RAIS: saiba o que é e como declarar

O fato de que toda empresa precisa prestar contas sobre suas atividades pode não ser novidade, mas, aqui no Brasil, são muitas as declarações que cada organização tem que fazer para o governo federal.

Uma das mais importantes e abrangentes é a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), um relatório fornecido ao Ministério do Trabalho com informações sobre as empresas e seus empregados.

Abaixo, confira as informações para quem é trabalhador e precisa saber se seus dados foram informados corretamente pelos empregadores – afinal de contas, a RAIS também é usada como base pelo governo para entender quem pode receber o abono salarial do PIS. Se você é MEI, também poderá saber como lidar com a RAIS.

O que é RAIS?

RAIS é a sigla para Relação Anual de Informações Sociais. Ela é uma declaração anual que ajuda o governo a fiscalizar o cumprimento das leis trabalhistas pelas companhias.

Criada pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975, a RAIS é a fonte mais confiável de informações sobre o mercado de trabalho formal, e por isso é considerada praticamente um “Censo do trabalho” no Brasil.

Ou seja, suas informações ajudam os governos na criação de políticas públicas – tanto no âmbito municipal, quanto estadual e federal – a entenderem as características profissionais das mais diversas localidades.

Para que serve a RAIS?

A RAIS tem diversas utilidades para o governo, as empresas e os trabalhadores. Sua principal função é ajudar a administração pública, por meio dos dados obtidos, com a tomada de decisões sobre as atividades trabalhistas no país, seja por pessoas jurídicas ou por pessoas físicas que empregam trabalhadores.

Isso serve tanto para fiscalizar as empresas e as pessoas físicas como fornecer um ponto de apoio para que diversos órgãos governamentais possam tomar decisões e elaborar políticas públicas.

É graças à RAIS, por exemplo, que o governo sabe quantos empregos foram gerados ao longo de um ano ou quantas demissões aconteceram.

Além disso, a Relação Anual de Informações Sociais também é utilizada pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) como fonte de alimentação de dados para sua base de informações, que está ligado diretamente ao Instituto Nacional do Serviço Social (INSS) e seus benefícios, como a aposentadoria.

O conjunto de dados da RAIS ainda tem diversas outras finalidades, incluindo:

a fiscalização das leis trabalhistas brasileiras;
o controle dos registros dos trabalhadores no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
o monitoramento dos sistemas de arrecadação e de concessão de benefícios previdenciários;
a identificação do trabalhador com direito ao abono salarial do PIS/Pasep;
e a realização de estudos técnicos.

Caso você ainda fique com dúvidas sobre as funções da RAIS, consulte o Manual de Orientações do Governo sobre a RAIS.

Quando a empresa deve entregar a RAIS?

Normalmente, a entrega da RAIS é feita durante o mês de abril, podendo ser feita até os últimos dias do mês – em 2022, por exemplo, o prazo final foi no dia 29 de abril.

Ainda não foi divulgado o prazo para 2023, então fique atento.

E para o trabalhador, para que serve a RAIS?

Para o trabalhador, a principal finalidade da RAIS é que a declaração é um dos pontos que precisam ser cumpridos para que ele receba o abono salarial do PIS/Pasep.

Ou seja: a empresa precisa incluir o trabalhador na sua lista de funcionários para que ele tenha direito a esse dinheiro. Outros critérios para que alguém receba o PIS são:

estar cadastrado no PIS há pelo menos cinco anos;
ter recebido remuneração mensal média de até dois salários mínimos (ou seja, até R$ 2.424, em 2022) durante o ano-base;
ter exercido atividade remunerada para uma Pessoa Jurídica durante pelo menos 30 dias ao longo do ano-base.

“Não recebi o PIS por falta da RAIS”

Caso você não tenha recebido o PIS pelo fato de seu empregador não ter preenchido a RAIS corretamente, é possível solicitar mais informações e questionar o não pagamento por meio da Superintendências Regionais do Trabalho.

Para isso, basta entrar em contato via e-mail. Este, funciona com um formato padrão de trabalho.uf@economia.gov.br sendo o “UF” a sigla correspondente ao estado no qual você possui ou possuiu algum vínculo empregatício.

