Quando os fluxos de trabalho são bem organizados, com uma operação padronizada, o nível de qualidade de um negócio tem potencial para alcançar novos patamares. Essa estratégia é conhecida como gestão de processos e é essencial para qualquer empresa que busca eficiência operacional, inovação e melhoria contínua. Mas por onde começar?
A seguir, confira dicas de como implementar a gestão de processos na sua empresa de maneira eficaz e os principais benefícios que isso pode trazer.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é uma estratégia de organização que envolve a análise, melhoria e monitoramento constante das atividades de um negócio para alcançar eficiência e qualidade.
Esse método promove uma visão holística da organização, permitindo a identificação de gargalos e a criação de soluções mais estratégicas. Inclusive, o seu plano de negócio pode incluir essa implementação como uma meta.
Por exemplo, se a sua empresa precisa de uma rotina mais equilibrada, automatizar algumas atividades pode fazer parte das soluções mapeadas no gerenciamento dos processos. Neste caso, a Conta PJ do Nubank também pode ser uma aliada, oferecendo recursos que descomplicam as burocracias do seu negócio.
Ela é uma conta jurídica sem tarifas de manutenção, totalmente digital, feita para facilitar a vida de pessoas empresárias autônomas e donas de pequenos negócios.
O que é BPM e o que ele tem a ver com a gestão de processos?
Em teoria, BPM (Business Process Management, que significa gestão de processos de negócios, em português) é um termo em inglês que também diz respeito à gestão de processos.
Usando uma combinação de metodologias e tecnologias, o BPM auxilia na automação de atividades repetitivas, na integração de sistemas e na análise de desempenho, permitindo uma gestão mais dinâmica e adaptável.
Em essência, o BPM transforma processos fragmentados e ineficazes em fluxos de trabalho mais eficientes, entregando melhores resultados e contribuindo para o crescimento sustentável das empresas.
Como implementar a gestão de processos em uma empresa?
Antes de considerar implementar a gestão de processos na sua empresa, é preciso colocar em perspectiva as principais necessidades do negócio e possibilidades de crescimento. Então, comece seguindo as etapas abaixo.
Mapeamento de processos
Primeiro, é necessário mapear todos os processos existentes na empresa, incluindo todas as rotinas administrativas, para que você possa diagnosticar, em detalhes, o funcionamento do negócio.
Pense nas sequências em que as coisas são feitas, as etapas cruciais para cada entrega e como isso afeta os resultados. Utilize ferramentas como diagramas de fluxo e mapas de processos para registrar cada etapa. Isso ajudará na identificação de áreas que necessitam de melhorias.
Análise e redesenho de processos
Depois de mapear os processos, é hora de analisar cada um deles. Tire um tempo para identificar as ineficiências e pontos de melhoria. Você pode contar com a ajuda de colaboradores ou de parceiros para afinar essa análise.
Por exemplo: você identificou que a aprovação da compra de novos produtos para o seu estoque está demorando e esse prazo está deixando a sua loja sem alguns itens essenciais. Na prática, esse prazo de aprovação está fazendo o seu negócio perder vendas e precisa ser reduzido. Só fazendo o mapeamento e a análise de cada etapa do processo é que é possível perceber esses gargalos.
Use técnicas e faça testes
Com processos analisados, fica mais fácil redesenhar a sistematização do todo. Redesenhe o que não funciona mais para eliminar redundâncias e otimizar fluxos de trabalho – especialmente se você tiver uma equipe.
Nesta fase, é válido aplicar técnicas e ferramentas de organização, como o método 5w2h, por exemplo, para fazer testes e entender o que faz mais sentido para o seu negócio.
Implementação de melhorias práticas
Agora, os testes dão lugar à implementação, que deve ser sistemática. Ou seja, deve ser realizada de maneira organizada e estruturada. Treine sua equipe – ou parceiros, se for necessário – sobre as novas práticas e garanta que todos entendam o papel de cada um no novo fluxo de trabalho.
Nenhuma mudança deve ser por acaso, por isso, apresente todos os motivos e quais são os objetivos dessas alterações.
Este momento é propício para utilizar tecnologias de automação para facilitar a execução e monitoramento dos processos, como as ferramentas da Conta PJ do Nubank.
A Central de impostos MEI, por exemplo, é um jeito fácil e automatizado de manter os compromissos burocráticos da sua empresa em dia. Com ela, você pode emitir e pagar impostos, além de consultar pagamentos de impostos atrasados e futuros sem sair do app do Nubank.
Monitoramento de melhoria contínua
O trabalho não termina depois que as melhorias são implementadas. É crucial monitorar constantemente os processos por meio de KPIs (Key Performance Indicators) e outras métricas relevantes. Isso permitirá ajustes e melhorias contínuas, mantendo os processos sempre atualizados e eficientes.
Quais são os benefícios da gestão de processos?
Uma gestão de processos bem implementada elimina desperdícios e reduz o tempo de execução das tarefas. Em outras palavras, um negócio que passa por essa estratégia tem operações mais rápidas e eficientes, além da possibilidade de redução dos custos operacionais.
Entre os demais benefícios da gestão de processos, é possível citar:
- Melhor qualidade de produtos e serviços: com processos otimizados, você garante consistência e qualidade em seus produtos e serviços. Isso aumenta a satisfação do cliente e fortalece a reputação da empresa no mercado.
- Maior capacidade de adaptação: empresas que gerenciam bem seus processos têm maior facilidade para se adaptar a mudanças do mercado e novas demandas dos clientes, proporcionando uma vantagem competitiva significativa em relação à concorrência.
- Melhorias na comunicação interna e/ou com parceiros: a gestão de processos cria uma estrutura clara e organizada, facilitando a comunicação dentro e fora da empresa. Isso diminui a chance de erros e mal-entendidos, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e eficiente.
Apesar de parecer uma estratégia desafiadora, os benefícios compensam o esforço de uma boa gestão de processos. Quanto mais cedo você começar a mapear e otimizar seus processos, melhor será a transformação para a sua empresa.
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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ, queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais.
