Cuidar de um negócio pode ser uma tarefa desafiadora – e, às vezes, organizar as contas pode ser até mais complicado do que faturar ou vender. E justamente para quem precisa arrumar a casa, o plano de contas é uma das ferramentas mais importantes.
O plano de contas é um instrumento contábil tão simples quanto relevante, sendo ele uma forma de organizar despesas, receitas, bens e dívidas que uma empresa tem.
Esse conjunto de técnicas pode servir para arrumar não só a operação de uma área ou de uma empresa inteira, mas também ajudar quem precisa organizar as contas pessoais. A estratégia é tão versátil que até foi aplicada no setor público.
A seguir, você vai entender o que é um plano de contas, como ele é estruturado e descobrir mais sobre diferentes tipos de planos de conta. De quebra, vai conferir também o passo a passo para fazer o seu próprio plano e conferir alguns modelos de exemplo.
O que é um plano de contas?
Um plano de contas é um sistema que muitas empresas utilizam para organizar sua saúde financeira ou contábil, reunindo, em um só lugar, cinco itens bem importantes:
- Custos;
- Receitas;
- Despesas;
- Ativos; e
- Passivos.
O principal objetivo de um plano de contas é dar visibilidade e auxiliar na compreensão dos custos e retornos das operações e atividades que acontecem ao longo de um determinado período.
Um bom plano de contas está sempre dedicado a olhar um intervalo específico de tempo, seja um mês, trimestre, semestre ou ano.
Uma forma didática de entender melhor, é ver o plano de contas como nada mais do que uma versão bem detalhada da organização que muita gente costuma fazer em casa, visualizando o quanto ganha e o quanto gasta em um mês – e se vai sobrar ou faltar dinheiro para pagar as contas.
No caso de uma empresa, o plano de contas também costuma ser o primeiro passo para quem quer organizar um orçamento empresarial.
Com ele pronto, é possível saber se a organização pode investir em algum projeto ou se é preciso economizar para o caixa não ficar no vermelho.
O plano de contas auxilia ainda os gestores que precisarem emitir diversos relatórios importantes, como balancetes, Demonstrativos de Resultado do Exercício (DRE) ou Demonstrativos de Fluxo de Caixa (DFC).
Para que ele possa servir como uma ferramenta poderosa de conferência das contas de uma empresa, existem pontos importantes que precisam ser feitos com muito cuidado, por isso, confira as dicas do vídeo a seguir.
Para que serve um plano de contas?
O plano de contas serve para coordenar e sistematizar toda a área financeira da empresa e funciona também como base para demonstrativos fiscais.
Assim, o empreendedor, empresário ou gestor que precisa prestar contas com a Receita Federal conta com a facilidade da ferramenta no acompanhamento financeiro da sua empresa.
Vale destacar que toda empresa que não está sob o sistema do Simples Nacional e usa a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve fazer um plano de contas receitual.
É algo que está na Lei 6.404/76, também conhecida como Lei das Sociedades Anônimas, e também está nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
Além disso, ter um plano de contas bem estruturado ajuda a vida de quem precisa emitir relatórios financeiros ou analisar de forma detalhada o fluxo de caixa de uma companhia.
Por conter inúmeros dados sobre uma organização, o plano é usado por muitos gestores para gerenciar melhor as áreas em que é preciso direcionar mais atenção, além de padronizar as informações das finanças.
Como fazer um plano de contas? Há alguma estrutura a ser seguida?
Para muitas empresas, é uma obrigação fiscal com a Receita Federal, e vale a pena seguir as normas estipuladas pela Lei das Sociedades Anônimas. Essa lei determina que os planos de contas contábeis e referenciais precisam estar divididos em cinco grandes grupos de informações.
Normalmente, cada grupo é representado por um número (você pode eleger receitas como 1, despesas como 2). E cada subgrupo é representado por um subnível (receitas com vendas, por exemplo, podem ser 1.1).
Antes de mais nada, é importante saber quais são esses grupos. São eles:
Receitas
Neste grupo, devem ser incluídos todos os valores que a empresa recebeu, seja vendendo produtos, serviços ou até mesmo por conta de investimentos realizados.
Se o seu plano de contas for bem detalhado, você pode apresentar as informações em subgrupos como:
- Prestações de serviço;
- Vendas;
- Receitas de investimentos;
- Juros e multas.
Custos
A forma mais simples de entender os custos é que aqui entram despesas variáveis relacionadas à produção – sem elas, sua empresa pode não conseguir vender ou prestar serviços. Entre os principais subgrupos, estão:
- Matéria-prima;
- Mão de obra;
- Ferramentas e softwares;
- Transporte para serviços fora da empresa.
Com essas informações, é possível gerar informações importantes para o dia a dia da empresa, como o custo por cada mercadoria vendida.
Despesas
Já as despesas, também chamadas de despesas fixas, são todas aquelas que não têm relação direta com a atividade principal da empresa. Costumam ser contas que precisam ser pagas de qualquer forma, com a empresa produzindo mais ou menos. Entre elas, estão:
- Marketing e propaganda;
- Despesas administrativas (água, luz, internet, telefones celulares);
- Despesas financeiras (empréstimos, juros, multas).
Ativos
Assim como as receitas, os ativos também são considerados uma categoria positiva dentro dos planos de contas das empresas.
No detalhamento, é preciso incluir toda a parte positiva do patrimônio, como bens, direitos, aplicações e movimentações de contas bancárias, além de tudo que não for exatamente palpável – como são os casos das patentes.