Por exemplo, caso você precise falar sobre esse assunto relacionado a um registro em São Paulo e outro em Minas Gerais, você deverá enviar dois e-mails, um para trabalho.sp@economia.gov.br, relativo ao estado de SP e um para trabalho.mg@economia.gov.br, relativo ao estado de MG.

Quem precisa entregar a RAIS?

Existe uma série de empresas que são obrigadas a entregar a declaração da RAIS anualmente. Entre elas, estão:

todos os empregadores, conforme definidos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive empresas públicas com sede no Brasil;
todos os inscritos no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), com ou sem empregados;
cartórios e consórcios de empresas;
empregadores rurais ou urbanos que são pessoas físicas (como autônomos e profissionais liberais) e mantiveram empregados no ano-base;
empresas individuais, com ou sem empregados;
condomínios e sociedades civis;
filiais, agências, sucursais e quaisquer outras entidades vinculadas a uma pessoa jurídica com sede no exterior;
órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, incluindo fundações e entidades;
e os grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial.‍

E quem não precisa entregar a RAIS?

Existem três exceções específicas à entrega da RAIS:

Para empresas que fazem parte dos grupos 1 e 2 do eSocial, as informações devem ser enviadas por meio do próprio sistema, e não por meio do sistema da RAIS (conhecido como GDRais).
Empresas que não tiveram nenhum empregado durante o ano-base e permaneceram inativas devem entregar a RAIS negativa, um documento que você poderá entender melhor mais à frente neste texto.
E os Microempreendedores Individuais (MEI) só precisam entregar a RAIS se tiverem um funcionário contratado; caso contrário, estão dispensados da entrega.

Quais são os dados que precisam estar na RAIS?

O próprio governo federal disponibiliza, em um site oficial, um formulário com todos os dados que podem ser preenchidos dentro da Relação Anual das Informações Sociais.

Dentre todos os dados que podem ser preenchidos alguns itens são obrigatórios, como os dados cadastrais da empresa, dados econômicos, informações sobre controle de pontos e PAT, além de informações sobre contribuições sindicais.

Além disso, é preciso inserir dados sobre os colaboradores na RAIS, como a data de admissão, data de nascimento, CPF, data e motivo de rescisão de contratos de trabalho com seus respectivos valores de verbas rescisórias e valor da remuneração mensal dos colaboradores.

Quem precisa ser citado na RAIS? E quem não precisa?

Não são apenas os empregados que estão sob o regime da CLT que precisam ser declarados na RAIS. Veja a relação completa de quem precisa ser citado::

empregados contratados por pessoas físicas ou jurídicas com carteira assinada, seja por prazo determinado ou indeterminado, incluindo contratos de experiência;
servidores públicos, sejam eles efetivos, não-efetivos, licenciados ou mesmo cedidos como dirigentes sindicais;
trabalhadores avulsos, que prestam serviços de natureza urbana ou rural sem vínculo empregatício;
empregados de cartórios extrajudiciais;
trabalhadores temporários;
diretores sem vínculo empregatício;
servidores públicos não-efetivos;
aprendizes entre 14 e 24 anos;
trabalhadores sob o Estatuto do Trabalhador Rural.

Existe um profissional que demanda atenção na hora da declaração, o dirigente sindical. Caso ele receba remuneração no sindicato e na sua empresa, ele deve ser citado em ambas as RAIS. Se a remuneração vier apenas do sindicato, apenas este deve incluí-lo em sua declaração.

‍Já a lista de empregados que não precisa ser citada na RAIS inclui:

diretores sem vínculos empregatícios e que não tenham recolhimento de FGTS;
autônomos;
ocupantes de cargos eletivos;
estagiários;
empregados domésticos
cooperados ou cooperativados;
diretores e assessores de órgãos, institutos e fundações de partidos.

(referência de imagem: trabalhadores, operários, trabalhador rural, empregado doméstico)

Como saber se estou na RAIS?

Se você é um trabalhador e precisa, de alguma forma, saber se está incluído na RAIS da sua empresa, é possível consultar essa informação específica no site do governo, utilizando o seu CPF.

Como fazer a RAIS?

Fazer a RAIS é algo parecido com o momento de declarar um Imposto de Renda.

