Produtividade no trabalho: hábitos que atrapalham e o que fazer para ser mais produtivo sem estresse

Se você tem mais de 30 anos deve se lembrar que, até pouco tempo atrás, ficar até mais tarde no trabalho e manter-se sempre ocupado era sinônimo de sucesso. A glamourização do excesso e da "correria" ainda impera em muitos setores da economia e circula entre vários profissionais – basta entrar em qualquer rede social, principalmente o LinkedIn, para encontrar relatos de pessoas que compartilham histórias de produtividade no trabalho a todo custo.

Mas esse estilo de vida está sendo questionado e um dos motivos é que o excesso adoece. A constatação é da própria OMS (Organização Mundial de Saúde), que inseriu o burnout na Classificação Internacional de Doenças em 2019.

Além disso, pesquisas mostram que o excesso também não é sinônimo de produtividade no trabalho eficiente. Um estudo da Stanford University mostra que uma pessoa que trabalha 55 horas por semana produz o mesmo que uma que se dedica 70 horas. Ser mais produtivo também não quer dizer permanecer conectado após a jornada de trabalho. Colaboradores que conseguem se desconectar registram índices de produtividade 20% maiores do que aqueles que se sentem obrigados a trabalhar fora do expediente, segundo uma pesquisa do Slack Workplace Lab.

Se a demanda por produtividade no trabalho é real, existe uma forma de ser produtivo sem cair nas estatísticas do adoecimento? Conheça alguns hábitos que podem afetá-la e saiba como ser mais produtivo durante o expediente.

O que é o burnout?

Essa síndrome é diferente de um cansaço do dia a dia. Ela é provocada por um estresse crônico originado no ambiente de trabalho e que tem como consequência um esgotamento físico e mental que afeta todos os setores da vida de uma pessoa.

O burnout não é um problema novo. As primeiras pesquisas sobre essa síndrome do esgotamento datam de 1970, quando verificou-se que trabalhadores do setor da saúde sofriam uma exaustão pelos casos difíceis que tratavam.

Foi durante a pandemia de covid-19, contudo, que a síndrome ganhou visibilidade. Parte dos trabalhadores de todo o mundo mudou sua rotina para ficar em casa e outra parte tinha que obrigatoriamente enfrentar os riscos de continuar trabalhando na rua. Ambas as situações geraram consequências na saúde mental e física das pessoas.

O Brasil é, inclusive, um dos líderes da lista dos países com mais trabalhadores com a síndrome. De acordo com a Associação Internacional de Gerenciamento de Estresse (Isma-BR), 32% dos profissionais brasileiros sofrem com o burnout.

Diante desse cenário, como falar sobre produtividade no trabalho sem estresse?

O que é produtividade no trabalho?

Produtividade no trabalho é a relação entre a quantidade de produtos ou serviços produzidos, e o tempo e recursos necessários para essa determinada produção. Em outras palavras, é a capacidade de fazer mais em menos tempo, sem perder a qualidade.

À primeira vista, a própria definição caminha lado a lado com a ideia de correria e exaustão. Mas estudos mostram que, na verdade, produz mais quem está se sentindo bem.

Uma pesquisa de 2019 da Universidade de Oxford, da Inglaterra, mostrou que trabalhadores felizes produzem 13% mais. Outro estudo, de 2022, da Universidade de Warwick, do mesmo país, concluiu que pessoas com o bem-estar em dia se dedicam mais e têm uma produtividade 12% maior do que os seus colegas que estão exaustos.

O contrário também é verdadeiro: trabalhar mais aumenta o estresse e prejudica a produtividade no trabalho.

"Para fazer qualquer tarefa, o seu cérebro usa suas habilidades de planejamento, organização e concentração. Quando você está cansado, seus níveis de cortisol, o hormônio do estresse, aumentam. E isso prejudica a sua capacidade de atenção e concentração. Ou seja, você não consegue ser produtivo, porque não está focado", explica a psicóloga-consultora Martha Aguirre Quintero, mestre em Neurociências e comportamento da USP (Universidade de São Paulo).

Dentro desse novo contexto, produtividade no trabalho é saber estabelecer prioridades e entregar o que é importante, dentro do possível. A definição é de Oliver Burkeman, especialista em gestão de tempo e autor do livro "4 mil semanas – gestão de tempo para mortais".

