Como organizar sua rotina de trabalho em 2026

Por Phelipe Siani

Você que me acompanha há um tempo já sabe: o Nu Empresas vive me incentivando a compartilhar aqui o que eu aprendo na prática sobre empreender. E, sinceramente, eu acho isso ótimo, porque, se tem uma coisa que o tempo me ensinou, é que organização e planejamento são o oxigênio de qualquer negócio.

A gente que é empreendedor vive apagando incêndio, tentando dar conta de 873 milhões de tarefas diferentes e, quando vê, o ano acabou. A promessa é que, no ano seguinte, tudo vai ser diferente: mais organizado, para aumentar a eficiência dos processos do dia a dia e evitar retrabalhos.

Então, antes de 2026 começar, eu já quero te provocar a pensar em como você pode deixar suas rotinas profissionais mais organizadas e o crescimento da sua empresa menos caótico (mesmo levando em consideração que o fato de crescer, por si só, sempre traz algum nível de caos).

Mas calma: antes de sair testando todas as plataformas de produtividade que pipocam o tempo todo nos anúncios das redes sociais, eu estou aqui para te dizer que a melhor ferramenta é aquela que você realmente vai ter facilidade de usar. Tem que ser fácil, intuitiva, senão não adianta. Você pode ter o sistema mais completo do mundo. Se ele for complicado demais, a sua curva de aprendizado pode ficar muito longa — e essa chatice é inimiga do hábito, não tem jeito.

Minhas ferramentas de organização favoritas

No meu caso, duas plataformas me acompanham há bastante tempo: o Trello e o Monday. O Trello é mais visual, ótimo para quem gosta de ver tudo organizado; as tarefas viram quadros e cartões. Eu gosto da simplicidade no uso e de como o layout dele é amigável.

Já o Monday tem uma pegada mais robusta, com fluxos de trabalho, automações e integrações personalizadas. É show de bola para quem quer algo mais profissional sem perder agilidade.

Mas o mundo dos apps de produtividade é gigante, e tem muita opção boa além dessas.

Algumas que também vale testar

Calendly: ideal para marcar reuniões sem aquela troca infinita de mensagens. Ele sincroniza com a sua agenda e a do time, mostrando automaticamente os horários disponíveis para todo mundo.
Sheets (Google Planilhas): dá para usar para quase tudo — de controle financeiro até gestão de equipe. Com um pouco de automação, vira um hub poderosíssimo.
Google Sites: é ótimo para criar páginas internas, manuais ou até pequenos sites para clientes. Tudo rápido e fácil, do jeito que a gente gosta, e sem precisar ser designer ou programador.

O segredo não é a ferramenta, é o hábito

Mas, ó, não se engane: ferramenta nenhuma faz milagre. A melhor chave de fenda do mundo não aperta sozinha parafuso nenhum. O que realmente transforma a rotina de um negócio é o hábito de usar o que você escolheu, todos os dias, com disciplina.

Não adianta absolutamente nada abrir o app uma vez por semana e achar que ele vai resolver o furacão de desorganização que você criou porque foi deixando para preencher tudo depois.

Organização é também sobre cultura empresarial, sobre prática e, principalmente, sobre constância.

E quanto antes você começar, mais leve e orgânico vai ser o crescimento lá na frente. Porque chega uma hora que a memória do empreendedor pagador de boletos já não dá conta de tanta coisa junta. Esses sistemas estão aí justamente para liberar espaço na nossa cabeça para a gente não surtar. Assim, o cérebro foca no que realmente importa: criar, vender, pensar no próximo passo e fazer o negócio crescer.

Para encerrar o ano com tudo em ordem

Então, se eu puder te dar um conselho para encerrar o ano: teste essas ferramentas e escolha uma delas. Comece pequeno, tente criar e manter um hábito, e mantenha sempre essas plataformas abertas e bem à disposição.

Acredite em mim: você vai se surpreender com o quanto a sua rotina empresarial vai ficar mais produtiva, organizada e, provavelmente, um pouco menos conturbada.

Ah, e se quiser ver quais ferramentas eu mais uso e como aplico no dia a dia, tem um carrossel lá no meu Instagram com tudo explicadinho. Eu sigo aqui nessa parceria com o Nu Empresas, que tem me deixado muito feliz por um motivo muito simples: é muito bom ser incentivado a dividir com vocês o que deu certo (e aprender com o que deu errado).

Eu acredito fortemente que empreender fica bem mais fácil quando a gente tem rotina e tecnologia jogando no mesmo time.

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Descomplicando o seu Negócio: a coluna de empreendedorismo do blog do Nubank

A partir de agora, o blog do Nubank conta com uma nova coluna mensal: Descomplicando o seu Negócio, conduzida pelo jornalista e empreendedor Phelipe Siani. Este é um espaço para inspirar, provocar reflexões e mostrar, na prática, que é possível simplificar a rotina do seu negócio de maneira leve, eficiente e inteligente.

Todos os meses, Phelipe Siani compartilha informações, dicas, tendências, tecnologias e estratégias que podem facilitar o dia a dia de quem empreende. Sempre de forma acessível e direto ao ponto.

Homem de barba e cabelo grisalho curto, vestindo blazer cinza escuro e camiseta preta e tênis, com expressão relaxada e confiante. Fundo neutro em estúdio fotográfico, iluminação suave e pose casual. Foto de Phelipe Siani, comunicador e palestrante.

Phelipe Siani é comunicador, empresário e palestrante, com mais de 20 anos de experiência em jornalismo, criação de conteúdo e desenvolvimento de negócios. Atualmente, é âncora da CNN Brasil e fundador da PHS Holding, grupo que reúne empresas como Albuquerque Content, Trofeo Studio e Office Connection, voltadas à produção de conteúdo, audiovisual e soluções corporativas.