Para começar, é preciso baixar o formulário próprio para a declaração da Rais no site oficial do governo e depois transmiti-lo por meio de um programa criado pelo governo, o GDRais.

A entrega da declaração é somente feita pela internet – a única diferença é para quem precisar fazer uma declaração de RAIS negativa.

O que é RAIS negativa?

A RAIS negativa acontece quando uma determinada empresa não teve empregados durante o ano-base da RAIS ou que permaneceram inativas durante o ano-base. Ela está prevista como obrigatoriedade dentro do artigo 148, § 1º da Portaria MTP 671/2021.

O que acontece se não entregar a RAIS negativa?

Caso uma empresa não entregue a RAIS negativa dentro do prazo do ano-base que ela ocorrer, será passível a aplicação de multas.

Essa, pode ter seu valor variável de acordo com o período de atraso, bem como com o porte da empresa.

Como entregar a RAIS negativa?

O envio da RAIS negativa deve ocorrer dentro do período vigente da RAIS e seu ano-base. Nesse momento, existirá um campo específico dentro do site da mesma, que irá solicitar dados do estabelecimento, endereço, informações sindicais e dados do responsável.

Caso você precise fazer a RAIS negativa de anos anteriores, deve usar o GDRais Genérico, um sistema dedicado justamente para empresas que precisam declarar suas RAIS entre 1976 e 2020.

Qual é o valor da multa para quem não entregar a RAIS?

Calcular a multa para quem não entregar a RAIS no prazo correto pode ser uma tarefa complexa, mas também é algo rápido.

A multa-base para quem não entregar a RAIS é de R$ 425,64. No entanto, esse valor aumenta em R$ 106,40 para cada bimestre de atraso, contado até a data de entrega da RAIS ou do auto de infração.

Os valores acima, porém, podem aumentar de acordo com a quantidade de empregados que a empresa tiver – a decisão do percentual exato ficará por conta das autoridades responsáveis.

Abaixo, confira como funciona o cálculo da porcentagem da multa em relação ao tamanho de uma empresa:

para empresas de até 25 funcionários, a porcentagem da multa pode chegar a 4%;
empresas com 26 até 50 funcionários podem ter multas entre 5% e 8%;
empresas com 51 até 100 funcionários podem ter multas entre 9% e 12%;
empresas com 101 até 500 funcionários podem ter multas entre 13% e 16%;
empresas com mais de 500 funcionários podem ter multas entre 17% e 20%.

Para entender o cálculo, imagine se sua empresa tivesse atrasado a entrega da RAIS em apenas um mês, mas possuir 60 empregados, isso significa que a multa poderá ir de R$ 463,94 até R$ 476,71.

Além disso, quem omitir informações ou prestar declarações falsas sofrerá com uma multa de R$ 425,65, mais R$ 26,60 por cada empregado omitido ou declaração falsa.

Atenção: se a entrega da RAIS não for feita até o último dia do ano de exercício, o valor das multas totais será dobrado.

Vale dizer ainda que mesmo quem pagar a multa terá de seguir a obrigatoriedade de fornecer as informações para o Ministério do Trabalho.

RAIS retificadora: como fazer?

Caso você perceba algum erro após transmitir a sua RAIS ou precise retificar alguma RAIS anterior a 2020, será necessário acessar o GDRAIS Genérico (1976-2020) e seguir o passo a passo da plataforma.

A partir de 2021, o próprio site da RAIS passou a oferecer, dentro de um período posterior à entrega, um espaço e um prazo para retificação.

Ainda não constam informações relativas ao ano-base 2022, porém, para o ano-base de 2021 o prazo se encerrou em 29/04/2022.

Quem é MEI precisa declarar a RAIS?

Para quem é MEI (Microempreendedor Individual), a entrega da RAIS só é obrigatória caso possua um empregado na sua empresa.

Caso contrário, o MEI está dispensado de fazer a declaração da RAIS – inclusive a RAIS negativa, que é usada por empresas que não têm empregados no ano-base da declaração.

Como abrir MEI: passo a passo simples

Dívidas da empresa com a Receita Federal? Veja como regularizar os impostos

Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais e peça sua conta PJ do Nubank.