A ilusão do "fazer tudo ao mesmo tempo": o mito do multitasking

No livro, Burkeman afirma que fazer o maior número de tarefas no menor tempo possível é um erro, e que, por questões culturais, vivemos a ilusão que riscar mais coisas de uma lista sem fim vai criar algum significado de vida e aumentar a nossa sensação de controle.

Um exemplo prático desse erro é o multitasking – a percepção de que é possível fazer várias tarefas ao mesmo tempo e de que isso aumenta a produtividade no trabalho. Mas estudos mostram que o multitasking, na verdade, diminui o desempenho.

O motivo está na própria estrutura do cérebro. Segundo Quintero, da USP, ele está programado para a sobrevivência. Por isso, busca, a todo custo, economizar energia. Contudo, há um gasto maior de energia quando alguém tenta tocar várias atividades ao mesmo tempo.

"Hoje, temos mais elementos no nosso contexto, mas a nossa capacidade de focar é a mesma ao longo da nossa evolução. É por isso que, quando tentamos fazer muitas coisas ao mesmo tempo, causamos uma sobrecarga no nosso cérebro", diz.

Na prática, você não está realizando várias tarefas de uma vez, mas mudando a sua atenção de uma atividade para outra em um espaço curto de tempo. E essa alternância também eleva a energia gasta pelo cérebro, comprometendo o processamento da informação. Além de cansado, você chega ao final do dia sem saber exatamente o que fez, como fez e sem ter assimilado aprendizados a partir da execução dessas atividades.

É possível aumentar a produtividade no trabalho de forma saudável?

Diante de tantos fatores que interferem negativamente na produtividade no trabalho, é possível falar em produtividade saudável? Sim. Mas é importante lembrar que aumentar a produtividade sem trabalhar além do horário combinado com o empregador é possível entre os profissionais que podem fazer essa escolha. Ou seja, para aqueles que precisam fazer horas extras, principalmente por questões financeiras, pode ser mais complicado seguir essa lógica.

Além disso, há ainda a barreira invisível do próprio ambiente de trabalho. "Em algumas empresas, a cultura não é de bem-estar, mas de produtividade tóxica. Sem contar o perfil de alguns líderes que exigem além do necessário. Em ambientes mais difíceis, mesmo um profissional muito bom não consegue produzir", explica Quintero.

Se você atua em um ambiente onde existe abertura para uma rotina de maior equilíbrio, é, sim, possível aumentar a produtividade no trabalho sem estresse ou excessos. O caminho para isso, segundo a pesquisadora da USP, é trabalhar o foco e a atenção dedicada a cada tarefa, e organizar a agenda para criar momentos de respiro – são eles que ajudam o cérebro a ter energia para processar suas atividades.

"Quando você entra num estado de foco, o seu corpo libera hormônios ligados ao prazer e à felicidade, que aumentam a sua percepção de autoeficácia, de autonomia e, por consequência, de bem-estar", explica.

Como ter foco e aumentar a produtividade no trabalho?

A seguir, confira algumas estratégias e dicas que podem te ajudar a aumentar o foco e a produtividade no trabalho sem que, para isso, você precise trabalhar horas a fio ou perder momentos importantes com a sua família.

Essas ideias são apenas sugestões que podem ou não fazer sentido para o seu momento de vida. Além disso, cabe reforçar que não existe uma rotina perfeita. Em algum momento, você vai conseguir entregar o que precisa e chegar em casa a tempo de brincar com os filhos. Em outros, pode não conseguir render o que se propôs e ficará até tarde, por conta de uma entrega importante – acontece.

Quando existem mais estímulos para a aceleração da vida do que para a desaceleração, entender o significado individual de equilíbrio e ter clareza do que é realmente importante pode ser um caminho para criar uma rotina que faça sentido.

Essas estratégias são direcionadas a pessoas que não passam por questões de saúde mental. Se você já se sente exausto, o caminho não é encontrar formas de aumentar a produtividade no trabalho, mas encontrar apoio profissional para se cuidar. Confira abaixo algumas dicas práticas para equilibrar produtividade e saúde.

1. Identificar o seu padrão de energia ajuda a organizar as suas tarefas

Sabe aquele período do dia em que você precisa finalizar um projeto criativo, mas o seu cérebro só quer fazer atividades mais operacionais? Pode acreditar, isso não acontece só com você. Cada pessoa tem um padrão de energia física e mental, segundo Quintero. E identificar o seu padrão é um começo para aumentar a produtividade no trabalho.

