Quem está começando o próprio negócio sabe que fazer o orçamento de uma empresa não é uma tarefa fácil. É preciso calcular o futuro, fazer projeções de receitas, despesas e outros fatores sem ter um histórico no qual se basear – algo desafiador especialmente quando existem diferentes tipos de orçamento usados no mercado...
Segundo um estudo do Sebrae, problemas financeiros e contábeis estão entre as principais causas para fechamento de negócios no Brasil. Por isso, entender os diferentes tipos de orçamento e qual funciona melhor para seu negócio é essencial.
Saiba mais sobre como organizar o financeiro da sua empresa com as dicas de Monique Evelle no vídeo a seguir. Em seguida, entenda os principais tipos de orçamento para saber qual combina mais com seu negócio.
Tipos de orçamento? Como assim?
Em uma companhia, o Orçamento Empresarial tem como principal função organizar as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos que o negócio terá no futuro. Esse período pode variar de 1 a 3 anos, de acordo com a empresa e do ramo de atuação.
Um dos propósitos dessa metodologia é traçar metas e objetivos orçamentários. Dessa forma, é possível acompanhar e comparar resultados e, quando necessário, tomar ações para corrigir a rota.
Ainda, o Orçamento Empresarial está atrelado ao Planejamento Estratégico da companhia, sendo a tradução deste em números.
Mas não existe apenas um jeito de fazer isso. São vários tipos de orçamento e gestão orçamentária que podem ser adotados dependendo do perfil do negócio.
Veja, abaixo, quais são eles e entenda suas vantagens e desvantagens.
Orçamento Estático
Como o próprio nome sugere, Orçamento Estático é aquele que permanece inalterado independentemente dos resultados da empresa.
Em outras palavras, todas as peças orçamentárias (como receitas, despesas, custos e investimentos) são elaboradas com base em volumes (de produção, vendas…) pré-determinados, ditando o ritmo do negócio a partir do orçamento.
Por exemplo, se o planejamento estipula um gasto de R$5.000 com marketing, esse valor não pode ser alterado mesmo que a empresa venda mais do que o previsto e tenha caixa para investir em divulgação.
O Orçamento Estático é bastante utilizado por grandes empresas, pois facilita a gestão dos orçamentos de todas as áreas num único.
Vantagens
- Facilidade para acompanhar o planejamento;
- Menor tempo de elaboração, uma vez que não haverá revisões depois de fechado;
- Incentiva o monitoramento de tendências e desvios pelos gestores, o que se reflete em orçamentos mais precisos no futuro.
Desvantagens
Promove um certo "engessamento" na empresa, considerando que o orçamento não pode ser ajustado de acordo com o resultado.
Orçamento Flexível
Diferentemente do estático, o Orçamento Flexível oferece uma margem de manobra nos orçamentos de custos, despesas e investimentos a partir dos volumes de produção ou vendas.
Num cenário de aumento de vendas, por exemplo, é possível gastar proporcionalmente mais com comissões, impostos, matérias-primas… Afinal, faz sentido investir mais nessas áreas se o objetivo é melhorar os resultados da empresa.
Além disso, o Orçamento Flexível também admite variações nos gastos com funcionários e com despesas operacionais – ainda que em menor grau, por se enquadrarem como despesas fixas.
Essa é uma forma de garantir a flexibilidade necessária para mexer nas estruturas dependendo do objetivo almejado.
Vantagens
Como o Orçamento Flexível acompanha as variações de vendas e produção, sua principal vantagem está relacionada com a relevância que o orçamento ganha em geral. Afinal, todos os itens dele precisam ser acompanhados de perto.
Desvantagens
Por conta da maior flexibilidade deste tipo de orçamento, uma desvantagem é a necessidade de acompanhar os indicadores do negócio mais de perto. Afinal, será preciso rever o orçamento de acordo com o desempenho do negócio.
Orçamento Contínuo (ou Rolling Forecast)
O Orçamento Contínuo é uma forma mais dinâmica de trabalhar o orçamento de uma empresa.
Se, no Estático, o orçamento é revisado em períodos pré-determinados (geralmente a cada três ou seis meses), no Contínuo ele é revisto mensalmente, sempre projetando 12 meses à frente.
Funciona assim: no fim do mês, a empresa revisa o orçamento e adiciona mais um mês no período que está sendo orçado. Dessa forma, cria-se o hábito contínuo de revisar o orçamento e ter sempre 12 meses estruturados pela frente.
O objetivo principal é ter um orçamento sempre atualizado, o que também leva a um maior comprometimento das pessoas com esse tema.