Possíveis indenizações ou mesmo multas a favor da empresa podem também ser ativos. Normalmente, a divisão desse grupo é feita da seguinte forma:
- Ativo circulante: representa contas que vão ser realizáveis (ou seja, transformadas em dinheiro) em um prazo inferior a 365 dias após a data do plano de contas. Um bom exemplo é o retorno de um investimento que será feito nos próximos seis meses;
- Ativo não circulante: representa contas realizáveis em prazo superior a 365 dias, como um imóvel ou o direito a uma indenização na Justiça cujo pagamento pode se arrastar indefinidamente.
Para entender melhor essas diferenças, confira aqui o conteúdo sobre ativo circulante e não circulante.
Passivos
Os passivos da empresa são o oposto dos ativos. Ou seja, são os deveres da empresa, como financiamentos, empréstimos, contas em a ver, entre outros. Eles também costumam ser divididos em subgrupos:
- Patrimônio líquido: corresponde ao capital social, ou seja, o capital próprio dos sócios daquela empresa;
- Circulante: inclui financiamentos e outras dívidas que precisam ser pagos em prazo inferior a 365 dias, após a data do balanço;
- Não circulante: inclui financiamentos e outras dívidas com prazo superior a 365 dias, a partir da data do balanço.
A partir dessas cinco categorias, é possível ter uma boa ideia de como organizar o seu plano de contas.
Basta apenas escolher se você terá um plano de contas analítico, em que todas as informações serão detalhadas, ou sintético, em que as contas aparecem resumidas em apenas uma linha.
Quais são os tipos de planos de contas?
Existem ao menos três tipos de planos de contas que as empresas costumam utilizar na sua operação – e eles têm algumas diferenças entre si.
Além disso, também é importante falar do PCASP, o Plano de Contas Aplicado ao Setor Público, muito utilizado por prefeituras, governos estaduais e nos ministérios.
Plano de contas contábil
Sendo o mais comum de todos, o plano de contas contábil é um documento utilizado como base para relatórios obrigatórios, como o Balanço Patrimonial. Além disso, é o único plano que deve seguir obrigatoriamente as regras contábeis, seguindo as Normas Brasileiras de Contabilidade.
Plano de contas referencial
Também conhecido como plano de contas receitual ou PCRR, ele segue uma padronização. No entanto, ela é elaborada pela Receita Federal, uma vez que as empresas que aderiram à Escrituração Contábil Fiscal (ECF) precisam entregar de forma exata os seus saldos.
Plano de contas gerencial
Considerado o mais flexível, o plano de contas gerencial serve para controle interno dos gestores. Sem obrigação de seguir normas, ele tem a função de orientar empreendedores, executivos e até mesmo o time sobre a situação financeira da companhia, facilitando a gestão da empresa.
Mesmo sem a obrigatoriedade, é recomendado que este plano de contas utilize as divisões e subdivisões (custos, despesas, receitas…) para que nenhum dado ou valor fique de fora.
Plano de contas aplicado ao setor público
Secretarias, departamentos, agências e fundações mantidas pelo setor público utilizam o método do plano de contas para se organizar e gerir os recursos de forma transparente.
Existem regras específicas de governança para as empresas estatais independentes, como é o caso da Petrobras, e por isso elas não utilizam este formato.
A principal diferença é que, além de ativos, passivos, despesas, receitas e custos, os planos de contas aplicados ao setor público tem ainda dois grupos especiais. São eles:
- Resultado Diminutivo do Exercício: inclui valores que reduzem o total que pode ser gasto por aquele órgão em específico, seja por questões orçamentárias ou extra-orçamentárias;
- Resultado Aumentativo do Exercício: inclui valores que, como o nome diz, aumentam o total que pode ser gasto por aquele órgão em específico, seja por questões orçamentárias ou extraorçamentárias.
Modelo de plano de contas
Para te ajudar a estruturar o seu plano de contas, a seguir você encontra um modelo simplificado de como ele funciona.
Na primeira coluna, detalhe exatamente o que é cada informação. Nas colunas seguintes, pode optar por incluir uma informação simplificada – se aquele número é credor (positivo) ou devedor (negativo), por exemplo – ou algo mais detalhado, como os valores exatos de cada conta, com saldo anterior, movimentações e saldo atualizado.
| Situação | Saldo anterior | Movimentação | Saldo atual | |
| 1. Ativos | Credora | |||
| 1.1. Caixa | Credora | |||
| 1.2 Aplicações financeiras | Credora | |||
| 1.3 Estoque | Credora | |||
| 1.4 Produtos para revenda | Credora | |||
| 1.5 Máquinas e equipamentos | Credora | |||
| 1.6 Imóveis | Credora | |||
| 2. Passivos | Devedora | |||
| 2.1 Impostos em atraso | Devedora | |||
| 2.2 Contas a pagar (fornecedores) | Devedora | |||
| 2.3 Empréstimos bancários | Devedora | |||
| 2.4 Folha de pagamento | Devedora | |||
| 3. Custos e despesas | Devedora | |||
| 3.1 Custo dos produtos vendidos (ou serviços prestados) | Devedora | |||
| 4. Despesas | Devedora | |||
| 4.1 Despesas administrativas | Devedora | |||
| 4.2 Despesas financeiras | Devedora | |||
| 4.3 Despesas de vendas | Devedora | |||
| 5. Receitas | Credora | |||
| 5.1 Receitas de vendas | Credora | |||
| 5.2 Rendimentos de aplicações. | Credora |
Lembre-se que este é um modelo para consulta, e que é importante verificar as informações adequadamente com profissionais contábeis qualificados.
Além de fazer um bom plano de contas, existem diversos métodos e ferramentas para facilitar a vida financeira da sua empresa. Quer mais algumas dicas?
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