PGDAS: o que é e como emitir?

Quem quer começar a empreender deve levar em conta uma série de regras fiscais antes de abrir o negócio. Uma das coisas que pode facilitar esse processo é o Simples Nacional, um regime tributário simplificado para micro e pequenas empresas.

As companhias que se enquadram no Simples podem pagar seus impostos de um jeito mais fácil, emitindo uma única guia que agrupa todos eles de acordo com a área de atuação da empresa.

É nessa hora que o PGDAS ou PGDAS-D entra em cena: essa sigla significa Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório, que é a ferramenta por onde o empreendedor irá emitir a guia de pagamento dos impostos.

A seguir, você descobre tudo sobre ela: para que serve, como emitir, como consultar os pagamentos, quando declarar e confere outras dúvidas respondidas.

O que é PGDAS?

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório é uma ferramenta disponível no Portal do Simples Nacional que calcula automaticamente quais são os impostos que uma empresa deve pagar mensalmente.

Após o cálculo, o empreendedor pode emitir uma guia de pagamento do imposto chamada de DAS, que é o Documento Arrecadação do Simples Nacional. Essa guia deve ser paga sempre até o dia 20 de cada mês, sob o risco de multa, mesmo que a empresa não tenha tido faturamento no período.

Para que serve o PGDAS?

O PGDAS tem suas funções bem definidas. Ele serve para:

Agrupar os impostos que devem ser pagos pela empresa;
Emitir a guia DAS para pagamento do tributo;
Auxiliar no controle desses pagamentos, que depois devem ser declarados à Receita Federal.

Isso significa que, além de pagar, você também pode acompanhar todos os pagamentos feitos ao longo de um ano pelo mesmo sistema. Ter essas informações em mãos é útil para o momento da declaração dos impostos do seu negócio.

Qualquer empresa pode usar o PGDAS?

Não, nem toda empresa que faz parte do Simples Nacional pode usar o PGDAS para acompanhar seus processos. O PGDAS é uma ferramenta feita para:

Microempresas (ME): são aquelas cujo faturamento máximo é de R$ 360 mil ao ano;
Empresas de Pequeno Porte (EPP): são aquelas com faturamento entre R$ 360 mil a R$ 3,6 milhões ao ano.

Se você é um microempreendedor individual (MEI) e faz parte do Simples Nacional, o processo de geração e pagamento do seu boleto de arrecadação de impostos é feito de outra forma. Veja aqui como emitir o DAS MEI.

Como emitir uma guia de pagamento no PGDAS?

Agora que você já sabe como funciona o PGDAS, é hora de emitir a guia de pagamento do seu imposto usando a ferramenta. Basta seguir o passo a passo:

Entre no Portal do Simples Nacional;
No canto direito da tela, clique em “PGDAS-D e DEFIS”;
Escolha como você prefere fazer seu login. Você pode criar um código de acesso na própria página ou usar um "certificado digital", que pode ser sua conta no e-CAC da Receita Federal ou uma conta gov.br;
Após logar, escolha a opção “Regime de Apuração”. Em seguida, clique em “Optar”;
Agora, clique em “Regime de Apuração de Receitas” e complete com o ano-calendário da emissão;
Você também deve indicar qual é o regime de apuração escolhido, ou seja, se é competência ou caixa. Leia mais sobre eles abaixo;
Após a escolha, finalize clicando em “Salvar Demonstrativo”.
Pronto, sua guia de recolhimento do imposto foi emitida!

Lembrando que o prazo máximo para emissão da guia é sempre o dia 20 de cada mês. Caso contrário, sua empresa poderá sofrer com multas e juros.

Qual é o regime de apuração da minha empresa?

Regime de competência ou regime de caixa são duas opções de apuração dos seus impostos disponíveis na hora da arrecadação. Você pode escolher de acordo com o nível e o tipo de movimentação da sua empresa.

Como funciona o regime de competência?

Também chamado de "data do fator gerador", o regime de competência costuma ser mais usado por empresas que trabalham com Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Nesta opção, a data em que uma operação foi feita na sua empresa importa mais do que o pagamento em si. Por exemplo: se você vendeu um produto em novembro mas só vai receber o dinheiro dessa atividade em dezembro, a declaração será feita em novembro – ainda que a quitação aconteça em qualquer outro mês.

Como funciona o regime de caixa?

Já no regime de caixa, o processo é o oposto: na hora de apurar os impostos, o sistema vai considerar todas as transações financeiras que aconteceram dentro daquele mês de apuração. Por exemplo: se você prestou um serviço em dezembro, mas o pagamento só cairá em janeiro, o valor recebido só fará parte da base de cálculo em janeiro mesmo.

Esse é um jeito mais fácil e intuitivo de organizar e acompanhar a saúde financeira ao longo de um ano. Desse modo, a empresa pode controlar apenas o que está em caixa, sem se preocupar com pagamentos que ainda vão acontecer.

Como consultar o que já paguei?

É possível e até recomendável fazer uma consulta no PGDAS para garantir que está tudo certo com a cobrança dos seus impostos. Para isso, você deve fazer da seguinte forma:

Entre novamente no Portal do Simples Nacional;
No canto direito da tela, clique novamente em “PGDAS-D e DEFIS”;
Escolha como você prefere fazer seu login – se será com uma "chave de acesso" ou com o "certificado digital";
Após entrar, vá em "Regime de Apuração";
Na sequência, clique em "Consultar";
Clique na tela "Cálculo e Declaração";
Pronto: você já pode consultar tudo o que foi pago de acordo com o ano-calendário de apuração.

Essa é uma forma de checar se tudo o que está apontado na guia está mesmo correto e se os valores foram debitados. Você também pode gerar um documento em PDF dos comprovantes.

Devo declarar meus pagamentos?

Sim, toda empresa deve declarar os impostos pagos à Receita Federal. No caso das empresas enquadradas no Simples Nacional, o processo é chamado de Defis, ou seja, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

A Defis é usada por micro e pequenas empresas na hora de prestar as contas para a Receita. Sabe as guias de pagamento que você recolheu ao longo do ano? Quando o período de fazer a Defis chegar, você irá consultá-las para preencher corretamente a declaração – e todo esse processo é conduzido no PGDAS.

Aqui você confere todo o passo a passo e tira outras dúvidas sobre a Defis.