Se você tem mais facilidade de tocar tarefas mais criativas logo pela manhã, mas inicia o dia resolvendo atividades mais operacionais, as chances de você levar mais tempo para terminar essas tarefas é maior. Ao entender o seu padrão de energia, vale a pena organizar a sua agenda de maneira que favoreça isso. Dessa forma, há ganhos de produtividade.

Para fazer esse mapeamento, é necessário um tempo de observação atenta da sua saúde mental, física e emocional. Passar algumas semanas entendendo quais tipos de tarefas você consegue fazer em determinados períodos do dia é um caminho.

2. Encontre um padrão de organização que faça sentido para você

Depois de identificar o seu padrão de energia, também faz sentido entender como é a sua organização. Planejar as tarefas é fundamental para aumentar a produtividade no trabalho, mas a forma como isso acontece é bem individual.

Por exemplo: tem quem prefira fazer uma organização semanal logo na manhã de segunda-feira. Há quem faça isso na sexta-feira no final do dia. Outras pessoas se organizam diariamente. O que é melhor para você? Teste as opções possíveis por um tempo para entender o que faz mais sentido para a sua rotina e tipo de trabalho.

3. Você sabe quais são os tempos e movimentos do seu trabalho?

Ainda que o seu trabalho tenha muita imprevisibilidade, há tarefas recorrentes, que precisam ser cumpridas de tempos em tempos. Saber quanto tempo você leva para executar essas atividades e o que precisa para fazer isso acontecer ajuda na sua organização do tempo. E, com observação, é possível prever uma média de tempo até para aquelas atividades mais imprevisíveis.

4. Estabelecer prioridades e comunicá-las pode te liberar de tarefas pouco importantes

Segundo a psicóloga-consultora Martha Aguirre Quintero, da USP, estabelecer prioridades é fundamental para aumentar a produtividade sem excessos. Além disso, para ela, esse é um dos caminhos para evitar o multitasking e impedir que o seu cérebro se sobrecarregue com muitas atividades que podem nem ser tão importantes ou urgentes assim.

Esse processo de priorização passa pelo diálogo com a liderança – é ela que pode te ajudar a apontar o que realmente é importante e urgente dentro de um projeto. E se essa lista for extensa demais, vale comunicar quais tarefas serão entregues num determinado período de tempo e deixar claro que, se algo entrar no meio do caminho, algum prato pode cair. Para essa conversa, contudo, é necessário tranquilidade e confiança dos dois lados, segundo Quintero.

5. Agenda, calendário e plataformas de organização ajudam na rotina

Com o seu padrão de energia, suas tarefas e prioridades claras, e tempos e movimentos identificados, é hora de deixar essas atividades visíveis. De acordo com Quintero, a organização visual é uma ferramenta importante para o cérebro identificar para onde será direcionada a energia naquele dia ou semana.

Ela sugere bloquear períodos de tempo na agenda para cada tarefa ao longo da semana. A vantagem de distribuir esses trabalhos num calendário é que há a possibilidade de planejar um tempo para cada um deles. Mas também é possível usar ferramentas de organização de tarefas, como o Trello e o Asana.

Na hora de organizar suas tarefas, lembre-se de considerar o seu padrão de energia, o tempo que cada atividade pode demandar e as prioridades estabelecidas.

Clientes PJ do Nubank podem se organizar melhor com o Assistente da pagamentos. A opção permite pagar as contas que estão programadas – sejam elas por boleto, débito automático ou Pix –, te lembra de datas de vencimento, avisa quando boletos são cadastrados no seu CNPJ e te avisa quais pendências já foram pagas ou ainda estão em aberto. Com ele, você também pode cadastrar seus compromissos financeiros de maneira rápida e descomplicada.

Além disso, com o Buscador de Boletos é possível identificar boletos emitidos em seu CNPJ, incluindo os que foram gerados por fornecedores ou até mesmo o boleto de pagamento do aluguel da sua loja ou escritório.

6. O imprevisível e as pausas

Nessa distribuição de tarefas, considere também o imprevisível. Ou seja, não estabeleça a entrega de uma atividade atrás da outra, porque algo não planejado pode surgir no meio do caminho. Por isso, considere alguns blocos de respiro ao longo do dia, de forma que você consiga comportar alguma atividade não prevista sem precisar acelerar para entregar tudo.

Outro bloco importante é o das pausas. Hora do almoço e pausas precisam entrar na agenda, caso contrário, fica fácil "esquecer" de parar. Colocar notificações no celular pode ajudar a lembrar desses momentos. "É necessário ter esses momentos para cuidar de você, porque o cansaço compromete a sua capacidade de focar e resolver problemas", afirma Quintero.