Vantagens
Como existe uma cultura de rever o orçamento mensalmente, não é preciso parar a empresa toda a cada 12 meses para fazer o Orçamento Anual. Basta olhar para tudo o que já foi feito, revisar os dados estimados e fechar os números.
Por conta do dinamismo, o Orçamento Contínuo é recomendado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida curtos ou mercados muito voláteis, como tecnologia ou moda.
Desvantagens
Uma desvantagem deste tipo de orçamento é o tempo que pode ser consumido para fazer as revisões orçamentárias mensalmente, além da necessidade de maior engajamento dos times.
Também por causa do dinamismo, o Orçamento Contínuo não é indicado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida longos, como comodities ou concessões. Afinal, as variações acontecem em períodos maiores de tempo.
Orçamento Ajustado ou Revisado (Forecast)
Assim como o contínuo, o Orçamento Ajustado (também conhecido como Forecast, orçamento revisado ou orçamento impactado) é uma forma das empresas reagirem às mudanças – que são muitas!
Neste tipo, o orçamento é estipulado para cada mês e revisado periodicamente (mensalmente, bimestralmente…) considerando o planejado, o realizado e o revisado (forecast).
Por exemplo, uma empresa tem R$12.000 para gastar no ano todo com marketing – ou seja, R$1.000 por mês (o planejado). Ao revisar o orçamento no fim de abril, entretanto, constatam que já foram gastos R$6.000 em apenas quatro meses (o realizado), restando a outra metade para o resto do ano, ou R$750 por mês (o revisado).
Essa é uma forma de garantir que, mesmo com mudanças não planejadas, a meta anual será alcançada.
Vantagens
A principal vantagem do Orçamento Ajustado é criar espaço para que o planejamento seja constantemente revisado e ajustado dependendo da realidade.
Desvantagens
Da mesma forma que o contínuo, o ajustado também exige mais tempo da equipe para ser elaborado e revisado periodicamente, além de precisar de uma cultura adepta às mudanças.
Orçamento Baseado em Atividades
O Orçamento Baseado em Atividades reflete os custos associados às atividades e os processos de negócio.
Atividades, aqui, são os recursos (funcionários, máquinas, tecnologia, materiais) utilizados para a produção de um bem ou serviço.
O Orçamento Baseado em Atividades começa com a previsão do volume de vendas para o período. Então, é necessário estimar todas as atividades necessárias para produzir ou entregar o volume estimado. Em seguida, o cálculo de custos é feito a partir dos recursos exigidos para suportar essas atividades.
É importante entender, entretanto, que este orçamento não elimina o orçamento tradicional da empresa. Ele ajuda a medir a quantidade de equipamentos e funcionários necessária para atender a demanda prevista.
Vantagens
- Pelos custos estarem associados às atividades de uma forma mais clara, é possível ser mais preciso no planejamento orçamentário e fazer correções mais efetivas;
- Apresenta uma visão mais precisa das atividades realizadas pela empresa, ajudando a cortar tudo o que não é necessário e, portanto, reduzir custos e despesas;
- Serve como uma ferramenta de análise para decisões estratégicas, uma vez que dá visibilidade sobre os processos de cada área.
Desvantagens
- Pode ser mais caro e trabalhoso manter um Orçamento Baseado em Atividades, por isso ele não é muito recomendado para empresas pequenas ou com poucos produtos;
- É necessário entender bem as atividades envolvidas em todas as áreas, caso contrário a previsão orçamentária pode não ser exata;
- Por focar em questões mais de curto prazo, pode prejudicar o planejamento de longo prazo da empresa.
Orçamento Base Zero (OBZ)
Diferentemente de outros tipos de orçamento, o Orçamento Base Zero (OBZ) é utilizado na elaboração de um planejamento orçamentário a partir de uma base zerada. Ou seja, sem olhar para o histórico de custos, despesas e receitas, por exemplo.
Parece estranho, mas faz sentido: este tipo de orçamento parte do racional de que, ao fazer o planejamento com base no que já foi, muitas empresas acabam tendo um viés sobre o futuro que pode não refletir a realidade.
Por exemplo, imagine que uma companhia gastou R$10.000 com programas de computador num ano. Se ela for basear o orçamento do próximo período nos gastos passados, provavelmente colocará a mesma quantia (ou até mais) para esses programas.
Como consequência, o orçamento pode ficar grande demais e desalinhado com a estratégia da companhia, já que os números não são analisados com atenção.
Ao fazer o orçamento com uma base zerada, entretanto, os gestores precisão revisar todos os programas utilizados para entender o que realmente é necessário ou não, o que pode resultar em cortes de custos.
Ou seja, no Orçamento Base Zero, todas as premissas de receitas, despesas, custos e investimentos são analisadas a partir dos planos e estratégia da empresa, sem considerar dados passados.
