Quando o assunto é organização, muitas pessoas têm problemas para conseguir seguir um planejamento. Seja nos projetos pessoais ou profissionais, a falta de clareza sobre metas e prazos pode significar problemas e frustrações.
A solução para quem não quer passar por isso? Usar ferramentas para organizar todas as etapas necessárias para completar uma atividade de longo prazo. O cronograma é uma delas.
Para concluir qualquer tipo de projeto grande e complexo, uma recomendação é dividi-lo em tarefas menores, que possam ser concluídas em um prazo mais curto. Um dia ou uma semana, por exemplo.
O cronograma ajuda a organizar todas essas tarefas em uma sequência lógica e estipula o tempo necessário para que cada uma delas seja concluída. A conclusão de todas as etapas previstas no cronograma corresponde à finalização do projeto.
Neste post, você vai entender mais sobre essa ferramenta e aprender como fazer um cronograma que funcione para você! Continue sua leitura.
O que é cronograma?
O cronograma é uma ferramenta de gestão das tarefas e dos prazos necessários para concluir um projeto ao longo do tempo. É um recurso de planejamento eficiente que facilita alcançar objetivos de longo prazo.
De forma mais prática, seu objetivo é guiar uma pessoa, em um passo a passo, com um objetivo definido — utilizando prazos e ações específicas dentro de um determinado período de tempo.
As tarefas são organizadas em uma sequência lógica, priorizando aquelas fundamentais para que as próximas sejam realizadas. Em projetos complexos, é muito comum que o início de uma atividade dependa da conclusão anterior. Daí a importância de definir prazos mais curtos para cada uma delas.
De forma geral, quanto mais detalhadas as etapas do cronograma de um projeto, mais fácil fica entender o esforço e os recursos necessários para concluí-lo dentro do período de tempo desejado.
O que é um cronograma empresarial?
O cronograma empresarial é uma ferramenta estratégica, que ajuda a organizar todas as tarefas necessárias para a realização de um projeto ou o alcance de uma meta da empresa, dentro de um horizonte de tempo específico.
Nele, é possível adicionar as atividades semanais a serem desempenhadas por uma área específica. Além disso, ele pode conter as metas de negócio que precisam ser cumpridas dentro do trimestre ou o planejamento estratégico anual.
Esses são exemplos de atividades comuns dentro de qualquer empresa que demandam a construção de cronogramas.
Dessa forma, um cronograma empresarial pode reunir as atividades de uma área de negócio, uma equipe de projeto, um time multidisciplinar ou até uma única pessoa. Afinal, o cronograma é uma ferramenta que tem como objetivo facilitar a vida de profissionais que respondem por várias atividades diferentes simultaneamente.
Com ele, é possível dar visibilidade dos prazos de conclusão de cada atividade para os líderes ou áreas parceiras. Ele também ajuda a priorizar e delegar tarefas. Afinal, o tempo é um recurso escasso.
Mas o cronograma não é uma ferramenta exclusiva das grandes empresas. Uma loja online ou um negócio local, por exemplo, também pode se beneficiar muito de um cronograma de vendas que inclua, por exemplo, o prazo de processamento do pedido, de embalagem e de envio, ou o estoque e a periodicidade de reposição de um produto.
O cronograma empresarial ajuda a otimizar o tempo útil de trabalho, garantindo que, assim que uma etapa de um processo seja concluída, a próxima já possa ser iniciada.
Para que serve um cronograma?
Um cronograma serve para demonstrar e elencar as diferentes atividades necessárias para se concluir um projeto ao longo do tempo, dentro de uma sequência que faça sentido.
Por exemplo, para organizar um casamento no civil e sua respectiva comemoração, a definição do local da cerimônia precisa acontecer antes da contratação da decoração. É preciso saber o tamanho do espaço da celebração para conseguir fazer os orçamentos com os fornecedores de flores, decorações, entre outros.
Uma observação importante sobre esse exemplo: aqui você descobre quanto custa casar, assim, ficará mais fácil se planejar e organizar um cronograma.
O cronograma também serve para otimizar o tempo necessário para tirar um projeto do papel. Com uma organização prévia, é possível concluir cada uma das etapas de forma mais rápida, uma após a outra.
Há também ganhos de eficiência, já que todos os recursos necessários para a execução de cada uma delas já estarão disponíveis logo de início, graças ao planejamento prévio.
Além disso, um cronograma com etapas e prazos bem definidos traz uma maior previsibilidade para atingir os objetivos.
Como fazer um cronograma?
Para fazer um cronograma, é necessário definir suas metas, priorizar atividades necessárias dentro de uma sequência lógica que facilite sua execução e estipular prazos para cada uma das etapas.
Confira o passo a passo detalhado:
1. Defina suas metas
A definição de metas é essencial para entender o que esperar do cronograma. Com o auxílio das metas, é possível organizar todas as tarefas necessárias para realizar um projeto dentro de uma data específica.
Uma festa de família na véspera de Natal, por exemplo, não pode ser adiada. Quais são as atividades necessárias e até quando elas precisam ser feitas para o evento acontecer? Vai dar para fazer tudo? Ou será necessário cortar algumas coisas para dar tempo de estar tudo pronto na data da festa?