7. Uma atividade por vez

Nunca é demais lembrar: não é possível para o cérebro processar várias atividades ao mesmo tempo. Por isso, uma recomendação da psicóloga é focar em uma atividade por vez e, depois de terminá-la, fazer uma pausa antes de começar outra.

E pausa não significa checar as mensagens dos grupos de trabalho, e-mails ou aproveitar para fazer uma ligação para resolver um problema pessoal. Pausar é, literalmente, descansar. É afastar-se do trabalho. Aproveite este momento para pegar um chá e observar a paisagem da sua janela, se estiver trabalhando em casa, ou caminhar pelo escritório, por exemplo.

Depois desse respiro, e antes de iniciar outra tarefa, siga um ritual que faça mais sentido para a sua rotina: vale checar aqueles e-mails, responder a alguma demanda rápida ou até mesmo resolver uma atividade pessoal.

8. O ambiente importa

Vários estudos da Economia Comportamental já concluíram que o ambiente importa na tomada de decisões. O professor de economia e de ciências comportamentais Richard Thaler, vencedor do prêmio Nobel de Economia de 2017, e o especialista Cass Sunstein explicaram, no livro “Nudge: Como tomar melhores decisões sobre saúde, dinheiro e felicidade”, que detalhes do ambiente podem gerar grandes impactos no comportamento das pessoas.

Ou seja, se você estiver em um lugar onde há algo que o incomoda, isso pode, sim, afetar a sua produtividade no trabalho. Pode ser um local quente demais, frio demais, bagunçado ou até organizado demais. O incômodo depende do perfil de cada pessoa.

Segundo Quintero, não existe receita para um ambiente adequado. "Um ambiente que te deixa confortável e que o ajuda a ter acesso às ferramentas que você precisa para fazer o seu trabalho contribui para o seu foco e, por consequência, para a sua produtividade", diz.

9. Como está o seu sono e o cuidado com o seu corpo?

Até o que você faz fora do horário de trabalho pode contribuir para o aumento da sua produtividade. Um sono de qualidade e exercícios físicos liberam hormônios do prazer, que relaxam o seu corpo, oxigenam o seu cérebro e garantem a energia que facilita a sua concentração nas tarefas do dia a dia.

"Precisamos de um sono reparador para funcionar. Nossos processos cognitivos ficam ruminando se a gente não relaxar e descansar, e geram um desgaste de energia grande. Se você não descansa, não consegue encontrar soluções, por exemplo", afirma Quintero.

Importante dizer, porém, que o trabalho não precisa ser o motivo principal para você dormir bem e movimentar o corpo. Essas atividades são recomendadas pela OMS para qualquer pessoa que queira ter qualidade de vida.

10. Não descarte emoções e situações que acontecem na sua vida

O seu filho está doente, você bateu o carro, sua mãe está passando por um momento delicado. Não há quem consiga aumentar a produtividade no trabalho diante de uma situação difícil na vida pessoal. O caminho, neste caso, é reduzir o ritmo, se possível, e respeitar o que você sente no momento. Para isso, Quintero afirma que o apoio da liderança é fundamental.

"A gente nunca vai ter uma vida sem estresse. Falamos sobre meditação, exercícios, alimentação, mas, muitas vezes, precisamos de ajuda profissional para gerenciar as nossas emoções – e elas interferem em todos os âmbitos da nossa vida, inclusive o profissional", diz.

Nessa hora, a recomendação da psicóloga é focar no momento presente, não ignorar o que você sente, respirar e encontrar caminhos para desacelerar.

11. Você não tem o controle de tudo e está tudo bem falhar

De acordo com a especialista, antes de buscar caminhos para aumentar a produtividade no trabalho, é importante aceitar, de início, que não é possível fazer tudo, e que falhar é inevitável.

"São muitas variáveis nessa estratégia. Temos níveis altos de autoexigência e sempre queremos ser os melhores e fazer tudo certinho, mas isso não é possível. A gente nunca vai ter o controle total das coisas, porque não podemos mudar os elementos que estão ao nosso redor. Você não vai mudar a cultura da empresa e o jeito do seu chefe, por exemplo", diz.

No fim do dia, afirma, a busca pelo aumento da produtividade no trabalho precisa ter um motivo que considere o seu momento de vida e os seus objetivos. Caso contrário, produzir mais sem que isso faça sentido para você é uma porta aberta para o adoecimento.