Vantagens
- Como a empresa precisa realizar o orçamento do zero, é necessário analisar cada custo e despesa com atenção, eliminando tudo o que não é realmente essencial e liberando verba para outros fatores mais importantes;
- Aproxima os gestores da visão estratégica da companhia, uma vez que eles precisarão disso para planejar o orçamento das áreas;
- Incentiva a alocação de recursos de forma mais eficiente;
- Ajuda a identificar orçamentos inflados, custos e gastos desnecessários.
Desvantagens
- Por ser muito estratégico, o Orçamento Base Zero demanda maior envolvimento dos gestores no planejamento, o que se traduz em mais tempo e dedicação da equipe;
- É preciso treinar as equipes para trabalhar nesse modelo.
Orçamento Base Histórico (OBH)
Como oposto do Base Zero, o Orçamento Base Histórico (OBH) utiliza os números do exercício anterior no Planejamento Orçamentário.
Para isso, geralmente é aplicado um percentual de crescimento sobre os resultados passados, levando em consideração quanto se quer crescer as receitas e, por consequência, quanto os custos e despesas também deverão subir.
Vantagens
- Envolve menos pessoas no Planejamento Orçamentário e é um processo mais rápido;
- Traz aprendizados e experiências dos períodos anteriores, o que pode evitar grandes desvios no orçamento.
Desvantagens
- Por não exigir um olhar atento às projeções de vendas, custos, despesas e investimentos, pode resultar em um planejamento inchado e descolado da realidade;
- Pode diminuir o engajamento dos gestores, uma vez que eles não são envolvidos ativamente no planejamento orçamentário.
Orçamento Matricial
Como o próprio nome diz, Orçamento Matricial (ou Gerenciamento Matricial de Despesas, GMD) é aquele que cruza, numa matriz, eixos de receitas, despesas, custos e investimentos com as subdivisões da companhia (departamentos, centros de custos, unidades de negócios etc.).
Por exemplo:
| Treinamentos | Logística | Salários e Encargos | Comunicação | |
| Unidade de Negócio A | ||||
| Unidade de Negócio B | ||||
| Centro de Custo A | ||||
| Centro de Custo B |
Aqui, o importante é olhar para o orçamento com base nos cruzamentos, e não nas subdivisões da empresa. Por isso, cada "coluna" têm uma pessoa responsável por acompanhar os números de perto e garantir que, independentemente das subdivisões, o orçamento daquele eixo está controlado.
Imagine um eixo de Treinamentos, por exemplo. O responsável por esse pacote de despesas é da área de Pessoas e seu papel é garantir que, independentemente do quanto está alocado para cada subdivisão da empresa, o orçamento total esteja controlado. Afinal, é de sua área que sai a verba para os treinamentos.
Caso um departamento gaste mais do que estava planejado, é papel dessa pessoa equilibrar o orçamento retirando verba de outro que não utilizou todo o dinheiro.
Vantagens
- O Orçamento Matricial faz com que gestores pensem com atenção sobre o orçamento de cada pacote para suas áreas, avaliando a real necessidade de recursos;
- O trabalho de planejamento orçamentário é descentralizado, gerando mais participação e engajamento dos times.
Desvantangens
- Pode gerar conflito na gestão orçamentária, uma vez que as subdivisões da empresa precisam estabelecer prioridades e defender seus escopos.
Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
O Orçamento Colaborativo, também conhecido como Orçamento Descentralizado ou Participativo, tem como objetivo descentralizar o planejamento orçamentário e envolver mais pessoas no processo de decisão.
Ou seja, em vez do orçamento ser definido pela diretoria e alta gerência, os gestores das áreas também colaboram ativamente no planejamento e acompanhamento dos custos, despesas, receitas….
Para que isso funcione bem, é importante ter uma cultura organizacional que incentive a colaboração e autonomia das pessoas.
Vantagens
As áreas têm mais autonomia para planejar suas metas orçamentárias e formas de atingí-las, gerando um sentimento maior de responsabilidade.
Desvantagens
- A empresa precisa ter um bom nível de maturidade e responsabilidade para que o processo funcione;
- Pode ser desafiador trabalhar de forma mais colaborativa sem as ferramentas necessárias.
Como escolher um?
Não é fácil escolher, dentre os diversos tipos de orçamento, o melhor para sua empresa. É preciso levar em consideração o tamanho do negócio, o segmento, a maturidade….
Por isso, a melhor forma de fazer isso é contar com a ajuda de especialistas – um contador, por exemplo. Afinal, uma boa gestão orçamentária é essencial para a saúde da empresa.
