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Como organizar o financeiro de uma empresa?

Despesa, receita, custo... Ficou confuso acompanhar tantos nomes? Veja aqui um guia prático para começar a fazer a gestão financeira do seu negócio.

Se tem uma coisa que empreendedores não têm é tempo. São tantas tarefas e responsabilidades diárias que algumas obrigações podem acabar passando – como organizar as finanças do negócio.

De acordo com uma pesquisa de 2018 do Sebrae, 34% dos empreendedores autônomos, os MEIs, enfrentavam dificuldades para acertar as contas no fim do mês. Além disso, 48% não fazia previsão de gastos e 39% não registrava todas as receitas para fazer o controle das entradas.

Pode parecer só mais uma burocracia dentre tantas outras, mas fazer essa gestão financeira é essencial para a saúde do negócio. Veja, abaixo, um passo a passo para começar a organizar o financeiro de uma empresa.

1- Separe as finanças da pessoa jurídica da física

O primeiro passo para organizar o financeiro de uma empresa é separar o dinheiro das pessoas física e jurídica

Alguns empreendedores tendem a olhar para o dinheiro da empresa como sendo o “salário” da pessoa física por trás da operação.

Ou seja: tudo o que entra e não é gasto na manutenção do negócio acaba indo para as contas pessoais, como fatura do cartão de crédito, aluguel, boletos e por aí vai. As consequências imediatas são:

  • A empresa pode acabar ficando sem reserva financeira para usar como capital de giro ou investimento;
  • O empreendedor pode perder o controle de suas contas pessoais por não saber exatamente quanto terá para gastar. Afinal, um mês pode ser bom para os negócios, mas outro não.
  • A pessoa física pode ter problemas de crédito pessoal por usar seus cartões ou nome para conseguir um empréstimo que será usado na empresa, por exemplo. 

Por isso, separar as finanças da PF e da PJ é importante tanto para a saúde financeira da empresa quanto da pessoa por trás do negócio.

Veja aqui um passo a passo sobre como separar o dinheiro da empresa do pessoal.

2- Registre as entradas e saídas de caixa

Já imaginou ter que cortar despesas sem saber ao certo com o que o dinheiro está sendo gasto? Ou fazer a contabilidade sem ter as informações necessárias?

Por estes e outros motivos, registrar todas as entradas e saídas de caixa é um passo essencial na organização financeira de uma empresa – seja em uma planilha digital, em um caderno ou em um sistema de gestão.

Nesta etapa, é importante incluir todas as movimentações – das maiores às menores, como a compra de papéis ou o café da tarde.

Para facilitar o controle, registre as informações diariamente com data, valor, categoria e motivo de cada entrada ou saída de dinheiro – venda, recebimento de conta atrasada, pagamento de fornecedor, compra de insumos…. 

3- Organize custos, receitas e despesas

Uma parte importante do registro de entradas e saídas de caixa é categorizar entre custos, despesas e receitas. Podem parecer palavras diferentes para o mesmo significado, mas são coisas distintas e é importante entender isso.

Custos

Todos os gastos incluídos na atividade fim do negócio devem ser categorizados como custos. Justamente por isso, são considerados itens fundamentais. 

Uma confeitaria, por exemplo, tem como um dos custos os ingredientes usados na produção dos doces. Já um ilustrador digital pode ter como custo a assinatura de um programa de computador.

Alguns exemplos de custos:

  • Matéria-prima para a fabricação de um produto;
  • Salário dos funcionários (mão de obra);
  • Equipamentos e manutenção dos mesmos.

Despesas

Já despesas são os gastos com a manutenção ou administração de um negócio. Eles não estão envolvidos diretamente no produto ou atividade-fim, mas são necessários para que a empresa continue funcionando.

Alguns exemplos de despesas:

  • Aluguel do prédio ou escritório;
  • Gastos com publicidade;
  • Materiais de escritório;
  • Impostos.

Também vale lembrar que tanto os custos quanto as despesas podem ser classificadas em fixas e variáveis.

Custos e despesas fixas

Gastos que não variam de acordo com o volume de mercadoria produzido ou vendido.

Custos e despesas variáveis

Gastos que variam conforme o volume produzido ou vendido, como a contratação de funcionários temporários para vendas durante as festas de fim de ano.

Resumindo…

Pergunte a si mesmo: “se eu eliminar esse gasto, a produção pode ser afetada?”. Se a resposta for sim, trata-se de um custo, pois está vinculado à produção. Caso a resposta seja não, é uma despesa.

Receitas

Por último, mas de longe menos importante, vêm as receitas. Basicamente, todo dinheiro que entra na empresa é considerado receita.

Ela pode vir da venda de mercadorias e serviços ou, ainda, por juros recebidos de pagamentos atrasados, investimentos ou venda de um ativo (um equipamento, por exemplo) que não é mais usado. 

4- Planeje os prazos de pagamento e recebimento

Outra etapa importante ao organizar o financeiro de uma empresa é entender e planejar os prazos de pagamento e recebimento.

  • Prazo de pagamento: é o tempo médio, contado em dias, entre a compra e o pagamento de um fornecedor. Por exemplo: um confeiteiro que compra ingredientes com o cartão de crédito no início do mês e paga por eles quando a fatura fecha, 20 dias depois, tem este tempo como prazo médio de pagamento.
  • Prazo de recebimento: é o tempo médio, também contado em dias, entre a venda de um produto ou serviço e o recebimento do dinheiro. Ainda usando o confeiteiro como exemplo: se ele faz uma venda no cartão de crédito e só recebe o dinheiro da empresa da maquininha 30 dias depois, este é o prazo médio de recebimento.

O ideal é que o prazo médio de recebimento seja sempre menor que o prazo médio de pagamento. Dessa forma, o dinheiro entrará na empresa antes do pagamento de fornecedores, deixando o caixa positivo. Quando isso acontece, diz-se que a empresa é financiada pelos clientes.

Por outro lado, quando o prazo médio de recebimento é maior que o prazo médio de pagamento, o empreendedor precisará ter um bom capital de giro (seja com investimento próprio ou de terceiros) para pagar os fornecedores antes de receber dos clientes. Por isso, nem sempre é recomendado operar dessa forma por um longo período.

Entender estes prazos é importante para conseguir negociar pagamentos com fornecedores e saber qual a margem de negociação com os clientes. O objetivo, ao final do dia, é garantir que a empresa sempre tenha capital de giro para continuar funcionando.

5- Estabeleça um fluxo de caixa

O último passo na organização financeira é estabelecer um fluxo de caixa. Com esta ferramenta, é possível acompanhar de perto as movimentações da empresa – entradas, saídas e saldo final – e garantir que tenha capital de giro.

No fluxo de caixa, devem ser registrados:

  • Recebimentos: vendas à vista e a prazo, recebimento de duplicatas, venda de ativos, entre outras entradas de dinheiro;
  • Pagamentos: compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, despesas e outras saídas;
  • Previstos: pagamentos e recebimentos mapeados no calendário da empresa.

O fluxo de caixa pode ser feito em um caderno, em uma planilha ou em um programa de gestão. O importante é encontrar a melhor forma para encaixar isto no dia a dia do negócio.

Se necessário, procure a ajuda de especialistas

Entender como organizar o financeiro de uma empresa é essencial para qualquer empreendedor. Mas este é um assunto complexo que pode gerar muitas dúvidas.

Por isso, caso você não sinta segurança de fazer isso sozinho, procure a ajuda de especialistas. Afinal, a contabilidade é uma parte essencial de qualquer empresa.

Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ, queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais sobre ela aqui.

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