RAIS: saiba o que é e como declarar

No Brasil, são muitas as declarações que cada empresa tem que fazer para o governo federal. Uma das mais importantes e abrangentes é a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), um relatório fornecido ao Ministério do Trabalho com informações sobre as organizações e seus empregados.

Abaixo, saiba o que é RAIS, o que ela precisa ter e quais empresas precisam fazer.

O que é RAIS?

RAIS é a sigla para Relação Anual de Informações Sociais. Ela é uma declaração anual que ajuda o governo a fiscalizar o cumprimento das leis trabalhistas pelas companhias.

Criada pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975, a RAIS é a fonte mais confiável de informações sobre o mercado de trabalho formal, e por isso é considerada praticamente um “Censo do trabalho” no Brasil.

Ou seja, suas informações ajudam os governos na criação de políticas públicas – tanto no âmbito municipal, quanto estadual e federal – a entenderem as características profissionais das mais diversas localidades.

Para que serve a RAIS?

A RAIS tem diversas utilidades para o governo, as empresas e os trabalhadores. Sua principal função é ajudar a administração pública, por meio dos dados obtidos, com a tomada de decisões sobre as atividades trabalhistas no país, seja por pessoas jurídicas ou por pessoas físicas que empregam trabalhadores.

Isso serve tanto para fiscalizar empresas e pessoas físicas quanto para fornecer um ponto de apoio para que diversos órgãos governamentais possam tomar decisões e elaborar políticas públicas.

É graças à RAIS, por exemplo, que o governo sabe quantos empregos foram gerados ao longo de um ano ou quantas demissões aconteceram.

Além disso, a Relação Anual de Informações Sociais também é utilizada pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) como fonte de alimentação de dados para sua base de informações, que está ligado diretamente ao Instituto Nacional do Serviço Social (INSS) e seus benefícios, como a aposentadoria.

O conjunto de dados da RAIS ainda tem diversas outras finalidades, incluindo:

A fiscalização das leis trabalhistas brasileiras;
O controle dos registros dos trabalhadores no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
O monitoramento dos sistemas de arrecadação e de concessão de benefícios previdenciários;
A identificação do trabalhador com direito ao abono salarial do PIS/Pasep;
E a realização de estudos técnicos.

Caso você ainda fique com dúvidas sobre as funções da RAIS, consulte o Manual de Orientações do Governo sobre a RAIS.

Quem precisa entregar a RAIS?

Existe uma série de empresas que são obrigadas a entregar a declaração da RAIS anualmente. Entre elas, estão:

Todos os empregadores, conforme definidos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive empresas públicas com sede no Brasil;
Todos os inscritos no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), com ou sem empregados;
Cartórios e consórcios de empresas;
Empregadores rurais ou urbanos que são pessoas físicas (como autônomos e profissionais liberais) e mantiveram empregados no ano-base;
Empresas individuais, com ou sem empregados;
Condomínios e sociedades civis;
Filiais, agências, sucursais e quaisquer outras entidades vinculadas a uma pessoa jurídica com sede no exterior;
Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, incluindo fundações e entidades;
E os grupos 1, 2, 3 e 4 definidos no eSocial.‍

Quais empresas não precisam entregar a RAIS?

Existem três exceções específicas à entrega da RAIS:

Para empresas que fazem parte dos grupos 1 e 2 do eSocial, as informações devem ser enviadas por meio do próprio sistema, e não por meio do sistema da RAIS (conhecido como GDRais);
Empresas que não tiveram nenhum empregado durante o ano-base e permaneceram inativas devem entregar a RAIS negativa (saiba mais sobre esse documento abaixo);
E os Microempreendedores Individuais (MEIs), que só precisam entregar a RAIS se tiverem um funcionário contratado. Caso contrário, estão dispensados da entrega.

Saiba quais são os grupos do eSocial

Grupo 1: Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2016.;
Grupo 2: Entidades empresariais com faturamento anual de até R$ 78 milhões em 2016, que não sejam optantes pelo Simples Nacional;
Grupo 3: Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural pessoa física, entidades sem fins lucrativos e MEIs que possuam empregados;
Grupo 4: Órgãos públicos e organizações internacionais.

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Quando a empresa deve entregar a RAIS?

Normalmente, a entrega da RAIS é feita até o mês de abril. Em 2025, o prazo vai de 17 de janeiro a 17 de abril.

Quais dados precisam estar na RAIS?

O próprio governo federal disponibiliza, em um site oficial, um formulário com todos os dados que podem ser preenchidos dentro da Relação Anual das Informações Sociais.

Alguns itens são obrigatórios, como os dados cadastrais da empresa, dados econômicos, informações sobre controle de pontos e PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), além de detalhes sobre contribuições sindicais.

Também é preciso inserir dados sobre os colaboradores na RAIS, como a data de admissão, data de nascimento, CPF, data e motivo de rescisão de contratos de trabalho com seus respectivos valores de verbas rescisórias e valor da remuneração mensal dos colaboradores.

Quem precisa ser citado na RAIS? E quem não precisa?

Não são apenas os empregados que estão sob o regime da CLT que precisam ser declarados na RAIS. Saiba a relação completa de quem precisa ser citado.

Empregados contratados por pessoas físicas ou jurídicas com carteira assinada, seja por prazo determinado ou indeterminado, incluindo contratos de experiência;
Servidores públicos, sejam eles efetivos, não-efetivos, licenciados ou mesmo cedidos como dirigentes sindicais;
Trabalhadores avulsos, que prestam serviços de natureza urbana ou rural sem vínculo empregatício;
Empregados de cartórios extrajudiciais;
Trabalhadores temporários;
Diretores sem vínculo empregatício;
Servidores públicos não-efetivos;
Aprendizes entre 14 e 24 anos;
Trabalhadores sob o Estatuto do Trabalhador Rural.

