divisão auxilia empresas a organizar suas contas já prevendo os gastos que poderão acontecer. Especialistas aconselham que ações de risco provável, por exemplo, já contem como provisões dentro do balanço da empresa.
Para que serve o provisionamento?
O provisionamento financeiro é uma ferramenta muito importante para ajudar quem faz a gestão fiscal de um negócio. Afinal, ele ajuda a separar recursos para pagamentos obrigatórios ou já previstos, possibilitando que quem toma as decisões consiga planejar os próximos passos da empresa.
Sem um bom provisionamento financeiro, pode ser muito difícil tomar decisões importantes para o futuro da empresa, como gastos com marketing, contratações, compras de equipamentos ou até mesmo a capacitação dos colaboradores.
De maneira geral, o provisionamento deve ajudar as empresas a:
- Proteger suas reservas financeiras;
- Garantir a estabilidade do negócio;
- Prevenir riscos desnecessários;
- Crescer de maneira sustentável, sem exageros;
- Ajudar na tomada de decisões sem comprometer a empresa e seu futuro.
Como fazer o provisionamento financeiro?
Especialistas afirmam que, para fazer um bom provisionamento da maneira correta, as empresas devem levar em consideração três pontos importantes:
- É preciso que a obrigação seja resultado de um evento passado;
- A provisão só será liquidada com a saída de recursos;
- O valor precisa ser estimado de maneira confiável.
Um exemplo de algo que pode ser provisionado é o pagamento de férias. Cada colaborador tem direito a tirar férias após um ano de trabalho, mas elas costumam ser pagas proporcionalmente aos meses trabalhados.
Assim, a cada mês que a pessoa trabalhar, vale a pena sua empresa provisionar 1/12 (já que o ano tem 12 meses) do valor total das férias daquela pessoa.
Isso ajuda a evitar imprevistos. Se, por exemplo, a pessoa pedir demissão, ela irá receber as férias proporcionais na data de sua saída e quem comanda o negócio não será pego de surpresa com um gasto inesperado.
Dica é fazer provisões maiores que a estimativa inicial
Outra boa dica de especialistas é que, como os gastos tendem sempre a aumentar (considerando dados como inflação e dissídio), as provisões devem ser um pouco maiores do que a estimativa inicial para que a empresa não provisione abaixo e precise completar na hora do pagamento.
Outro bom exemplo de provisão pode estar relacionado com equipamentos. Imagine que você tem uma frota que precisará de substituição daqui a 2 anos. Por um lado, não é preciso fazer a troca de forma imediata, já que os veículos ainda estão em bom funcionamento. Por outro, pode não ser viável desembolsar todo o valor dos veículos daqui a 2 anos de uma só vez.
Uma forma de se precaver é fazer uma provisão, a cada mês, de valores para a compra desses veículos ao longo dos dois anos. Assim, é possível fazer a troca sem grandes sustos ou problemas no fluxo de caixa na hora que for necessário.
Quando fazer o provisionamento financeiro?
A resposta para essa pergunta depende do tipo de gasto que precisará ser provisionado. Como você pode imaginar, algumas contas são pagas todo mês, outras todos os anos, e algumas são eventuais e surgem ao longo do ciclo de vida de uma companhia.
Além da periodicidade de pagamento, também é importante levar em conta a situação do caixa da empresa — afinal, não adianta provisionar valores de um lado e ficar no negativo do outro.
Assim, considere individualmente cada despesa para entender como você pode provisioná-la. No caso das férias proporcionais, as provisões mensais podem funcionar bem. Já no caso dos veículos, é bom reservar o valor aos poucos ao longo dos dois anos.
Qual a diferença entre previsão e provisão?
Previsão e provisão são duas palavras muito parecidas, mas que têm significados diferentes. Fique atento: a provisão é uma reserva de dinheiro que a empresa pode ter para pagar dívidas previstas. Já a previsão é uma estimativa do que vai acontecer nas finanças do negócio.
Qual é a diferença entre provisão e reserva?
Os termos “provisão” e “reserva” podem causar confusão porque se tratam de duas formas de armazenar recursos da empresa para a segurança fiscal do negócio. Porém, há uma diferença muito importante entre esses dois conceitos.
Enquanto as provisões estão relacionadas a despesas (ou à antecipação das despesas), as reservas não costumam estar vinculadas a uma finalidade específica, sendo mais uma forma de guardar o lucro da empresa para um uso no futuro, ainda não definido.
Normalmente, uma empresa só consegue fazer reservas quando tem lucro. Por outro lado, as provisões podem ser feitas mesmo quando a empresa não dá lucro, uma vez que se destina ao pagamento de despesas obrigatórias, como encargos trabalhistas e impostos.
Como contabilizar a provisão?
Na contabilidade, a provisão é um termo usado para definir um evento que reduza os ativos da empresa ou aumente seus passivos (dívidas), sendo usados para o ajuste do patrimônio de uma companhia.
Uma provisão envolve valores que ainda não foram pagos, mas que estão previstos. O 13º salário dos funcionários é obrigatório. Portanto, é necessário que ele seja pago aos colaboradores obrigatoriamente, mesmo que o final do ano ainda não tenha chegado.
Se o 13º salário ainda não foi pago, mas os recursos já foram destinados para seu pagamento, ele é uma provisão. Quando for pago, ele deixa de ser considerado contabilmente como uma provisão e se torna uma perda de ativo (no caso, um salário a pagar).
Vale a pena provisionar um pagamento?
Depende de muitos fatores dentro do seu negócio. Provisionar pagamentos é uma forma de toda empresa se preparar para os custos previsíveis do futuro, organizar sua saúde financeira e planejar os próximos passos.
No entanto, é algo que demanda organização e algum nível de recursos em caixa. Se sua companhia estiver com problemas de curto prazo, provisionar pensando no longo prazo pode ser um tiro no pé.
Se esse não for o seu caso, pode valer a pena provisionar pagamentos para ter maior nível de previsibilidade na condução do seu negócio. Assim, estude bastante, planeje e possivelmente você terá uma boa chance dessa estratégia te ajudar no dia a dia do seu negócio.
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