Cobrar um cliente nunca é simples. Ninguém gosta de fazer uma cobrança, e ninguém gosta de ser cobrado. Para quem empreende, essa situação costuma gerar desconforto e dúvida. Afinal, como cobrar um cliente com empatia e profissionalismo, de forma a garantir o pagamento sem prejudicar o relacionamento?
A boa notícia é que existem estratégias, posturas e ferramentas que tornam o processo de cobrança mais leve e até fortalecem a relação com o cliente.
Por que é importante saber como cobrar um cliente de forma profissional?
O atraso nos pagamentos impacta diretamente o caixa da empresa e pode comprometer seu equilíbrio financeiro. Por isso, elaborar um plano de ação para lidar com clientes inadimplentes é uma medida de gestão, não de conflito.
Ao criar um processo claro e organizado de cobrança, você evita desgastes, reduz o retrabalho e mantém o controle das finanças. Mais do que receber, é sobre garantir a sustentabilidade do negócio.
Como cobrar um cliente?
Não existe resposta exata para como cobrar um cliente, porque depende de vários fatores. Quem é o seu cliente? Por qual canal você está fazendo a cobrança? Essa é a primeira vez que você cobra essa pessoa?
A seguir, confira dicas e formas de cobrar clientes com profissionalismo e empatia.
1. Cobre, mas de forma educada
Muitos empreendedores hesitam em cobrar por receio de parecer insistentes ou de perder o cliente. Mas é importante lembrar: cobrar é parte natural de qualquer relação comercial. Você prestou um serviço, entregou valor e tem direito de receber.
Adiar ou evitar cobranças pode ser um erro estratégico. A maioria dos clientes paga com tranquilidade quando a cobrança é feita no momento certo e com o tom adequado.
Importante: o Código de Defesa do Consumidor proíbe cobranças que causem constrangimento ou ameaça. O tom deve ser sempre respeitoso, profissional e equilibrado, tanto na fala quanto nas mensagens escritas.
Um exemplo simples de mensagem:
“Olá, [nome do cliente]! Notamos que o pagamento referente ao serviço X ainda não foi identificado. Você poderia verificar, por gentileza? Caso precise, posso reenviar o link de pagamento.”
Essa abordagem é objetiva, cordial e transmite confiança, três pilares essenciais para manter uma boa relação.
2. Tente uma abordagem impessoal
Separar o pessoal do profissional ajuda a reduzir o desconforto. Ao tratar a cobrança como parte de um processo (e não como algo pessoal), você reforça o caráter comercial da relação.
Quando for enviar a cobrança, informe o valor, a data e o meio de pagamento. Se possível, já inclua um link, boleto ou QR Code de Pix para facilitar a quitação. Assim, o cliente enxerga a cobrança como um lembrete, e não como pressão.
Ser claro, direto e respeitoso é a melhor forma de manter a confiança e aumentar a probabilidade de pagamento rápido.
3. Facilite o pagamento
Em alguns casos, o cliente pode realmente estar enfrentando dificuldades. Se já houve tentativas anteriores de cobrança, vale flexibilizar. Você pode oferecer condições que facilitem o pagamento, como:
- Redução de juros ou multa;
- Parcelamento do valor devido;
- Descontos pontuais;
- Opções de pagamento variadas.
O ideal é chegar a um acordo que preserve ambas as partes: você recebe, e o cliente mantém o compromisso. Tome cuidado ao oferecer condições que acabem não sendo nada vantajosas para seu negócio. A ideia é que, apesar de precisar abrir mão de algo para conseguir um acordo, pelo menos você aumente a chance de receber.
Clientes da conta Nu Empresas têm à disposição diversas soluções para cobranças que ajudam nesse processo.
- Assistente de Cobranças: automatiza lembretes, aplica juros e multa para pagamentos em atraso, sem necessidade de emitir nova cobrança, e centraliza cobranças e notas fiscais em um só lugar;
- Link de Pagamento: possibilita cobrar clientes à distância e receber por cartão de crédito (à vista ou parcelado em até 12 vezes), NuPay ou Pix, com o dinheiro na conta em até 1 dia útil;
- Tap to Pay: transforma o celular em uma maquininha e voce recebe o dinheiro da venda na hora;
- Boletos e Pix: para quem prefere métodos tradicionais.