Além disso, o Natal pode ser um momento de trocar lembranças — e é importante que você saiba como presentear sem extrapolar seu orçamento.
Outra meta possível para um cronograma é mostrar a previsão do prazo necessário para a conclusão de uma atividade ao longo do tempo.
Veja este outro exemplo: uma pessoa profissional que atue como freelancer precisa passar uma estimativa de entrega dos seus trabalhos para os clientes. Para isso, é necessário listar cada uma das atividades envolvidas e o tempo necessário para executar cada uma delas.
Com base nessa lista e nesses tempos, será possível estipular o prazo e fazer eventuais negociações, tanto de prazo, quanto de escopo de tarefas, se for o caso.
2. Priorize as atividades:
Ao organizar um cronograma, observe quais atividades dependem umas das outras e quais não, podendo ocorrer simultaneamente. A priorização de cada uma delas é o caminho para isso.
Com isso em mente, tente responder às seguintes perguntas:
- Quais atividades precisam ser feitas primeiro? E quais podem esperar?
- Quais atividades precisam ser feitas antes de outras? E quais precisam ficar para depois, já que dependem dessas primeiras?
- Existem atividades que podem ser feitas ao mesmo tempo?
Após respondê-las, pode ficar mais fácil priorizar as atividades de um cronograma.
Isso acontece porque a organização lógica e eficiente de tarefas possibilita que o projeto flua melhor e tenha um passo a passo de execução mais claro para que seja concluído com sucesso. E, de preferência, sem atrasos.
3. Estipule prazos
Depois de definir as metas do cronograma, de organizar todas as tarefas necessárias para o projeto e de priorizá-las dentro de uma sequência lógica, é necessário estipular os prazos de conclusão para cada uma delas.
Não se esqueça: a soma de todos esses pequenos prazos precisa caber dentro do prazo final de conclusão do projeto.
Para trazer para a realidade essa importância, imagine que sua meta é viajar dentro de um mês. Assim, pelo menos a maioria das tarefas necessárias para que essa viagem aconteça precisam caber nas próximas quatro semanas.
Por isso, é importante olhar para um prazo como o abaixo:
- Na primeira semana, é hora de fechar o roteiro e comprar as passagens;
- Na segunda, é preciso colocar os documentos em ordem e comprar os itens que faltam para compor a bagagem;
- A terceira semana fica para acertar detalhes;
- A quarta, para arrumar as malas e resolver eventuais imprevistos.
Isso é só um exemplo básico de prazos, no geral, o cronograma é algo muito pessoal.
As atividades fundamentais e os tempos de realização de cada uma delas variam muito de pessoa para pessoa. Por isso, é importante customizar seu cronograma em um formato que funcione bem para você.
Mas, depois de se organizar, é importante colocar seu cronograma em um modelo. Abaixo, confira os tipos de cronograma:
Tipos de cronograma
Existem diversos tipos de cronograma nos quais você pode se inspirar para criar o seu próprio. Confira alguns deles:
Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é um cronograma mais visual, que organiza a duração de cada atividade em barras horizontais coloridas. Assim, fica mais fácil de perceber já em um primeiro olhar qual atividade demandará mais tempo do que a outra.
Para fins de sua organização, as atividades previstas são listadas uma embaixo da outra, em ordem de prioridade: a atividade do topo é a que precisa ser realizada primeiro e assim por diante.
Ele não conta com muitas descrições, mas você pode ficar à vontade para inseri-las caso ache necessário.
Cronograma de Marcos ou Milestones
O cronograma de Marcos, também conhecido como Milestones, usa pontos ou marcações, que podem ser feitos de diferentes formas. Ele é um dos cronogramas mais comuns, principalmente para demonstrar o tempo e as entregas de um projeto.
Ele se tornou mais rotineiro pela sua boa funcionalidade. Com ele, é possível visualizar tarefas que podem ocorrer simultaneamente, já que mostra o andamento de cada uma, bem como o seu prazo.
O mais importante deste gráfico é que ele seja atualizado periodicamente. Isso porque, analisando a subida ou queda dos pontos, é possível visualizar qual atividade é necessário colocar mais ou menos atenção para que o prazo final seja atingido.
Diagrama de rede
O diagrama de rede é um cronograma criado em um formato que lembra um fluxograma, ele é, também, parecido com aqueles testes que conduzem diferentes respostas a diferentes resultados.
Devido ao seu formato, este cronograma privilegia a visualização das tarefas que são interdependentes.
É uma ferramenta que pode ajudar bastante em processos de brainstorming, que consistem naquela fase inicial de qualquer projeto em que as principais ideias são colocadas na mesa, antes de o escopo do projeto ser definido de forma definitiva.
Além dos tipos citados, existem diversas ferramentas online que podem ser usadas para criar cronogramas no formato de diagrama de rede. Basta uma rápida pesquisa na internet para que você conheça ferramentas.
Também é importante trocar ideias com pessoas que já fizeram cronogramas, para entender os caminhos percorridos.
Outra possibilidade é buscar ferramentas automáticas de criação de mapas mentais, que também se encaixam bem no formato do diagrama de rede.
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