Existe um profissional que demanda atenção na hora da declaração, o dirigente sindical. Caso ele receba remuneração no sindicato e na sua empresa, deve ser citado em ambas as RAIS. Se a remuneração vier apenas do sindicato, apenas este deve incluí-lo em sua declaração.

‍Quais funcionários não precisam ser citados na RAIS?

Diretores sem vínculos empregatícios e que não tenham recolhimento de FGTS;
Autônomos;
Ocupantes de cargos eletivos;
Estagiários;
Empregados domésticos;
Cooperados ou cooperativados;
Diretores e assessores de órgãos, institutos e fundações de partidos.

Como saber se estou na RAIS?

Se você é um trabalhador e precisa, de alguma forma, saber se está incluído na RAIS da sua empresa, é possível consultar essa informação específica no site do governo, utilizando o seu CPF.

Como fazer o envio da RAIS?

Fazer a RAIS é algo parecido com o momento de declarar o Imposto de Renda.

Para começar, é preciso baixar o formulário próprio para a declaração da RAIS no site oficial e depois transmiti-lo por meio de um programa criado pelo governo, o GDRais.

A entrega da declaração é feita somente pela internet.

O que é RAIS negativa?

A RAIS negativa acontece quando uma determinada empresa não teve empregados durante o ano-base da RAIS ou que permaneceram inativas durante o ano-base. Ela está prevista como obrigatoriedade dentro do artigo 148, parágrafo 1º da Portaria MTP 671/2021.

Como entregar a RAIS negativa?

O envio da RAIS negativa deve ocorrer dentro do período vigente da RAIS e seu ano-base. Na hora de fazer a transmissão, existirá um campo específico dentro do sistema que irá solicitar dados do estabelecimento, endereço, informações sindicais e dados do responsável.

Caso você precise fazer a RAIS negativa de anos anteriores, deve usar o GDRais Genérico, um sistema dedicado justamente para empresas que precisam declarar suas RAIS entre 1976 e 2020.

O que acontece se não entregar a RAIS negativa?

Caso uma empresa não entregue a RAIS negativa dentro do prazo do ano-base que ela ocorrer, será passível a aplicação de multas. O valor da penalidade pode variar de acordo com o período de atraso, bem como com o porte da empresa.

Qual é o valor da multa para quem não entregar a RAIS?

A multa-base para quem não entregar a RAIS é de R$ 425,64. No entanto, esse valor aumenta em R$ 106,40 para cada bimestre de atraso, contado até a data de entrega da RAIS ou do auto de infração.

Os valores acima podem aumentar de acordo com a quantidade de empregados que a empresa tiver – a decisão do percentual exato ficará por conta das autoridades responsáveis.

Abaixo, confira como funciona o cálculo da porcentagem da multa em relação ao tamanho de uma empresa:

Para empresas de até 25 funcionários, a porcentagem da multa pode chegar a 4%;
Empresas com 26 até 50 funcionários podem ter multas entre 5% e 8%;
Empresas com 51 até 100 funcionários podem ter multas entre 9% e 12%;
Companhias com 101 até 500 funcionários podem ter multas entre 13% e 16%;
Empresas com mais de 500 funcionários podem ter multas entre 17% e 20%.

Exemplo

Para entender o cálculo, imagine se sua empresa atrasou a entrega da RAIS em apenas um mês, mas possui 60 colaboradores. Isso significa que a multa poderá ir de R$ 463,94 até R$ 476,71.

Além disso, quem omitir informações ou prestar declarações falsas sofrerá com uma multa de R$ 425,65, mais R$ 26,60 por cada empregado omitido ou declaração falsa.

Atenção: se a entrega da RAIS não for feita até o último dia do ano de exercício, o valor das multas totais será dobrado.

Vale dizer ainda que mesmo quem pagar a multa terá de seguir a obrigatoriedade de fornecer as informações para o Ministério do Trabalho.

RAIS retificadora: como fazer?

Caso você perceba algum erro após transmitir a sua RAIS ou precise retificar alguma RAIS anterior a 2020, será necessário acessar o GDRAIS Genérico (1976-2020) e seguir o passo a passo da plataforma.

A partir de 2021, o próprio site da RAIS passou a oferecer, dentro de um período posterior à entrega, um espaço e um prazo para retificação.

Quem é MEI precisa declarar a RAIS?

Para quem é MEI, a entrega da RAIS só é obrigatória caso possua um funcionário na sua empresa.

Caso contrário, o MEI está dispensado de fazer a declaração da RAIS – inclusive a RAIS negativa, que é usada por empresas que não tiveram colaboradores no ano-base da declaração.

E para o trabalhador, para que serve a RAIS?

Para o trabalhador, a principal finalidade da RAIS é que a declaração é um dos pontos que precisam ser cumpridos para que ele receba o abono salarial do PIS/Pasep.

Ou seja: a empresa precisa incluir o trabalhador na sua lista de funcionários para que ele tenha direito a esse dinheiro. Outros critérios para que alguém receba o PIS são:

Estar cadastrado no PIS há pelo menos cinco anos;
Ter recebido remuneração mensal média de até dois salários mínimos (ou seja, até R$ 3.036 em 2025) durante o ano-base;
Ter exercido atividade remunerada para uma Pessoa Jurídica durante pelo menos 30 dias ao longo do ano-base.