E o melhor: é possível centralizar todos os recebimentos diretamente na conta do Nu Empresas, inclusive os feitos em maquininhas ou aplicativos de terceiros.
4. Entenda o seu cliente
Cobrar não é apenas uma questão financeira, mas também, um exercício de empatia. Segundo um estudo da Zendesk, 30% das pessoas valorizam mais um atendimento amigável do que qualquer outro aspecto. Isso vale para cobranças também.
Antes de enviar uma mensagem mais direta, procure entender o motivo do atraso. Pode ser desorganização, um imprevisto financeiro ou até esquecimento. Uma abordagem compreensiva demonstra cuidado e ajuda a manter o vínculo.
“Percebi que o pagamento do serviço X ainda não foi realizado. Está tudo bem por aí? Posso te ajudar de alguma forma?”
Mesmo que você cobre de maneira mais impessoal, deixe aberto o espaço para diálogo. Imprevistos podem acontecer na vida de todos e, dependendo do problema, vale oferecer mais prazo para o vencimento da cobrança.
5. Escolha o canal certo para cada tipo de cobrança
Vivemos em um cenário em que a comunicação é multicanal e, a cada dia, existem mais ferramentas tanto para fazer a gestão de pagamentos e cobranças quanto para realizar as cobranças.
Geralmente, não é necessário fazer chamadas por telefone para falar com o cliente quando existem diversos canais de comunicação, como WhatsApp, SMS e e-mail.
Cada meio tem seu papel e seu tom ideal:
SMS
Bom para lembretes curtos e impessoais.
Exemplo: “Olá, [nome]! O pagamento de R$ X vence hoje. Você pode quitar pelo link [link].”
Canal formal e estruturado. Ideal para negociações ou comunicações mais detalhadas. Atenção ao tom: evite ser excessivamente formal ou usar linguagem coloquial demais.
Rápido e eficiente, mas requer cuidado. É excelente para lembretes e mensagens curtas, mas não exagere na frequência nem envie fora do horário comercial. Evite soar invasivo, senão o cliente pode bloquear o contato.
Ligação telefônica
Boa alternativa quando os outros canais não funcionam. Serve para conversas mais pessoais, especialmente se houver necessidade de negociação ou esclarecimento de pendências. Sempre ligue em horário adequado e mantenha o profissionalismo.
6. Organize-se para cobrar melhor
Gestão de contas a receber é sinônimo de organização. Muitos empreendedores ainda se perdem em planilhas, cadernos ou sistemas manuais, o que pode gerar confusão: cobrar quem já pagou, esquecer clientes inadimplentes ou atrasar reenvios.
Uma boa gestão de cobranças evita tudo isso. Com o Assistente de Cobranças do Nu Empresas, é possível acompanhar cada etapa do processo em tempo real, emitir notas fiscais, duplicar cobranças, baixar boletos, copiar links e monitorar pagamentos com poucos cliques.
Pelo Assistente de Cobranças, você consegue identificar rapidamente quando uma cobrança venceu (no caso de boletos) ou quando ainda está pendente de pagamento. E o sistema ainda aplica juros e multa automaticamente em cobranças atrasadas, sem necessidade de reemissão de boletos.
Como cobrar um cliente de forma automática?
Uma pesquisa do SPC Brasil (2025) mostrou que 37% dos entrevistados não controlam o próprio orçamento e 17% admitem atrasar pagamentos com frequência.
Ou seja, lidar com atrasos é comum, e as empresas que automatizam esse processo saem na frente.
O Assistente de Cobranças do Nu Empresas ajuda a reduzir a inadimplência com lembretes automáticos que seguem uma régua de cobrança inteligente:
- Aviso inicial: enviado assim que a cobrança é criada;
- Lembretes automáticos: dois dias antes, no dia e um dia após o vencimento;
- Envio para múltiplos contatos: até dois e-mails por cobrança, garantindo que todos os responsáveis sejam avisados.
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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas — físicas e jurídicas. Ainda não conhece o Nubank? Saiba mais sobre nossos produtos e a nossa história aqui.
